Mana yang lebih baik, payroll yang diserahkan kepada outsource vs inhouse ? Apa keuntungan dan kerugian dari keduanya?
Memutuskan untuk mengerjakan payroll secara internal atau mengalihdayakannya ke pihak ketiga bukanlah masalah baru.
Berbagai perusahaan di Indonesia selama bertahun-tahun telah mempertimbangkan pro dan kontra dari keduanya.
Hampir setiap kegiatan bisnis dapat di-outsource.
Mulai dari marketing untuk campaign iklan, hingga tim logistik untuk mengoptimalkan proses. alasan dibalik keputusan menggunakan pihak ketiga seringkali sangat mirip.
Umumnya, perusahaan memilih untuk melakukan outsourcing karena ingin mengurangi biaya, fokus pada core business, meningkatkan layanan dan mendapatkan insights dari ahlinya.
Salah satu layanan bisnis outsourcing yang paling umum di Indonesia adalah payroll. Kenapa payroll outsourcing populer di Indonesia?
- Proses payroll yang rumit dan membutuhkan banyak waktu untuk dikelola dengan benar.
- Banyak perusahaan tidak memiliki resource untuk melakukan tugas internal.
- Perusahaan yang sudah mengalihdayakan financial function cenderung memilih untuk mengalihdayakan payroll juga.
Selama bertahun-tahun, opsi dalam pengerjaan payroll adalah internal atau outsourcing.
Apa saja pro dan kontra dari payroll internal dan outsourcing? Mengapa pandemi telah membuat beberapa perusahaan mempertimbangkan pendekatan yang lebih modern? Temukan selengkapnya pada artikel di bawah ini
Bedanya Payroll Outsource vs Inhouse
Sebelum membahas perbedaannya, mari pahami apa yang dimaksud dengan “payroll internal” dan “payroll outsourcing”.
Payroll internal
Melakukan payroll internal berarti seorang atau beberapa karyawan dalam perusahaan mengelola tugas menghitung dan mengeluarkan gaji, menangani pajak, dan memastikan perusahaan tetap mematuhi peraturan negara.
Tentu saja perusahaan bisa membeli software untuk membantu menyelesaikan pekerjaan payroll, tetapi pekerjaan tetap dilakukan oleh seorang karyawan.
Fully outsourced payroll
Perusahaan mendapat bantuan pihak eksternal untuk menangani semua pekerjaan payroll. Pihak ketiga ini akan menangani penghitungan dan pengeluaran cek gaji, menjaga perusahaan tetap on-track diantara undang-undang dan peraturan. Sebagian besar payroll outsourcing ini juga membantu mengajukan dan membayar pajak perusahaan.
Outsourcing: Pro
Salah satu keunggulan utama payroll outsourcing adalah perusahaan mendapat akses ke expert support.
Payroll adalah tugas yang berulang dan rumit. Yang sayangnya, dapat berarti bahwa banyak perusahaan kesulitan untuk tetap mengikuti perubahan undang-undang.
Tugas ini rawan terhadap tidak compliance dan menghadapi risiko tindakan hukum dan keuangan yang menghukum.
Akibatnya, sangat penting bagi tim payroll tahu betul apa yang dilakukan dan mengetahui setiap perubahan legislatif yang telah terjadi.
Waktu yang dihemat adalah keuntungan selanjutnya dari payroll outsourcing.
Sudah menjadi rahasia umum bahwa payroll adalah tugas yang rumit dan manual yang memakan banyak waktu.
Dengan mendelegasikan ini kepada pihak ketiga, startup, scaleup, UKM, dan bisnis lain dengan resource dapat mengalihkan waktu mereka ke tugas dengan value lebih tinggi yang dapat berdampak langsung pada kesuksesan bisnis.
Outsourcing: Cons
Terlepas dari manfaatnya, ada beberapa tantangan terkait outsourcing.
Menyerahkan payroll pada pihak ketiga berarti terdapat biaya tambahan. Untuk mengurangi biaya, tim internal sering diminta untuk melakukan payroll bulanan.
Tidak jarang, tim internal juga melakukan multi tasking dan handle beberapa pekerjaan, hal ini tidak selalu menjamin bahwa semuanya diselesaikan dengan benar.
Sayangnya, tanpa disadari banyak perusahaan membiarkan terjadinya kesalahan payroll dengan memilih vendor yang tidak memenuhi syarat untuk mengelola payroll mereka.
Masalah lebih lanjut yang umumnya terkait dengan outsourcing adalah ketidakmampuan untuk melihat informasi penting perusahaan dan mengontrol cara pengelolaannya.
Dengan payroll, umumnya merupakan pengeluaran yang paling besar, perusahaan tidak mampu untuk tidak memiliki wawasan tentang data penting atau dibiarkan tanpa visibilitas atas biaya atau evolusi bulan ke bulan.
In-house: Pro
Tentu saja ada beberapa keuntungan menjalankan payroll in-house.
Perusahaan dapat menjaga transparansi dan kontrol atas seluruh proses penggajian
contoh: memilih deadline sendiri dan memiliki data payroll tersedia dengan cepat.
In-house: Cons
Namun, meskipun penggajian in-house memiliki kelebihan, masih ada masalah yang bisa muncul.
Beberapa tentang payroll yang dapat mencegah perusahaan untuk fokus ke tujuan utama yang lebih penting dan, sementara ini tidak diragukan lagi merupakan poin kunci, ada penyebab yang lebih mengkhawatirkan.
Seperti halnya outsourcing, keberhasilan payroll internal tergantung pada siapa yang menjalankannya dan bagaimana mereka memilih untuk melakukannya.
Perusahaan sering meminta manajer HR untuk menjalankan payroll menggunakan sistem lama yang sudah ketinggalan zaman dan tidak dapat memenuhi standar penggajian modern, yang, seperti yang kita ketahui sekarang, memerlukan tingkat fleksibilitas yang jauh lebih besar daripada sebelumnya.
Sekali lagi, ini dapat menyebabkan kesalahan yang terjadi, karyawan yang dibayar di bawah atau lebih dan denda potensial jika kesalahan yang sama sering diulang.
Outsource vs Inhouse: Kenapa Harus Memilih Outsourcing Payroll?
Pertanyaan yang perlu dijawab oleh setiap perusahaan sebelum memilih antara Outsourcing payroll vs inhouse adalah:
Apakah perusahaan memiliki resource untuk melakukan proses payroll in-house? Atau haruskah menyewa pihak ketiga untuk melakukan pekerjaan ini?
Ini adalah pilihan yang sulit, jadi penting untuk menyadari semua implikasi yang diberikan setiap layanan kepada perusahaan.
Namun, beberapa aspek menunjukkan bahwa kini waktunya untuk memilih layanan outsourcing, dan ada baiknya untuk mengetahuinya agar perusahaan dapat membuat keputusan terbaik.
Kurangnya payroll expert
Jika perusahaan tidak memiliki cukup staf untuk melakukan pekerjaan ini, maka perusahaan bisa mempertimbangkan menggunakan jasa payroll outsourcing, karena kurangnya ahli di bidang ini adalah alasan terbaik untuk memilih layanan outsourcing.
Ini juga berlaku untuk perusahaan yang sedang berkembang pesat yang tidak memiliki cukup waktu untuk melakukan proses perekrutan untuk memiliki spesialis, berinvestasi dalam kemampuan perangkat lunak, dan menginvestasikan upaya untuk menciptakan departemen penggajian.
Fokus pada core business
Memilih layanan outsourcing merupakan keputusan yang tepat karena dengan cara ini perusahaan akan mengandalkan para ahli yang akan memberikan layanan terbaik dan yang akan memungkinkan perusahaan untuk fokus pada aktivitas utama, tanpa menghabiskan terlalu banyak waktu untuk tugas-tugas lain yang dianggap sekunder.
Minim risiko
Melakukan kesalahan pada payroll dapat merusak citra perusahaan dan dapat menyebabkan ketidaknyamanan pada karyawan, jadi inilah mengapa perusahaan harus berusaha melakukan penggajian dengan cara terbaik.
Saat melakukan proses payroll internal, lebih sulit untuk bebas dari kesalahan karena perusahaan harus menginvestasikan banyak uang di server, spesialis, dan sistem operasi, jadi dalam hal ini, lebih baik memilih yang ketiga.
Selain itu, jika terjadi kesalahan, perusahaan dapat menerima denda atau penalti, dan ini tidak baik.
Inilah sebabnya mengapa perusahaan harus mempertimbangkan untuk menghubungi perusahaan outsourcing penggajian seperti Abhitech, dimana Abhitech menjamin bahwa layanan akan tepat dan dengan risiko kesalahan yang rendah.
Outsource Vs Inhouse Payroll
Ingin membuktikan sendiri perbandingan biaya in-house dan outsource payroll? Hitung biaya per slip gaji karyawan Anda dengan payroll kalkulator Abhitech secara GRATIS!
Hitung biaya penggajian Anda yang sebenarnya dengan memasukkan perkiraan gaji bulanan tim yang terlibat dalam payroll dan biaya bulanan outsourcing payroll Anda yang ada. Dapatkan cara untuk menekan biaya secara drastis!
Outsource vs Inhouse: Alihkan Payroll ke Pihak yang Tepat
Mempekerjakan payroll outsourcing adalah salah satu hal terbaik yang dapat Anda lakukan untuk perusahaan Anda!
Tidak hanya akan waktu yang terpangkas, tetapi Anda juga dapat memiliki ketenangan pikiran mengetahui bahwa Anda terbebas dari beberapa kesalahan yang biasa dilakukan oleh tim internal.
Penting bagi Anda untuk membangun tim yang tepat untuk mendukung kesuksesan masa depan perusahaan Anda.
Jika Anda memutuskan untuk outsourced payroll, Anda berhak mendapatkan yang terbaik.
Abhitech melalui ABI Payroll dapat membantu Anda dengan konsultasi tentang opsi terbaik untuk perhitungan penggajian dan pesangon serta HR Service yang lengkap seperti menyusun kontrak pemutusan karyawan dan menyiapkan surat pemberitahuan hukum.
- Konsultan ahli dan berpengalaman dalam Payroll Best Practice
Pengalaman proses kerja Abhitech selama >30 tahun di payroll dan kualitas konsultan yang mengerjakan proses payroll untuk perusahaan-perusahaan multinasional di Indonesia
- Didukung oleh Sistem HR (Platform Abi Payroll)
Proses rutin:
Waktu dan Kehadiran merupakan input data penting untuk pemrosesan payroll.
Setiap pemotongan berdasar kebijakan pemerintah/industri seperti BPJS dan pajak gaji (PPh 21) dihitung secara bertahap dengan compliance yang ketat.
Proses Pembayaran Gaji:
Transfer gaji dapat dikelola oleh Abhitech dengan pengaturan tertentu. Jika tidak, output data payroll yang diproses dapat disediakan untuk transfer independen.
Slip gaji akan dibuat secara otomatis dan dikirim ke alamat email masing-masing karyawan atau melalui portal layanan mandiri online.
Confidentiality:
Dengan standar ISO 9001 dan proses yang ketat, kami pastikan data anda aman.
Anda bisa menyesuaikan siapa saja (karyawan atau department internal) yang mendapat akses untuk melihat detail gaji setiap karyawan.
Coba Abi Payroll sekarang juga!
atau
Tanyakan Lebih Lanjut Seputar Abi Payroll dengan Tim Abhitech
