Bagaimana peran penting manpower planning dalam pertumbuhan perusahaan?
Human Resource tidak diragukan merupakan bagian yang krusial dalam berjalannya suatu perusahaan.
Istilah “resource” atau “human resource” menandakan potensi, kemampuan, kapasitas, dan keterampilan, yang dapat dikembangkan melalui interaksi berkelanjutan dalam perusahan.
Perencanaan dan pengembangan strategi HR adalah bagian penting dari proses Human Resource.
Human resource planning harus diatur sebagai bagian dari people strategy yang selaras dan dirancang untuk mencapai achievement, strategi dan tujuan perusahaan.
Human Resource Planning membantu bisnis untuk memenuhi talent demand saat ini dan di masa depan, sehingga HR manager bisa mengantisipasi dan mengembangkan talent yang paling berharga bagi perusahaan, dan menyediakan perusahaan dengan keseimbangan staf yang optimal dalam hal keahlian dan jumlah yang tersedia.
Dalam jangka panjang, HR planning akan menyelaraskan pengelolaan human resource yang lebih erat dengan strategi bisnis.
Bagian penting dari HR Planning adalah Manpower Planning. Manpower Planning adalah strategi perusahaan untuk menarik, mempertahankan, dan mengembangkan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan saat ini dan masa depan.
Key role HR function adalah pengembangan dan implementasi kebijakan dan prosedur perusahaan.
Ada aspek penting yang harus disertakan saat mengembangkan kebijakan untuk memastikan kebijakan tersebut ditafsirkan dan diterapkan dengan benar saat diluncurkan di seluruh organisasi.
Apa itu Manpower Planning?
Manpower planning adalah proses memperkirakan jumlah optimal orang yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek, pekerjaan atau tujuan perusahaan dalam waktu tertentu.
Manpower planning mencakup parameter seperti jumlah personel, berbagai jenis keterampilan, periode waktu, tren supply dan demand, strategi organisasi, dll.
Hal ini adalah proses berkelanjutan yang tidak pernah berakhir untuk memastikan bahwa bisnis memiliki optimized resource saat diperlukan dengan mempertimbangkan project mendatang dan juga penggantian karyawan yang keluar. Ini juga disebut sebagai Human Resource Planning.
Read: Daftar Libur Nasional 2022: Catat Tanggal Merahnya!
Pentingnya Manpower Planning
Banyak perusahaan yang melakukan forecasting dan peluang project yang akan dilakukan dalam pipeline.
Jika hasil forecast ini akhirnya terealisasi, perusahaan akan membutuhkan tenaga kerja untuk mulai mengerjakannya.
Tetapi dilemanya adalah bagaimana jika perusahaan sudah hire banyak tenaga kerja untuk project yang akan berjalan, tetapi pada last minute terdapat perubahan waktu memulai project. Apa yang harus dilakukan perusahaan dengan tenaga kerja yang sudah di-hire?
Disisi lain jika perusahaan harus menunggu sampai last minute untuk sebuah project dan ketika proyek dimulai, perusahaan mungkin tidak memiliki cukup tenaga untuk bekerja dan menyelesaikan on time. Dilema-dilema ini dapat diselesaikan dengan manpower planning process.
Manpower planning juga mencakup perincian seperti bagaimana dan kapan talent baru harus diakuisisi.
Seluruh proses ini dilakukan dengan tetap memperhatikan tujuan perusahaan, prediksi di masa depan untuk perusahaan dan tren teknologi yang berubah.
Hal ini membantu perusahaan bersiap untuk masa depan dengan workforce yang tepat untuk keberlangsungan bisnis
- Kunci untuk managerial function – Empat fungsi manajerial adalah planning, organizing, directing dan controlling didasarkan pada manpower. Human resources membantu pelaksanaan semua kegiatan manajerial ini. Oleh karena itu, staffing menjadi kunci dari semua fungsi manajerial
- Efficient utilization – Pengaturan perusahaan skala besar membutuhkan pengelolaan tenaga kerja skala besar. Hal ini dapat dilakukan secara efektif melalui fungsi kepegawaian.
- Fungsi Motivasi – Staffing tidak hanya mencakup menempatkan orang yang tepat pada pekerjaan yang tepat, tetapi juga terdiri dari program motivasi, yaitu, rencana agar karyawan berpartisipasi lebih lanjut. Oleh karena itu, semua jenis rencana insentif menjadi bagian integral dari staffing.
- Relasi karyawan yang lebih baik – Staffing functions akan menjaga training and development tenaga kerja yang mengarah pada kerjasama dan hubungan manusia yang lebih baik.
- Produktivitas yang lebih tinggi – Tingkat produktivitas meningkat ketika resource dimanfaatkan dengan baikl. Hal ini bisa terjadi dengan staffing dan kegiatan terkait (Penilaian kinerja, pelatihan dan pengembangan, remunerasi)
Read: 3 Strategi Sebelum Melakukan Payroll Outsourcing
Langkah-langkah Melakukan Manpower Planning
- Forecasting Kebutuhan Staffing:
Langkah pertama dalam proses manpower planning melibatkan forecasting kebutuhan staffing dan menentukan langkah yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Langkah paling penting dalam forecasting kebutuhan staf adalah review tujuan dan strategi organisasi.
Termasuk review di tingkat perusahaan dan tingkat unit bisnis. Jika perusahaan mengejar growth objective maka mungkin ada kebutuhan untuk memperluas ukuran sumber daya manusia perusahaan.
- Forecasting Supply Internal:
Setelah staffing needs telah diperkirakan, manajer akan bersiap untuk forecasting supply internal human resource. Forecasting dari internal supply berasal dari demografi sumber daya tersebut (terutama tahun sampai pensiun), dan stabilitas orang-orang yang dipekerjakan saat ini.
Proses ini dapat mencakup analisis pekerjaan, yang merupakan studi tentang apa yang dilakukan, kapan, dimana, bagaimana, mengapa, dan oleh siapa dalam pekerjaan saat ini dan yang diprediksi. Analisis pekerjaan dapat digunakan untuk menulis deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
- Forecasting Supply Eksternal:
Setelah manajer memperkirakan supply internal, kini saatnya melakukan hal yang sama bagi supply eksternal. Seperti halnya forecasting supply internal, forecasting ini mencakup tinjauan keterampilan, kemampuan, pendidikan, pengalaman, dan kualifikasi lain yang diperlukan untuk pekerjaan itu. Terutama jika perusahaan selalu mempekerjakan resource lokal, forecasting ini mungkin berimplikasi pada pelatihan untuk mengisi kesenjangan.
- Mengoreksi Kekurangan atau Surplus:
Dari prakiraan dan perbandingan supply dan kebutuhan, perusahaan berada dalam posisi untuk memperbaiki ketidakseimbangan. Jika ada surplus dalam organisasi, manajemen perlu memutuskan value human resource bagi perusahaan dan apakah itu akan memberikan surplus sampai pergantian normal dan pensiun memperbaiki situasi.
Jika ada ketidakseimbangan dan jika manajemen tidak dapat mentolerir biaya membawa kelebihan personel maka mungkin akan dilakukan pemotongan gaji, kerja paruh waktu, pensiun dini, dan pemutusan hubungan kerja. Alternatifnya, jika ada kekurangan sumber daya manusia di area tertentu, pelatihan silang dan perekrutan tampaknya menjadi satu-satunya alternatif.
Contoh Manpower Planning
Perusahaan IT sering dihadapkan pada masalah bisnis dalam mempekerjakan orang yang tepat untuk proyek yang akan datang.
Perusahaan-perusahaan ini memiliki banyak proyek yang berjalan pada satu waktu dan proyek yang akan datang. Jika mereka mempekerjakan banyak orang tanpa perencanaan, mereka akan berakhir dengan banyak resource cadangan yang akan memakan revenue.
Jadi, perusahaan-perusahaan ini terus memperkirakan dan merencanakan sesuai dengan kebutuhan pasar, keahlian terbaru, dan jalur proyek mereka. Seringkali, sumber daya yang disewa tidak dapat langsung produktif sehingga mereka perlu melatihnya yang akan membutuhkan perencanaan dan waktu lebih lanjut.
Read: Layanan Payroll Outsourcing: Apakah Cocok Bagi Bisnis Kecil?
Outsourcing untuk Planning dan HR Management
Waktu, tenaga, dan biaya yang terlibat dalam manpower planning, dan komitmen ini dapat menghambat perusahaan skala kecil untuk terlibat dalam proses sama sekali. Manpower outsourcing dapat memberikan alternatif yang layak dan hemat biaya untuk upaya internal.
Manpower outsourcing seperti Abhitech dapat memberikan saran mempertahankan kendali efektif atas tenaga kerjanya, memutuskan siapa yang akan dipekerjakan dan dipecat, dan mengelola aktivitas mereka sehari-hari.
Kesimpulan
Selain menciptakan proses yang lancar dan efisien untuk manajemen karyawan dan pengembangan tenaga kerja di masa depan, manpower planning memberi para pemimpin bisnis lebih banyak kebebasan untuk fokus pada pencapaian tujuan yang mendorong pendapatan bagi perusahaan, daripada harus berurusan dengan masalah administrasi dan dokumentasi karyawan.
Dan dengan sejumlah opsi yang tersedia, HR Planning tidak terbatas pada perusahaan besar yang memiliki ratusan orang di tim HR mereka — ini juga dapat diakses oleh bisnis kecil dan menengah.
