Karyawan adalah aset paling berharga dari sebuah perusahaan, dan mengelolanya dengan benar merupakan salah satu cara untuk memastikan keberhasilan sebuah bisnis.
Data karyawan harus dimaintain dengan hati-hati guna membuat keputusan bisnis yang berbasis data.
Departemen HR juga diberi mandat secara hukum untuk mengelola dan melindungi data karyawan, dan jika tidak melakukannya sesuai peraturan yang berlaku, dapat dikenakan sanksi berat.
Masalahnya adalah mengelola data karyawan dalam skala besar secara manual memiliki banyak tantangan. Beberapa diantaranya adalah memakan waktu dan rawan kesalahan, terutama ketika perusahaan memiliki banyak karyawan dan ada banyak tugas penting lainnya yang harus diselesaikan.
Keamanan juga menjadi perhatian utama yang terkait dengan manajemen database manual.
Artikel ini akan membahas semua yang perlu diketahui untuk mengelola data karyawan secara efektif!
Apa itu Database Karyawan?
Database karyawan adalah catatan karyawan yang mencakup data saat ini dan yang telah lalu. Isi database karyawan umumnya berisikan informasi kontak, jabatan, data penggajian, dan informasi lain yang terkait dengan pekerjaan.
Database karyawan dapat digunakan untuk melacak kinerja karyawan, mengidentifikasi kebutuhan pelatihan karyawan, dan mengelola fungsi HR lainnya.
Lihat contoh database karyawan disini!
Apa itu Employee Data Management?
Manajemen data karyawan adalah serangkaian kegiatan untuk mengumpulkan, mengatur, dan menyimpan data karyawan.
Seorang HR professional tahu betul bahwa detil data yang dikumpulkan dari karyawan sangat banyak. Mulai dari alamat dan detail pekerjaan hingga data demografis dan informasi medis, terkadang jumlah data yang harus dikumpulkan bisa sangat banyak!
Agar tidak tenggelam dalam lautan dokumen ini, HR memerlukan game plan.
Pada kasus ini, game plan yang dibutuhkan adalah employee data management yang berisikan:
- cara mengumpulkan data dari karyawan,
- cara mengatur data yang telah dikumpulkan, dan
- cara menyimpan data tersebut untuk memastikan compliance terhadap peraturan hukum.
Data management biasanya mencakup manajemen file yang bersifat fisik maupun elektronik.
Manajemen data digital relatif lebih aman, lebih efisien, lebih sustainable, dan lebih mudah diakses. Meskipun demikian, file fisik masih sangat sering digunakan, dan transisi ke digital dapat memakan waktu.
Baca juga: Manajemen Kinerja – Pengertian, Program dan Tahapannya
Pentingnya Mengelola Database Karyawan
Mengelola data karyawan dengan benar mungkin bukan bagian dari tugas HR yang paling menarik dan menyenangkan, tetapi ini penting untuk dilakukan. Berikut adalah beberapa alasannya.
- Memudahkan Akses Data. Seluruh pengguna yang sudah terdaftar dapat mengakses dan mengelola data mereka kapan saja dan dimana saja.
- Sentralisasi Data. Seluruh data karyawan akan terkumpul di satu tempat sehingga menghilangkan risiko data yang terpencar-pencar.
- Menghemat waktu. Menjalankan proses yang lancar untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data karyawan akan menghemat waktu HR dan karyawan. Mengetahui lokasi untuk mengakses data dan mengisinya dalam langkah sesedikit mungkin akan membuat perbedaan besar.
- Compliance. Pemerintah memiliki persyaratan bagaimana Anda mengelola data karyawan, terutama dokumen pemerintah dan informasi sensitif. Membangun persyaratan ini ke dalam proses data management akan membantu perusahaan tetap compliance.
Excel Database Karyawan siap Pakai
Jenis Data yang Disimpan pada Database Karyawan
Jenis data yang disimpan pada employee management system sangat bervariasi, tetapi sebagian besar dapat disederhanakan menjadi beberapa kategori.
Mengetahui data mana yang termasuk dalam kategori mana akan membantu HR untuk mengaturnya dengan cara yang sesuai dan efisien.
Selalu, selalu, selalu perhatikan cara menyimpan informasi sensitif apa pun.
Informasi Personnel
Pikirkan informasi personalia sebagai file karyawan yang paling dasar. Biasanya mencakup informasi yang tidak sensitif tentang seorang karyawan dan pekerjaan mereka. Informasi personel dapat mencakup resume, pemeriksaan latar belakang, catatan promosi, tindakan disipliner, dokumen pemutusan hubungan kerja, dll. Ini adalah jenis informasi yang harus dapat dilihat oleh karyawan dan manajer saat diminta.
Baca juga: Keunggulan Sistem ESS (Employee Self-Service) bagi Perusahaan
Informasi Payroll
Informasi payroll biasanya merupakan informasi pembayaran yang sensitif. Karena itu, pembagian informasi ini harus lebih dibatasi. Informasi penggajian dapat mencakup informasi rekening bank atau pemberi pinjaman untuk verifikasi pekerjaan, dll.
Informasi Medis
Informasi medis biasanya mudah dibedakan dan harus dipisahkan dari informasi karyawan lainnya. Jumlah orang yang membutuhkan akses ke informasi medis karyawan sangat terbatas, jarang orang lain selain HR dan karyawan tersebut yang dapat mengaksesnya. Data karyawan medis dapat mencakup cuti orang tua, tes narkoba, dll.
Informasi Demografis
Informasi demografis adalah segala sesuatu yang terkait dengan jenis kelamin, usia, etnis, status disabilitas, atau kelas lain yang dilindungi. Informasi ini hanya boleh dikumpulkan sesuai kebutuhan. Ketika dikumpulkan, jumlah orang yang seharusnya memiliki akses ke sana harus tetap terbatas.
Cara Mengelola Database Karyawan
Cara terbaik untuk memulai pengelolaan data karyawan adalah dengan melakukan semacam audit data.
Langkah 1: Catat Proses Anda Saat Ini
Langkah pertama untuk memulai adalah menuliskan setiap cara yang saat ini digunakan untuk mengumpulkan dan menyimpan data. Catat apakah data tersebut disimpan secara fisik atau digital, serta jenis data yang disimpan. Cara termudah untuk melakukannya adalah memulai dengan pertama kali Anda mengumpulkan data karyawan (recruitment) dan employee lifecycle.
Baca juga: Penilaian Kinerja Karyawan – Pengertian, Jenis, & Contoh
Langkah 2: Data Storage
Setelah mencatat data apa yang ingin dikumpulkan, cek apakah ada penyesuaian yang perlu dilakukan.
- Apakah perusahaan memiliki satu jenis data yang dikumpulkan di beberapa sistem?
- Apakah perusahaan mengumpulkan data sensitif di tempat yang sama dengan data yang tidak sensitif?
- Apakah perusahaan memiliki data yang sulit diakses?
Langkah 3: Cara Mengumpulkan Data
Ketika perusahaan menemukan data yang salah atau hilang, pastikan untuk melakukan evaluasi dan perbaikan cara mengumpulkan data untuk mencegah kesalahan terjadi lagi. Lalu, automasi selalu menjadi opsi yang terbaik untuk tugas-tugas administratif. Gunakan semua tools teknologi yang dimiliki untuk mengumpulkan dan menyimpan data dengan langkah sesingkat mungkin untuk HR dan karyawan.
Langkah 4: Audit Reguler
Sebaiknya mengaudit data karyawan setidaknya setahun sekali. Dua cara audit yang dapat digunakan adalah audit internal (dilakukan sendiri) dan audit eksternal (membayar seseorang untuk melakukannya) setiap tahun. Semakin lama menunda mengaudit data, semakin banyak pekerjaan yang akan menumpuk untuk audit berikutnya!
Contoh Excel Database Karyawan Perusahaan
Database karyawan yang dibuat dalam excel dapat digunakan untuk menyimpan beberapa informasi penting seperti catatan penggajian karyawan, informasi pribadi karyawan, hingga inventaris kantor yang dipegang oleh karyawan.
Nantinya, database tersebut dapat digunakan untuk keperluan penginputan dan pengarsipan secara digital.
Download Template Database Karyawan di Excel secara GRATIS!
Tools Employee Data Management
Setelah mengetahui betapa pentingnya menyimpan data karyawan dengan aman. Selain memastikan data aman, penting juga untuk mengatur data tersebut sehingga user tahu ke mana harus mencari jika informasi tersebut dibutuhkan. Tools berikut dapat membantu perusahaan mengelola data secara efisien dan menjaga semuanya tetap teratur.
HRIS untuk Mengelola Database Karyawan
Human Resources Information System (HRIS) harus menjadi tools yang digunakan untuk mengumpulkan dan menyimpan data karyawan. Bila memungkinkan, sentralisasi data adalah pilihan terbaik. Jika Anda tidak dapat memusatkan data, lakukan yang terbaik untuk menjaga agar informasi di setiap software tetap bersih dan mudah diakses.
Document Storage Software untuk Mengelola Database Karyawan
Jika tidak memiliki HRIS, atau jika HRIS Anda tidak memiliki semua capabilities yang tepat, perusahaan mungkin ingin explore software penyimpanan dokumen. Software ini membantu perusahaan menyimpan data dengan aman.
Lemari arsip untuk Menyimpan Database Karyawan
Mungkin suatu hari file fisik akan benar-benar hilang, tetapi untuk saat ini, lemari arsip masih umum digunakan. Jika Anda memutuskan penyimpanan dokumen fisik yang terbaik untuk perusahaan Anda, pastikan untuk mendapatkan lemari arsip yang dapat dikunci dan tahan bencana
Kesimpulan
Mencatat data karyawan menggunakan Excel memang umum bahkan masih banyak perusahaan yang menggunakannya.
Namun, mengumpulkan data karyawan menggunakan Excel cukup berisiko apalagi jika perusahaan Anda semakin berkembang.
Pertama, data sangat rentan terhadap dimanipulasi karena file excel bisa diakses oleh siapa saja.
Kedua, apabila terjadi kendala teknis atau bencana, file absensi akan memiliki risiko hilang atau rusak.
Salah satu layanan yang mengelola data karyawan adalah People Management Service Abhitech.
Dengan People Management Service Abhitech, Anda bukan hanya mendapatkan software tapi layanan dari tim Abhitech. Jadi, Anda tidak perlu buang waktu untuk belajar software baru. Tim Abhitech yang mengerjakannya.
