Setidaknya ada lebih dari empat juta karyawan berhenti dari pekerjaannya setiap bulan selama Q1 tahun 2022  dan 44% pekerja saat ini sedang mencari pekerjaan baru. 

Besar kemungkinan anggota di tim Anda sedang mencari opportunity baru dan akan keluar dalam waktu dekat.

Karyawan mengundurkan diri dari perusahaan karena berbagai alasan: 

• mencari gaji yang lebih besar
• melanjutkan pendidikan
• beralih ke kesempatan kerja yang berbeda
• masalah kesehatan, dan banyak lainnya.

Memiliki kebijakan untuk prosedur resign akan membantu perusahaan menangani karyawan yang akan resign dengan cara yang positif dan penuh hormat. 

Ketika seorang karyawan berhenti dari pekerjaannya, surat pengunduran diri berperan besar untuk perusahaan, lebih dari yang Anda kira.

Cara perusahaan akhir kontrak karyawan akan berdampak pada:

• Moral staf
• Reputasi perusahaan
• Retensi karyawan

Maka dari itu, penting untuk melakukannya dengan tepat. Berikut informasi kebijakan pengunduran diri perusahaan, tips menerima pengunduran diri karyawan, serta contoh surat dan email penerimaan pengunduran diri.

 

Pengunduran Diri Karyawan

Pengunduran diri adalah pemutusan hubungan kerja yang dilakukan oleh karyawan. Artinya, karyawan tersebut secara sukarela memutuskan untuk mengakhiri pekerjaannya dan dengan jelas mengkomunikasikan keputusan tersebut kepada perusahaan.

Ketika seorang karyawan mengundurkan diri, mereka harus memberikan pemberitahuan tertulis melalui surat (atau email) kepada atasan mereka.

 

Kebijakan Pengunduran Diri Perusahaan

Bergantung pada ukuran perusahaan, akan lebih baik jika perusahaan mulai mempertimbangkan untuk membuat sistem atau proses penanganan surat pengunduran diri. 

Memiliki kebijakan yang ditetapkan untuk pengunduran diri akan memastikan pengunduran diri ditangani secara profesional dan akan membuat perusahaan dan karyawan yang pindah merasa nyaman.

Ketika seorang karyawan secara resmi mengundurkan diri, mereka akan meminta Anda untuk mendiskusikan langkah selanjutnya yang diperlukan untuk membuat transisi menjadi lancar.

Merupakan tanggung jawab perusahaan untuk menawarkan layanan perpisahan profesional dan untuk menjelaskan hal-hal kepada karyawan seperti persyaratan pemberitahuan, distribusi gaji terakhir, status tunjangan karyawan setelah pemutusan hubungan kerja, dan menetapkan tanggal terakhir masa kerjanya.

 

Resignation Acceptance Letter

Resignation acceptance letter adalah surat resmi yang menerima pengunduran diri karyawan yang akan resign. 

Surat ini biasanya ditulis oleh manajer langsung dan berterima kasih kepada karyawan atas kontribusi dan kerja keras mereka.

Melalui surat ini, manager dapat menyampaikan kembali langkah-langkah dalam kebijakan perusahaan tentang akhir kontrak dan memberikan informasi terperinci, seperti tanggal hari kerja terakhir mereka.

 

Menerima Pengunduran Diri Karyawan

Resignation acceptance letter bukan satu-satunya bagian penting. Pertama-tama, perlu diketahui bahwa Anda tidak dapat menolak untuk menerima pengunduran diri karyawan. Ketika seorang anggota staf mengundurkan diri, Anda harus:

• Minta karyawan untuk mengkonfirmasi pengunduran diri mereka secara tertulis (jika mereka belum melakukannya)
• Beri tahu mereka tentang notice period karyawan
• Menyetujui hari terakhir kerja karyawan
• Pengunduran diri secara lisan dapat menyebabkan klaim pemecatan yang tidak adil. Inilah sebabnya mengapa Anda harus selalu meminta pengunduran diri secara tertulis.

 

Pentingnya Resignation Acceptance Letter 

Ada beberapa alasan mengapa sangat penting memproses resign karyawan dengan benar:

• Penerimaan surat pengunduran diri penting karena perusahaan tidak dapat menghentikan seseorang memutuskan untuk resign. 
• Menolak pengunduran diri menjadi impresi buruk ketika karyawan lain meninggalkan bisnis. Bukannya menghilangkan niat karyawan lain untuk resign, justru akan merusak moral dan berdampak negatif pada produktivitas.

Di sisi lain, melakukannya dengan benar berarti Anda menjaga hubungan baik dengan karyawan tersebut.

Pastikan departemen yang terlibat mengetahui timeline untuk karyawan yang keluar. 

 

Cara HR Menangani Karyawan yang Resign

Pengunduran diri karyawan adalah kesempatan untuk belajar tentang kinerja perusahaan dari sudut pandang individu. Ini juga merupakan kesempatan bagi perusahaan untuk menghidupkan brand perusahaannya sampai karyawan tersebut pergi.

 

Langkah 1: Tandai Hari Terakhir Kerja

Pertama-tama ketahui kapan hari kerja karyawan sebelum menyusun timeline untuk menyelesaikan semuanya sebelum seorang karyawan pergi.

 

Langkah 2: Jadwalkan dan Lakukan Exit Interview

Jadwalkan waktu untuk bertemu dengan karyawan untuk memahami alasan mereka keluar dari perusahaan dan apa yang dapat dilakukan perusahaan dengan lebih baik di masa mendatang.

 

Langkah 3: Dokumen Hukum

Ingatkan karyawan tentang kewajiban hukum apa pun yang terkait hubungan kerja, seperti klausul kerahasiaan atau kontrak kerja.

 

Langkah 4: Properti Perusahaan

Kumpulkan semua properti perusahaan yang dipegang karyawan, seperti komputer, telepon perusahaan, kartu kredit yang dikeluarkan perusahaan, kunci, dan properti perusahaan lainnya.

 

Tugas HR Setelah Karyawan Resign

Langkah-langkah berikut akan membantu Anda mengetahui apa yang harus dilakukan selanjutnya:

1. Kompensasi

Proses gaji terakhir karyawan dan pastikan compliance dengan undang-undang ketenagakerjaan. Periksa apakah karyawan tersebut memiliki saldo terhutang kepada perusahaan.

Hubungi Kami untuk Dukungan Profesional

Hubungi Abhitech

2. Dokumentasikan dan Lacak Data

Kumpulkan semua dokumentasi tentang karyawan ke dalam folder mereka. Pindahkan file karyawan ke folder termination atau resign.

 

3. Kolaborasi dengan Recruitment Manager

Bicaralah dengan manajer untuk mencari tahu apakah posisi tersebut perlu diisi kembali atau tidak. Jika ya, bekerjalah dengan manajer untuk menyiapkan posisi yang akan direkrut. Review deskripsi pekerjaan sebelum mempostingnya. Mulai proses perekrutan lagi.

 

4. Informasikan IT

Kembalikan peralatan komputer karyawan ke IT. Penting bagi IT untuk menghapus akses karyawan ke situs perusahaan, menonaktifkan kata sandi, dan menghapus akun sesuai kebutuhan.

 

Checklist Menangani Karyawan Resign

Jika perusahaan belum memiliki standar proses pengunduran dir, mulailah dengan perincian tanggung jawab untuk semua orang yang terlibat dalam transisi.

Perwakilan HR bukan satu-satunya orang yang akan berinteraksi dengan karyawan. Proses ini akan melibatkan karyawan yang akan keluar, manajer karyawan, IT, dan siapa saja yang mungkin terlibat dalam proses pengunduran diri.

Gunakan checklist berikut untuk mengetahui apa yang perlu dilakukan. Dari checklist ini, Anda dapat membuat workflow yang lebih mendetail untuk semua pihak yang terlibat.

Tugas untuk karyawan

• Mengajukan surat pengunduran diri.
• Transfer knowledge kepada anggota tim lainnya.
• Selesaikan proyek yang berjalan saat ini.
• Hapus file-file pribadi.

Tugas untuk manajer karyawan

• Beri tahu HR bahwa karyawan tersebut mengundurkan diri.
• Buat plan bagi karyawan untuk menyelesaikan atau mentransisikan project.
• Bagikan pekerjaan dan tanggung jawab karyawan kepada tim saat ini sampai penggantinya dapat ditemukan.

Tugas untuk HR

• Bekerja dengan manajer untuk menentukan kapan atau apakah karyawan akan diganti.
• Jadwalkan dan selesaikan exit interview.

Tugas untuk IT

• Nonaktifkan kata sandi.
• Hapus akun.
• Kumpulkan aset milik perusahaan.
• Reimage komputer dan perangkat lain untuk bersiap-siap bagi karyawan pengganti.

Setelah membuat garis besar atau rincian tugas saat ada karyawan yang resign, dokumentasikan detailnya sehingga setiap orang yang terlibat dalam proses keluar karyawan tahu apa yang harus dilakukan dan kapan melakukannya.

 

Kesimpulan

Ketika Anda menerima surat pengunduran diri, pastikan bahwa seluruh prosesnya dilakukan dengan tepat. Ini mungkin tidak terlihat penting karena karyawan tersebut akan keluar dari perusahan, tetapi dampaknya sangat luas.

Sebagai employer, memproses pengunduran diri karyawan dengan benar berarti meningkatkan reputasi perusahaan Anda, dan menciptakan budaya positif bagi tenaga kerja Anda.

Hal tersebut tidak mudah untuk di data, terlebih lagi bila laporan perusahaan masih dikerjakan secara manual dan perusahaan memiliki jumlah karyawan yang banyak.

Untuk memudahkan Anda dalam membuat laporan keuangan perusahaan, maka gunakanlah layanan Abi People dari Abhitech

Tinggalkan pekerjaan administratif tambahan. Layanan People Management Service hanya untuk HR Professional yang ingin:

• Fokus pada eksekusi strategi peningkatan produktivitas karyawan: Tidak perlu buang waktu untuk mencatat, memasukan dan mengatur seluruh data administrasi personalia karena sudah tersimpan di dalam sistem dengan baik.
• Membuat keputusan tepat dengan analisa data HR: Hasil analitik lebih cepat karena tim HR tidak perlu menghabiskan waktu berjam-jam untuk menafsirkan dan memformat data untuk membuat strategi HR yang lebih baik.
• Meningkatkan manajemen dan kontrol: Kontrol dan atur keseimbangan karyawan anda dengan data yang akurat.
• Akses data HR secara real-time:  Tim HR bisa akses insights data yang dapat diolah kapanpun dan dimanapun dengan internet.
• Integrasi mudah dengan sistem Payroll: Hanya dengan satu kali klik dan semua data personalia seperti; kehadiran, cuti, data karyawan, dan people analytic lainnya akan terorganisir dan terintegrasi dengan sistem payroll. Automation membantu Anda menghemat waktu dan budget.