Sistem payroll yang ideal akan memudahkan pengelolaan sumber daya dalam perusahaan.
Payroll sendiri merupakan sistem administrasi pembayaran gaji yang bisa Anda terapkan dalam perusahaan. Sistem tersebut lebih efektif dan efisien dibandingkan pembagian gaji secara manual.
Sebab, payroll memastikan alur penggajian teratur dan jumlahnya akurat. Ini tentu penting demi memastikan keberlangsungan bisnis yang lebih progresif.
Untuk memahami payroll lebih dalam, Abhitech mengulasnya secara lengkap untuk Anda berikut ini:
Pengertian Sistem Payroll
Pertama, ketahui terlebih dahulu mengenai definisi payroll hingga fungsi utamanya di bawah ini:
1. Definisi Sistem Payroll
Payroll merupakan sistem perhitungan serta pembayaran gaji hingga tunjangan karyawan suatu perusahaan.
Proses dalam payroll meliputi menghitung gaji karyawan menurut jam kerja atau gaji bulanannya, potongan asuransi kesehatan ataupun dana pensiun, pengurangan pajak, hingga membayar tunjangan lain seperti komisi atau bonus.
Jadi, Anda harus menerapkan prosedur serta kebijakan payroll secara profesional. Ini umumnya memerlukan keterlibatan departemen sumber daya manusia (SDM) atau human resources (HR) di perusahaan.
Anda juga bisa menggunakan Layanan Payroll dari Abhitech yang komprehensif.
2. Perkembangan Sistem Payroll di Dunia Bisnis
Khususnya pada dunia bisnis, payroll telah mengalami perkembangan menyesuaikan kemajuan teknologi.
Kini, sistem dalam payroll berjalan secara otomatis melalui input data serta nomor rekening karyawan yang terdaftar.
Penghitungan gaji, pemotongan pajak, serta administrasi terkait pun jadi lebih efisien. Payroll tidak perlu lagi menerapkan penghitungan maupun transfer manual.
Perusahaan dengan jumlah karyawan mencapai ribuan pun lebih efisien dan hemat waktu dalam pengelolaan gaji.
Selain itu, perusahaan juga bisa meminimalkan human error atau kesalahan karena ulah manusia.
3. Fungsi Utama Sistem Payroll
Payroll secara garis besar berfungsi sebagai sistem pembayaran gaji pokok karyawan perusahaan.
Namun, payroll juga meliputi penghitungan komponen lain yang termasuk manfaat material untuk karyawan seperti tunjangan hingga potongan asuransi kesehatan.
Manfaat Manajemen Payroll dalam Bisnis
Manajemen payroll yang tepat akan memberikan berbagai manfaat berikut ini dalam bisnis Anda, di antaranya:
1. Penghematan Waktu dan Biaya
Administrasi data pada payroll dapat berjalan secara otomatis. Sistem tersebut akan menghemat waktu pekerjaan dan menjadikan operasional pembayaran gaji lebih optimal.
Membayar gaji karyawan hanya membutuhkan data tentang nominal gaji karyawan per bulan atau per tahun.
Tidak hanya itu, payroll pun mampu mengidentifikasi biaya tidak perlu. Contohnya, biaya asuransi berlebihan maupun potongan pajak yang tidak akurat.
2. Akurasi dan Kepatuhan terhadap Hukum
Manfaat payroll dalam manajemen bisnis selanjutnya adalah memastikan bahwa proses penghitungan gaji berjalan dengan baik dan akurat.
Ini akan membantu karyawan turut menerima nominal gaji yang akurat dan adil pula.
Sistem pembayaran gaji dengan payroll juga memastikan laporan gaji setiap bulan transparan, tertata, dan detail.
Perusahaan jadi memiliki bukti kepatuhan hukum karena mencatat transaksi seperti tunjangan, potongan BPJS, hingga asuransi.
3. Kemudahan dalam Pengelolaan Data Karyawan
Otomatisasi dalam payroll membantu perusahaan menyimpan dan mengelola data berisi informasi gaji seluruh karyawan dengan optimal.
Mengelola data karyawan pun dapat dilakukan secara otomatis karena data tersimpan pada server khusus. Keamanannya juga terjaga dan tidak rentan mengalami bahaya seperti pencurian.
Memilih Manajemen Payroll yang Tepat untuk Bisnis Anda
Setelah melihat berbagai manfaat yang akan Anda rasakan saat menerapkan payroll pada perusahaan, sudah sepatutnya Anda memilih manajemen payroll yang tepat.
Salah satu yang bisa Anda percaya adalah Layanan Payroll dari Abhitech.
Tersedia fitur layanan yang komprehensif untuk membantu perkembangan bisnis Anda. Mulai dari pemeliharaan, lalu pelaporan, hingga manajemen gaji akan jadi efisien bersama Abhitech.
Sistemnya pun akan disesuaikan dengan model bisnis Anda, sehingga lebih efektif dan efisien.
Faktor-Faktor Pertimbangan dalam Memilih Manajemen Payroll
Demi mendapatkan manajemen payroll yang sesuai, Anda sebaiknya mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini:
1. Fungsionalitas (Adjustment)
Pertama, pastikan fungsionalitas dari manajemen payroll tersebut.
Fitur otomatisasi merupakan salah satu yang utama untuk dipertimbangkan. Anda pun jadi lebih hemat waktu, tenaga, dan biaya dengan payroll yang terotomatisasi.
Kemudian, pilih manajemen payroll yang mudah diintegrasikan serta dikustomisasi dengan manajemen maupun perangkat lunak lainnya.
Hal tersebut mengingat bukan hanya payroll yang kini dikelola secara digital.
Terdapat juga pemasaran hingga akuntansi. Integrasi serta kustomisasi akan memudahkan perusahaan ketika harus melakukan pertukaran data antar proses bisnis yang ada.
2. Kemudahan Penggunaan
Manajemen payroll dalam bentuk perangkat lunak akan mudah digunakan jika interface atau antarmukanya mudah dipahami.
Itulah mengapa, pilihlah payroll dengan tampilan ramah pengguna atau user-friendly.
Karyawan perusahaan akan tetap mahir mengelola payroll meskipun tidak begitu menguasai IT. Bila ingin lebih maksimal, Anda bisa mengadakan pelatihan antarmuka sehingga seluruh karyawan bisa meningkatkan kemampuan IT mereka.
Anda pun dapat memilih manajemen payroll dalam bentuk layanan seperti Abi-Payroll dari Abhitech.
Ketahui perbedaan payroll software dan payroll service agar Anda tidak keliru!
3. Jaminan Keamanan Data
Pengelolaan gaji melibatkan data sensitif berupa data pribadi para karyawan hingga data gaji itu sendiri. Menghindari kehilangan atau kebocoran data krusial dilakukan demi mencegah kerugian perusahaan.
Oleh sebab itu, Anda sebaiknya memilih manajemen payroll yang berani menjamin keamanan data penggunanya.
Salah satu ciri bahwa payroll tersebut terpercaya adalah sudah tersertifikasi ISO 9001.
Payroll yang terjamin aman juga selalu konsisten memperbarui sistemnya sesuai regulasi nasional dan lokal terbaru.
4. Ukuran Perusahaan
Seberapa besar perusahaan Anda turut memengaruhi skala kebutuhannya. Perusahaan dengan jumlah karyawan puluhan hingga ribuan akan lebih ideal menjadi pengguna payroll mengingat kebutuhannya menggaji karyawan dalam jumlah besar.
Kebijakan perusahaan pun dipengaruhi dari ukuran perusahaannya. Ini termasuk kebijakan mengenai bonus hingga tunjangan.
Jadi, pastikan Anda memahami skala kebutuhan Anda agar manajemen payroll yang dipilih mampu memenuhinya.
Tantangan dan Solusi dalam Implementasi Sistem Payroll
Menerapkan payroll pun tidak luput dari tantangan ketika mengimplementasikannya. Untuk itu, simak penjelasan berikut ini yang turut memberikan Anda solusi agar payroll semakin optimal:
1. Tantangan Teknis dan Operasional
Pengelolaan data secara merupakan tantangan yang umum ditemui pada implementasi payroll. Terutama pada perusahaan besar yang karyawannya mencapai ribuan. Departemen yang bertugas mengelola payroll perlu memperbarui informasi secara berkala.
Informasi tersebut seperti tentang perpajakan, data pribadi, absensi dan cuti, lalu perubahan posisi, hingga tunjangan khusus.
Belum lagi jika sistem perusahaan menerapkan perpindahan lokasi penugasan karyawan menyesuaikan proyeknya.
2. Solusi untuk Mengoptimalkan Penggunaan Sistem Payroll
Demi mengatasi tantangan tersebut di atas dan mengoptimalkan payroll, Anda perlu sistem yang terintegrasi. Sistem manajemen HR serta sistem absensi perlu diintegrasikan dengan pengelolaan payroll.
Anda pun akan lebih mudah memastikan bahwa data-data penting karyawan seperti gaji, perubahan pekerjaan, dan absensi akan selalu diperbarui.
Ini karena semuanya saling terhubung secara otomatis sehingga akan selalu diperbarui di saat yang sama (real-time).
Optimalkan Perhitungan Gaji dengan Layanan Payroll Abhitech
Tantangan dalam implementasi payroll bukan hanya pengelolaan data dan perhitungan gaji saja.
Namun, cepatnya perubahan regulasi hingga pertumbuhan bisnis turut memengaruhi efektivitas implementasi payroll.
Tetapi, berbagai tantangan dan masalah tersebut akan dengan mudah selesai dengan Layanan Payroll dari Abhitech. Kami akan memastikan pemrosesan gaji karyawan Anda akurat dan tepat waktu.
Jadi, Anda bisa fokus mengembangkan bisnis inti dan mencapai target. Hubungi kami untuk konsultasi tentang payroll lebih lanjut!
