Seringkali perusahaan melupakan pentingnya proses kebalikannya, yaitu offboarding. Offboarding seperti rangkaian kegiatan yang dilakukan untuk memfasilitasi keluarnya seorang karyawan dari perusahaan.
Tujuan utama offboarding adalah untuk memastikan transisi yang lancar, menjaga hubungan baik dengan mantan karyawan, dan melindungi aset perusahaan.
Mulai dari pengembalian aset perusahaan hingga exit interview, offboarding memainkan peran penting dalam menjaga reputasi perusahaan dan memastikan kelangsungan bisnis.
Lalu, apa itu pelepasan karyawan dan seberapa penting tindakan tersebut? Berikut ulasan lengkapnya.
Definisi Offboarding Karyawan
Offboarding adalah proses perpisahan atau mengakhiri hubungan kerja yang dilakukan kepada karyawan yang akan berhenti bekerja di perusahaan secara formal.
Proses ini perlu dilakukan baik kepada karyawan yang mengundurkan diri, terkena PHK atau sudah memasuki masa pensiun.
Beberapa hal yang perlu dilakukan dalam proses offboarding di antaranya yaitu pengembalian aset atau properti perusahaan seperti laptop, ID card, serta menyelesaikan pengerjaan dokumen yang dibutuhkan.
Selain itu, perusahaan juga bisa memberikan dukungan kepada karyawan ketika pindah ke perusahaan lain.
Pada proses ini, perusahaan juga bisa meminta feedback atau masukan dari eks karyawan. Kelancaran perpisahan sangat membutuhkan kerja sama antara 2 pihak baik karyawan maupun pihak HRD.
Pihak karyawan harus memastikan jika kewajibannya sudah ditunaikan dengan baik dan pihak HRD harus memastikan jika karyawan sudah menerima haknya seperti tunjangan sebelum keluar. HRD juga perlu memastikan jika proses pelepasan sesuai dengan peraturan hukum.
Pentingnya Offboarding dalam Menjaga Reputasi Perusahaan
Lalu, apa alasan perpisahan penting dilakukan oleh perusahaan dan karyawan? Berikut alasannya.
Menjaga Hubungan Positif
Pertama adalah untuk menjaga hubungan yang positif antara eks karyawan dengan perusahaan. Meski sudah tidak lagi menjadi bagian dari perusahaan, bukan berarti hubungan antara eks karyawan dengan perusahaan harus berakhir dengan tidak baik.
Adanya perpisahan formal akan membuat eks karyawan memiliki pengalaman dan kesan yang positif saat meninggalkan perusahaan.
Hal tersebut bisa menaikkan reputasi positif perusahaan. Perpisahan yang positif juga akan membuka kesempatan kerja sama atau menjaga hubungan jika eks karyawan kembali melamar kerja di masa depan.
Memperoleh Feedback
Salah satu proses yang dilakukan saat perpisahan dengan eks karyawan adalah exit interview. Pada proses ini, perusahaan bisa mendapatkan feedback berharga mulai mengenai lingkungan kerja, budaya, dan lainnya yang bisa digunakan sebagai evaluasi dan perbaikan.
Keamanan
Pentingnya perpisahan dengan eks karyawan berikutnya adalah menjaga keamanan dan kepastian hukum. Setiap perusahaan tentu membuat kontrak kerja yang isinya berupa hak dan kewajiban karyawan baik saat menjadi karyawan maupun setelah keluar dari perusahaan.
Adanya perpisahan yang baik juga bisa membantu HRD memastikan jika karyawan yang akan keluar sudah melakukan hak dan kewajibannya.
Contohnya yaitu seperti mengembalikan seluruh properti perusahaan, menjaga rahasia perusahaan, dan memastikan jika akses karyawan ke sistem perusahaan sudah terputus.
Perusahaan bisa menempuh jalur hukum jika eks karyawan melakukan hal yang tidak boleh dilakukan saat keluar perusahaan seperti yang tertera di kontrak kerja.
Selain itu, adanya perpisahan ini juga akan membuat hak karyawan seperti pesangon terpenuhi dengan baik.
Menghindari Risiko Negatif
Terakhir, perpisahan juga penting untuk menghindari risiko negatif yang merugikan perusahaan. Banyak terjadi kasus dimana karyawan yang tidak puas dengan perusahaan kemudian menyebarkan rahasia perusahaan kepada publik.
Adanya perpisahan yang baik dan jelas seperti pemutusan akses eks karyawan dengan perusahan akan membantu mencegah tindakan yang bisa merugikan perusahaan.
Langkah-Langkah Proses Offboarding yang Baik
Lalu, bagaimana cara melakukan perpisahan yang baik dengan eks karyawan? Berikut beberapa langkah-langkah proses perpisahan yang baik:
Persiapan Administrasi dan Legalitas
Pertama, HRD perlu mempersiapkan alur perpisahan dengan baik mulai dari administrasi dan jadwal pelaksanaan exit interview dengan atasan.
Adapun dokumen yang perlu disiapkan di antaranya yaitu seperti formulir pajak, NDA atau non disclosure agreement, kontrak kerja, ijazah, bukti pembayaran BPJS, dan data lain yang berhubungan dengan ketenagakerjaan.
HRD juga menyampaikan informasi kepada karyawan mengenai pengambilan gaji terakhir, bonus sampai dana pensiun.
Transfer Tugas dan Pengetahuan
Langkah berikutnya HRD bisa menyampaikan informasi tentang keluarnya karyawan kepada tim dengan memperhatikan privasi dan kebijakan perusahaan.
Kemudian, karyawan dapat menyampaikan pengetahuannya kepada penggantinya atau kepada karyawan lain..
Selain transfer pengetahuan, karyawan yang akan keluar juga bisa memberikan sesi training kepada karyawan pengganti sehingga, perusahaan dapat memperbaiki lingkungan maupun budaya kerjanya.
Exit Interview dan Umpan Balik / Feedback
Setelah proses transfer pengetahuan dilakukan, maka saatnya karyawan melakukan exit interview dengan HRD dan pimpinan perusahaan.
Karyawan bisa menyampaikan kesan, kritik, dan keluhan yang dirasakan selama bekerja di perusahaan serta alasan memutuskan berhenti dari perusahaan.
Feedback dari karyawan bisa menjadi masukan yang berharga sehingga perusahaan bisa memperbaiki lingkungan maupun budaya perusahaan menjadi lebih baik lagi.
Berikutnya HRD bisa memutuskan akses eks karyawan dengan sistem perusahaan mulai dari e-mail sampai database perusahaan. Karyawan juga mengembalikan semua properti perusahaan seperti laptop atau ID card.
Perusahaan hendaknya tetap menjaga hubungan yang positif dengan karyawan dan menghargai keputusan karyawan. Hal tersebut akan sangat berdampak pada reputasi perusahaan.
Kesalahan Ketika Offboarding
Persiapan perpisahan dengan karyawan perlu dilakukan dengan baik untuk menghindari kesalahan yang bisa terjadi saat perpisahan.
Kesalahan yang dilakukan perusahaan saat perpisahan bisa menyebabkan dampak yang fatal.
Beberapa kesalahan yang harus dihindari saat perpisahan dengan eks karyawan adalah hilangnya data dan kebocoran informasi.
Kehilangan data bisa terjadi jika karyawan merusak atau menyabotase data perusahaan untuk kepentingan pribadi.
Kehilangan data dan kebocoran data yang dilakukan oleh eks karyawan bisa menyebabkan kerugian finansial. Selain itu, karyawan juga bisa menggunakan informasi perusahaan Anda di tempat kerjanya yang baru apabila tidak ada kepastian hukum.
Offboarding Lebih Efisien Dengan Outsourcing dari Abhitech
Belum pernah melakukan perpisahan dengan karyawan secara formal dan bingung bagaimana melakukannya? Maka Anda bisa menggunakan layanan Abhitech.
Abhitech memiliki layanan outsourcing untuk membantu perusahaan Anda menyiapkan proses perpisahan yang baik dengan karyawan yang akan meninggalkan perusahaan Anda.
Layanan Outsourcing Abhitech melayani perancangan proses dan administrasi SDM yang lengkap mulai dari perekrutan, administrasi dan dokumen hukum, onboarding dan kepatuhan kandidat, perlengkapan kerja, penggajian sampai offboarding karyawan. Abhitech akan mengurus proses dan administrasi SDM perusahaan dengan maksimal.
Untuk memastikan perusahaan Anda melakukan proses offboarding yang tepat, gunakan Layanan Outsourcing dari Abhitech, kunjungi laman blog dan hubungi kami agar kami tahu apa yang bisa kami bantu untuk pemenuhan kebutuhan perusahaan Anda.
Itulah beberapa informasi mengenai offboarding dan pentingnya bagi perusahaan. Meski terdengar sepele namun perpisahan yang tidak baik dengan karyawan bisa mengakibatkan kesalahan fatal mulai dari kehilangan, penyalahgunaan data, serta potensi pencemaran nama baik perusahaan.
