Manajemen operasional HR jadi bagian krusial yang tidak terpisahkan untuk perusahaan. Sebab, HR adalah pihak yang mengatur dan mengoperasikan tugas-tugas penting untuk produktivitas perusahaan. Terutama dalam tugas perekrutan serta bimbingan karir karyawan.
Namun, tugas-tugas tersebut kini didorong untuk mengikuti digitalisasi agar perusahaan dapat beroperasi secara efisien. Alih-alih melakukannya secara manual, Anda bisa memanfaatkan teknologi sehingga HR lebih meningkat performanya dalam mendukung perusahaan.
Simak lebih lanjut mengenai efisiensi operasional HR di bawah ini!
Mengapa Efisiensi Manajemen Operasional HR Penting bagi Bisnis?
Mempertahankan operasional manual HR di perusahaan hanya akan membuat produktivitas tim HR tidak seimbang dengan tim lainnya.
Terlebih bila sebagian besar tim perusahaan sudah beralih ke sistem digital untuk operasionalnya.
Sebut saja tim marketing, yang beroperasi dengan berpusat pada sistem digital untuk memasarkan dan mempromosikan perusahaan.
Meskipun banyak tantangan, tim marketing dapat bersaing dengan kompetitor karena menyelaraskan operasionalnya dengan digitalisasi zaman.
Itu juga yang harus dilakukan oleh HR dalam perusahaan. Esensi beralih ke sistem digital dalam operasionalnya adalah demi mencapai efisiensi dalam mendukung perusahaan beroperasi di masa depan.
Selain jadi lebih efisien, tim HR juga lebih akurat dalam bekerja. Begitu pula kemampuan analitik mereka yang turut meningkat dan dapat menaikkan kepuasan karyawan melalui keterlibatan serta pengambilan keputusan yang tepat.
Melalui digitalisasi, HR akan mentransformasikan keseluruhan siklus kehidupan karyawan di perusahaan. Tidak hanya rekrutmen, namun juga administrasi, proses onboarding, manajemen kinerja, program pengembangan, sampai dengan proses terminasi jika ada karyawan resign maupun pensiun.
Manajemen operasional HR yang mengalami digitalisasi juga mendorong penyatuan data lebih relevan dan akurat.
Ini memudahkan perusahaan mengantisipasi kebutuhan akan tenaga kerja, program pengembangan, serta pengambilan keputusan lebih tepat karena informasinya terukur.
Perusahaan pun tetap kompetitif serta siap menghadapi perkembangan bisnis yang berubah-ubah. Kehadiran teknologi turut mendorong terciptanya lingkungan kerja lebih efisien, inklusif, dan adaptif untuk karyawan.
HR pun bisa berperan sebagai mitra kerja strategis bagi manajemen ketika harus mencapai target dan tujuan bisnis. Satu lagi yang patut dipertimbangkan, yakni perihal pekerjaan administratif.
Apabila HR menerapkan sistem digital untuk operasionalnya, maka pekerjaan administratif jadi lebih mudah dan ringan.
Anda bisa menggunakan fitur self service. Jadi, tugas-tugas seperti absensi kehadiran, pengelolaan proses rekrutmen, penggajian, penghitungan dan pelaporan PPh-21, cuti, BPJS, hingga evaluasi kinerja dapat dilakukan sendiri.
Tantangan Umum dalam Meningkatkan Efisiensi Manajemen Operasional HR
Ada tantangan yang akan dihadapi ketika Anda ingin meningkatkan efisiensi manajemen terhadap operasional HR. Dua tantangan berikut di antaranya:
-
Administrasi Manual yang Membebani Tim HR
Mengelola proses administrasi HR secara manual perlu waktu dan tenaga yang tidak sedikit. Bahkan, tugas manual ini sering kali melibatkan sistem salinan cetak serta lembar kerja Excel. Ini hanya akan berakhir merumitkan serta membebani tim HR.
Berbagai pekerjaan manual tersebut juga memerlukan biaya. Itulah mengapa, administrasi secara manual jadi tantangan karena bisa menjadi sumber pengeluaran tidak terlihat yang cukup tinggi bagi perusahaan.
Tidak hanya itu, mengurus administrasi karyawan secara manual lebih rentan mengalami kesalahan. Seperti entri data manual, yang bisa membuat pembayaran salah dan tidak akurat. Ini tentu menurunkan kepuasan karyawan.
Tim HR juga terbebani dengan kurangnya privasi serta keamanan data karyawan. Penyimpanan secara manual biasanya melibatkan file fisik yang kurang aman. Dampaknya, bisnis bisa terkena pelanggaran data serta ketidakpatuhan undang-undang.
-
Kesulitan dalam Mengintegrasikan Teknologi HR yang Banyak
Proses peralihan dari manual menuju digitalisasi dengan integrasi teknologi HR memang membutuhkan banyak waktu. Namun, kesulitan di awal ini akan lebih terasa manfaatnya setelah proses integrasi selesai dilakukan.
Sebab, operasional HR jadi lebih efisien waktu dan tenaganya. Proses administratif pun lebih cepat serta tidak rentan human error, sehingga operasional HR lebih praktis dan cepat.
Untuk menghadapi tantangan satu ini, Anda perlu menetapkan tujuan secara jelas terlebih dahulu. Tetapkan apakah digitalisasi HR sudah direlevansikan dengan kebutuhan dan tujuan bisnis.
Sertakan juga seluruh pemangku kepentingan, khususnya karyawan sampai dengan manajemen. Ini mengingat perubahan integrasi ke digitalisasi tidak hanya mempengaruhi satu atau dua pihak saja, melainkan seluruh pihak di perusahaan.
Pilih juga dengan tepat area HR yang harus didahulukan untuk menerapkan digitalisasi. Apakah rekrutmen, onboarding, payroll, atau penilaian kinerja. Lalu, prioritaskan perubahannya agar adaptasi menuju digitalisasi tidak berlangsung lama dan berakhir menyulitkan.
Tugas HR dalam Standar Operasional Perusahaan
Berdasarkan standar yang berlaku ketika perusahaan beroperasi, berikut tugas-tugas yang HR jalankan:
-
Perekrutan Karyawan Baru
HR merekrut karyawan baru berdasarkan kebutuhan perusahaan. Harus ada tenaga yang cukup dalam satu tim jika ingin bisnis berjalan baik. Namun, HR juga memastikan agar tim tersebut tidak menyia-nyiakan sumber daya dengan merekrut terlalu banyak orang.
Optimalkan manpower menggunakan recruitment process outsourcing bersama Abhitech!
-
Proses Onboarding Karyawan
Onboarding atau orientasi karyawan juga menjadi tugas HR yang krusial. Sebab, onboarding yang berkesan akan membuat karyawan bertahan cukup lama di perusahaan.
Program onboarding dari HR biasanya terstruktur dengan dukungan para manajer yang membagikan pengalaman positif pada anggota tim yang baru.
-
Pembayaran dan Pencatatan Gaji ataupun Tunjangan Karyawan
Penggajian serta pemberian tunjangan karyawan juga menjadi tugas HR yang membuat perusahaan tetap berjalan. Pembayaran gaji ini bisa mengalami kenaikan apabila karyawan menunjukkan performa memuaskan selama bekerja.
-
Pendataan Karyawan / Administrasi
Administrasi memang menjadi tugas HR yang tidak terlepaskan. Pendataan melalui entri data hingga pemeliharaan informasi merupakan tanggung jawab HR yang mendukung operasional usaha tetap stabil.
-
Manajemen Kinerja Karyawan
Kinerja karyawan bisa ditingkatkan dan dikelola dengan pemberian penghargaan atau insentif. Misalnya, peningkatan status, peningkatan karir, feedback positif, hingga pengakuan publik.
Jenis pekerjaan yang diberikan penghargaan pun harus bersifat signifikan. Contohnya, berhasil menyelesaikan perihal inefisiensi dan menghemat pengeluaran perusahaan hingga jutaan rupiah.
Dampak Efisiensi Operasional Perusahaan bagi Tim HR
Lalu, apa dampak efisiensi terhadap operasional di perusahaan untuk tim Human Resources? Berikut beberapa di antaranya:
-
Mengurangi Beban Administratif Tim HR
Tim HR akan berkurang beban administratifnya. Sebab, teknologi dan digitalisasi memudahkan semuanya sehingga bisa menerapkan konsep self service dalam perusahaan.
Baik itu perekrutan karyawan, absensi, penggajian, hingga evaluasi kinerja, semua tidak perlu dilakukan secara manual sepenuhnya. Ada platform pendukung yang bisa meminimalkan beban sehingga administratif bagi tim HR bukan lagi momok yang harus ditakuti.
-
Pengembangan Karyawan yang Lebih Bisa Difokuskan
Efisiensi operasional pun memudahkan tim HR untuk menyediakan pelatihan relevan demi mendukung pertumbuhan serta perkembangan keterampilan karyawan. Tim HR bisa mengumpulkan data lebih akurat yang berhubungan dengan karyawan.
Program untuk pengembangan karyawan pun akan lebih tepat sasaran karena bisa diketahui melalui pendataan kebutuhan karyawan. Pengambilan keputusan untuk memilih program yang tepat pun lebih terukur.
-
Perusahaan Dapat Lebih Fokus ke Tujuan Bisnis
Manajemen Human Resources akan lebih baik performanya jika menerapkan digitalisasi dan efisiensi. Tim HR tidak perlu terlalu fokus pada administratif secara manual, namun bisa beralih mendukung perusahaan mencapai tujuan dan objektifnya lebih cepat.
Operasional Perusahaan Lebih Efisien dengan Outsourcing Service dari Abhitech
Untuk Anda yang ingin menerapkan efisiensi dalam manajemen operasional HR di perusahaan, serahkan pada Abhitech! Kami menyediakan Outsourcing Service yang mendukung efisiensi dan memudahkan perusahaan fokus pada tujuan bisnisnya.
Abhitech punya platform HR bernama ABI yang menyediakan basis data karyawan secara komprehensif, akurat, serta terkini. Perusahaan Anda juga bisa melakukan penggajian lebih efisien dan fleksibel dengan Platform Penggajian ABI.
Seluruh data sangat aman di Abhitech karena kami menerapkan kerahasiaan penuh berdasarkan Standar ISO 9001. Jadi, buktikan sekarang dengan menghubungi kontak kami dan blog kami untuk konsultasi serta informasi lebih detail!
