Bayangkan skenario ini: Anda membangun bisnis dari nol, hingga suatu hari bisnis Anda semakin berkembang dan membutuhkan bantuan orang lain karena Anda mulai tidak bisa mengerjakan semua hal.
Dan jika Anda memutuskan untuk mempekerjakan orang baru, Anda harus membayar upah mereka – disinilah payroll berperan.
Small business memiliki jumlah karyawan yang lebih sedikit dibandingkan perusahaan besar, maka mereka cenderung memproses payroll menggunakan spreadsheet. Metode pemrosesan penggajian ini sangat rentan terhadap kesalahan.
Kesalahan saat memproses payroll dapat menurunkan semangat karyawan dan menghambat produktivitas mereka. Meskipun penting untuk memastikan perhitungan yang akurat dan tepat waktu, mematuhi yang berlaku juga penting.
sebagai pemilik bisnis, Anda perlu memahami seluk-beluk payroll. Bukan hanya karena payroll adalah salah satu expense utama setiap bulan, tetapi kesalahan pada payroll akan memberikan konsekuensi serius.
Tapi apa yang dimaksud dengan penggajian dan apa yang tercakup di dalamnya? Dalam artikel dibahas definisi payroll, mengapa itu perlu dan berbagai opsi yang Anda miliki saat menjalankannya di perusahaan Anda.
Apa Itu Payroll?
Payroll adalah kompensasi yang harus dibayarkan perusahaan kepada karyawannya untuk jangka waktu tertentu atau pada tanggal tertentu.
Payroll dimulai dari menyiapkan daftar karyawan yang harus dibayar dan diakhiri dengan mencatat pengeluaran tersebut.
Pembayaran gaji adalah proses rumit yang membutuhkan tim yang berbeda seperti payroll, HR, dan accounting untuk bekerja sama. Namun, perusahaan dapat mengelola semua kerumitan dengan mudah dengan memilih payroll outsourcing (arahin ke Abi payroll).
Sebagai business function, payroll melibatkan:
- Mengembangkan pay policy perusahaan termasuk tunjangan fleksibel, kebijakan pencairan cuti, dll.
- Mendefinisikan komponen slip gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, lembur, bonus, pajak, BPJS, dan lainnya.
- Mengumpulkan input penggajian lainnya (misalnya, catering makan siang perusahaan memberikan informasi tentang jumlah yang harus di recover dari karyawan untuk makanan yang dikonsumsi)
- Perhitungan aktual dari gross salary, pemotongan undang-undang maupun non-undang-undang, dan sampai pada gaji bersih
- Mengirimkan gaji karyawan
- Menyetorkan iuran seperti BPJS kesehatan, BPJS ketenaga kerjaan, PPH21, pajak bonus karyawan, dan sebagainya dengan otoritas yang sesuai
Secara singkat, dapat dikatakan bahwa proses payroll berlangsung sampai apa yang menjadi hak karyawan, yang juga disebut sebagai ‘gaji bersih’ setelah menyesuaikan pajak yang diperlukan dan pengurangan lainnya selesai.
Rumus perhitungan gaji bersih:
Gaji bersih = Pendapatan kotor – pengurangan kotor
Di mana,
Pendapatan kotor atau gaji = Semua jenis pendapatan tetap + tunjangan + pembayaran apapun
Potongan kotor = Semua jenis potongan reguler + potongan wajib + potongan apapun
Apa Saja Elemen dalam Payroll
Untuk menjalankan payroll, perlu diketahui terlebih dahulu detail apa yang dibutuhkan. Berikut beberapa rincian dari berbagai elemen payroll:
Detail karyawan
Payroll dimulai dengan collecting detail data karyawan, seperti nama, alamat, nomor asuransi, dan gaji.
Anda dapat melakukan ini dengan bantuan software HR online yang intuitif.
Jam kerja
Jika karyawan dibayar dengan tarif per jam, maka dibutuhkan sistem untuk memantau jam kerja karyawan sehingga dapat dipastikan karyawan menerima gaji dengan jumlah yang benar.
Untuk karyawan yang digaji bulanan, dapat dipantau ketika mereka sedang bekerja untuk memastikan karyawan mematuhi jam kontrak mereka.
Penting untuk mencatat jumlah hari sakit setiap karyawan tergantung pada kebijakan perusahaan, dan juga setiap karyawan lembur yang telah bekerja.
Salary, upah dan gaji bersih/kotor
Perhatikan juga apakah karyawan dibayar per jam, karena ini akan menentukan bagaimana Anda menghitung gaji mereka.
Salary adalah paket pembayaran yang diterima karyawan setiap bulan. Pembayaran ini didasarkan pada jumlah salary tahunan yang dibagi menjadi 12 pembayaran bulanan.
Tiap bisnis bisa saja berbeda, perusahaan dapat memilih untuk membayar upah kepada karyawan Anda daripada gaji. Upah adalah jumlah berdasarkan jam kerja, bukan jumlah tetap tahunan. Anda akan menetapkan upah per jam dan dikalikan dengan jumlah jam kerja untuk menghitung total upah mereka dalam periode tertentu.
Upah Total = Upah per jam x jumlah jam kerja
Tunjukkan gaji kotor dan gaji bersih karyawan pada slip gaji. Gaji kotor adalah total gaji karyawan dalam periode tersebut dan gaji bersih adalah jumlah yang mereka terima setelah pajak dan potongan lainnya.
Pembayaran tambahan
Sekali lagi, tergantung pada industri bisnis Anda, karyawan dapat menerima komisi dan/atau tip di atas gaji pokok mereka. Ini juga perlu diperhitungkan dalam penggajian.
Pajak dan potongan
Secara hukum, setiap karyawan harus membayar pajak dan , BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan dari total gaji kotor mereka. Jumlah ini dapat bervariasi tergantung pada jumlah total yang diperoleh karyawan.
Hal ini adalah tanggung jawab business owner atau perusahaan untuk memastikan jumlah pengurangan dalam gaji sudah tepat dan dibayarkan setiap bulan. Pajak dan potongan harus disetorkan tepat waktu setiap bulan, jika terlambat dapat dikenakan penalti.
Benefit karyawan
Pastikan untuk memasukkan tunjangan dan benefit lainnya dalam payroll karena beberapa faktor dapat memengaruhi jumlah pembayaran karyawan setiap periode.
Tantangan dalam Mengerjakan Payroll Process Management
Proses payroll sering kali menjadi challenging karena beberapa hal dibawah ini:
Compliance untuk tetap Patuh Hukum
Seperti yang disebutkan sebelumnya, ketidakpatuhan terhadap undang-undang dapat menyebabkan denda dan hukuman bagi perusahaan, atau bahkan dapat mengancam keberadaan bisnis.
Proses untuk menjadi compliant cenderung rumit dan mahal jika tidak dilakukan dengan cara yang benar. Compliance menjadi rumit karena masing-masing dihitung secara berbeda dari yang lain. Perhitungannya berasal dari data payroll setiap karyawan.
Sebagian besar bisnis menggunakan spreadsheet dan pengerjaan manual lainnya untuk mengerjakan compliance. Dimana kita semua tau bahwa itu bukan cara paling efisien untuk compliant. Perhitungannya panjang, memakan waktu dan tidak akurat.
Dan, kebijakan pemerintah sering berubah!
Bisnis meluangkan waktu lebih lama untuk menyesuaikan perubahan kebijakan dalam spreadsheet. Selain itu, menjelaskan implikasi dari perubahan tersebut pada karyawan menjadi tantangan yang sulit.
Saat ini ada berbagai layanan payroll canggih yang secara otomatis memproses penggajian sesuai dengan undang-undang terbaru yang belaku.
Ketergantungan pada Beberapa Sumber Input Payroll
Sebelum payroll dapat diproses, Anda perlu mengumpulkan semua data dari berbagai sumber seperti daftar hadir, data dari tim HR seperti informasi revisi gaji, dll., sehingga prosesnya rumit.
Spreadsheet
Selama bertahun-tahun tim HR mengelola penggajian pada lembar excel, tetapi excel memiliki masalah seperti ketergantungan pada rumus excel untuk perhitungan gaji, kerumitan dalam menambah dan menghapus karyawan dan keterbatasan lainnya seperti entri data manual, kesulitan dalam mengekstrak informasi, dll.
Meskipun instalasi manual tidak memerlukan investasi diawal, perhitungan menggunakan spreadsheet atau metode manual lainnya memakan waktu lama dan memakan waktu
Spreadsheet mungkin berfungsi dengan baik untuk beberapa bisnis. Tapi, seiring bertambahnya jumlah karyawan, jumlah spreadsheet juga meningkat. Beberapa tim mengerjakan proses ini dan memiliki akses ke spreadsheet ini. Setiap informasi yang salah penanganan dapat mempengaruhi kolaborasi bisnis.
Spreadsheet tidak memiliki kemampuan yang diperlukan untuk mematuhi undang-undang pajak bulan-ke-bulan
Keamanan data
Untuk memproses payroll, karyawan diharuskan memberikan sejumlah besar data sensitif berupa dokumen resmi kepada tim terkait. Ini termasuk rincian rekening bank karyawan.
Kegagalan untuk melindungi data karyawan dapat merusak reputasi bisnis secara serius.
Dokumen kertas sangat rentan hilang, salah taruh, dan sebagainya. Bahkan jika dokumen disimpan di spreadsheet, hanya dilindungi oleh password agar tidak disalahgunakan.
Kurangnya fleksibilitas
Karyawan harus secara berkali-kali kembali ke tim payroll agar data mereka diperbarui. Detail rekening bank, dan dokumentasi terkait lainnya secara rutin diperbarui oleh tim untuk memastikan proses berjalan lancar.
Beberapa permintaan pembaruan membutuhkan banyak waktu dan usaha. Jika dokumen tidak segera diperbarui dapat berakibat gaji dihitung secara salah. Karyawan mungkin saja terlambat mengirimkan catatan dan mempengaruhi seluruh proses secara substansial.
Berbagai Metode Melakukan Payroll untuk Bisnis
Beberapa solusi yang bisa menjadi solusi payroll yang rumit:
- Payroll Management berbasis Excel
- Payroll Outsourcing
- Software Outsourcing
Payroll Management berbasis Excel
Banyak bisnis yang baru merintis menggunakan manajemen penggajian berbasis excel.
Manajemen penggajian berbasis Excel melibatkan melakukan perhitungan penggajian pada lembar excel menggunakan template perhitungan penggajian standar. Rumus matematika ditetapkan yang membantu HR atau business owner menghitung payroll.
Meskipun metode ini tidak dipungut biaya apapun, tetapi memiliki beberapa keterbatasan, seperti:
- Kesalahan perhitungan karena data dimasukkan secara manual
- Kesulitan dalam menambah dan menghapus karyawan dari daftar penggajian
- Kemungkinan data double atau bahkan hilang
- Perlu memantau pembaruan pajak dan perubahan undang-undang lainnya seperti
Payroll Software
Untuk menjalankan penggajian yang sukses, perlu dipastikan bahwa input penggajian datang dari setiap sumber secara tepat waktu dan lancar.
Software akan mengurangi error saat input data. Ada berbagai software payroll yang canggih, tidak hanya mengotomatiskan perhitungan penggajian tetapi juga berfungsi sebagai manajemen cuti dan kehadiran holistik, manajemen SDM, dan portal layanan mandiri karyawan.
Jika Anda memutuskan memakai software payroll, muncul satu pertanyaan; Apakah karyawan Anda siap?
Setiap perubahan membutuhkan penyesuaian. Begitu juga dengan perubahan sistem, seringkali banyak karyawan yang tidak siap dengan perubahan tersebut.
Mereka tak siap menjalankan sistem manual menjadi digital dan harus menyesuaikan diri dengan sistem baru.
Bahkan pada beberapa kasus, perusahaan harus hire tenaga ahli untuk menjalankan software payroll. New hire = cost
Payroll Outsourcing
Payroll Outsourcing berarti pihak eksternal akan mengurus penggajian perusahaan. Banyak perusahaan yang tidak spesialis payroll akan memilih opsi ini.
Berdasarkan siklus pembayaran, setiap bulan perusahaan memberikan informasi gaji karyawan dan data lain seperti kehadiran, cuti, rincian penggantian, dll kepada penyedia payroll outsourcing.
Penyedia layanan kemudian menghitung gaji dan juga mengurus kepatuhan hukum.
Abi Payroll
Kini tidak ada lagi waktu yang terbuang untuk perhitungan payroll yang rumit.
Bersama Abi Payroll, payroll bukan hanya akurat dan compliant, tetapi akan selalu tepat waktu dan sesuai rencana.
Bukan hanya software, Abi Payroll menyediakan tim khusus yang berdedikasi mengerjakan payroll perusahaan Anda!
Konsultan HR kami yang akan melakukan seluruh proses payroll-nya. Apabila dibutuhkan, anda juga bisa mengerjakan nya beberapa hal di platform Abi Payroll sesuai dengan kebutuhan anda.
Customization berdasarkan perusahaan? Bisa! Tim abhitech akan membuat proses untuk payroll management yang sesuai dengan proses bisnis Anda, sehingga datanya pasti akurat.
Dengan pengalaman Abhitech selama >30 tahun di bidang payroll, berbagai perusahaan-perusahaan multinasional di Indonesia sudah merasakan dampaknya
Yang diberikan oleh Abi Payroll:
- Pembayaran gaji dengan jaminan tepat waktu dan akurat
- Komponen penggajian yang dapat disesuaikan untuk setiap jenis kontrak, tunjangan, bonus, pajak, BPJS dan komponen lainnya.
- Maintenance, pelaporan, dan manajemen catatan payroll
- Sangat sesuai dengan peraturan terbaru
Dengan fasilitas yang disediakan Abi Payroll, HR perusahaan atau bahkan Anda sendiri terselamatkan dari pekerjaan yang memakan waktu dan dapat fokus pada strategis bisnis dan mendapatkan lebih banyak revenue.
