Tahukah Anda berapa banyak yang yang dikeluarkan perusahaan untuk pekerjaan administrasi HR, proses payroll, dan tunjangan?
Faktanya, banyak perusahaan mengeluarkan uang lebih dari yang disadari.
Sampai saat ini, masih banyak perusahaan yang tidak menyadari manfaat payroll outsourcing.
Finance & payroll managers percaya bahwa tim internal, atau satu-orang-yang-handle-segalanya, akan menghemat biaya dan mempertahankan kendali.
Pada kenyataannya, kemungkinan besar skema tersebut akan menghabiskan lebih banyak biaya, memperlambat transformasi digital, dan berdampak pada kelangsungan bisnis.
Payroll yang dikerjakan tim internal memang menguntungkan perusahaan tertentu. Memberikan end-to-end control, tetapi juga disertai dengan tanggung jawab besar.
Bahkan layanan software saja (SaaS) mengharuskan pelanggan untuk maintain pemrosesan payroll, expertise, dan resources.
Namun, fully managed service akan memastikan bahwa payroll Anda berjalan tanpa memerlukan tim internal untuk memprosesnya.
Payroll dilakukan secara akurat dan tepat waktu, termasuk perhitungan yang rumit. Ketika Anda memilih payroll partner dengan reputasi baik, akan memberikan ketenangan pikiran.
Sebelum Anda hire siapa pun untuk membantu mengelola finances, penting untuk memahami bagaimana pembiayaannya, apa saja biaya tersembunyi yang mengintai dan apa kelebihan yang bisa bisa didapatkan dari setiap opsi.
Jadi, hari ini, kami ingin membahas beberapa biaya yang diperlukan untuk in-house solution, dan memberi highlight mengapa mungkin lebih baik Outsourcing Payroll.
Hitung biaya payroll Anda secara otomatis dengan payroll calculator!
Mengapa proses payroll in-house sangat mahal?
Hidden Cost
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, sering kali pengeluaran yang akibat in-house payroll management, tidak kasat mata.
Hal ini disebabkan mengatur payroll adalah keterampilan yang kompleks dan sulit, lebih dari sekadar mentransfer gaji karyawan.
Seiring waktu, biaya tambahan untuk pemrosesan penggajian internal dapat meningkat dan mungkin termasuk:
- Biaya tidak langsung untuk tools, resource, dan ruang kantor
- Upgrade teknologi dan biaya tenaga kerja IT
- Waktu dan biaya tenaga kerja, karena proses manual payroll internal yang berat oleh karyawan, sehingga perusahaan mendapatkan lebih sedikit value dari karyawan
- Biaya troubleshooting, human error, dan masalah hukum
- Partial outsourcing – bahkan solusi penggajian internal terkadang perlu mengalihdayakan beberapa hal seperti tax filing atau accounts
Masalah Compliance
Terdapat banyak undang-undang dan peraturan seputar payroll karyawan. Dan, jika perusahaan Anda memilih untuk mengelola ini sendiri, maka perusahaan akan menghadapi banyak masalah compliance untuk dinavigasi.
Oleh karena itu, dibutuhkan banyak waktu, resource perusahaan, dan biaya untuk tetap berada di atas undang-undang yang terus berubah baik di dalam negeri maupun di luar negeri.
Jika Anda menggunakan outsourcing payroll management, expense tadi tidak akan timbul. Outsourcing juga bisa menjadi payroll compliance terhadap peraturan perpajakan di Indonesia.
Fixed Cost Vs Variable Cost Proses Payroll
Karena fixed cost-nya, biaya in-house payroll management sangat dapat diprediksi, tetapi juga harus mempersiapkan untuk hal yang tidak terduga.
Misalnya, jika Anda perlu dengan cepat memasukkan key worker dan menggaji mereka diluar siklus penggajian, berapa waktu dan biaya yang harus dikeluarkan oleh tim internal untuk mengelolanya?
Fixed cost payroll seringkali tidak ekonomis untuk perusahaan dengan turnover yang tinggi, jumlah karyawan yang kerap berubah, dan puncak aktivitas yang besar. Dalam menghadapi pandemi, payroll outsourcing merupakan solusi terbaik untuk business continuity, on-hand expertise dan scalability. Payroll outsourcing menawarkan variable payroll cost base yang jauh lebih fleksibel, dengan ROI yang lebih besar.
1x Klik untuk Bandingkan Cost In-house Vs Outsource Proses Payroll!
Melihat lebih dalam Potensi Hidden Cost Proses Payroll
Hidden Cost dari in-house payroll management memiliki lebih banyak biaya yang ‘tidak terlihat’ dibandingkan dengan biaya tenaga kerja langsung yang lebih ‘terlihat’ (gaji, training, L&D, benefit, dan recruitment tim payroll). Termasuk:
- Payroll technology dan upgrade, lisensi, maintenance, dan keamanan (ditambah tenaga dan biaya IT)
- time-to-value dan service yang buruk (akibat dari proses manual yang berat bagi admin, human error, menjawab pertanyaan, dll.)
- Troubleshooting, terutama jika Anda memiliki sistem lebih dahulu yang mungkin tidak lagi supported
- Indirect costs yang berkaitan dengan overhead seperti ruang kantor, peralatan dan konsultasi/keahlian
- Indirect labour yaitu personil yang dapat mendukung tim payroll.
- Biaya outsourcing terkait dengan fungsi penggajian seperti accountants atau tax filing
- Hukuman jika tidak compliant atau kesalahan, yang bisa sangat mahal
Teknologi adalah biaya tersembunyi utama dari payroll internal, melebar ke kepemilikan (atau sewa) hardware, server, instalasi dan peluncuran software klien, penyediaan dukungan IT, perizinan berkelanjutan dan potensi cyber-attach.
Anda bahkan mungkin menghadapi beberapa tambahan yang mahal dan dipaksakan untuk mempertahankan complaint legislatif.
Fully managed service provider menyerap biaya dan risiko ini. Sementara teknologi internal dapat berkembang dengan cepat, vendor akan berinvestasi dalam pengembangan software yang sedang berjalan, menawarkan pengalaman digital yang kaya bagi karyawan.
Jika proses Anda sebagian besar manual, maka berinvestasi dalam teknologi payroll mungkin tampak berlebihan.
Namun, penyedia layanan outsourcing dapat menawarkan biaya yang lebih kompetitif daripada fungsi internal karena skala ekonomi di beberapa pelanggan. Outsourcing penggajian dapat menghemat Total Cost of Ownership setidaknya 20% saat Anda bermitra dengan vendor yang kredibel, sehingga Anda memiliki lebih banyak anggaran untuk diinvestasikan kembali jika diperlukan.
Poin teknologi lain yang perlu dipertimbangkan adalah bagaimana sistem payroll, HR, dan manajemen tenaga kerja internal dapat lebih mahal untuk dikelola secara individual. Organisasi yang outsource HR dan payroll ke satu vendor menghemat rata-rata 32% lebih banyak daripada yang tidak. Terlebih lagi, data yang dihasilkan dari pengintegrasian fungsi-fungsi ini dapat menginformasikan pengambilan keputusan pada tingkat strategis, menunjukkan di mana letak biaya tersembunyi (dan profitabilitas).
Cari tahu keefektifan proses payroll Anda saat ini, GRATIS!
Biaya Compliance Proses Payroll
Memastikan payroll berjalan sesuai, akurat, dan aman membutuhkan waktu, uang, dan upaya ketika mengelolanya sendiri.
Ditambah dengan undang-undang yang selalu berubah, tim payroll harus tanggap dengan perhitungan yang rumit.
Apakah Anda memiliki sumber daya untuk terus meningkatkan keterampilan personel? Outsourcing akan memastikan compliance terhadap pajak, BPJS dan juga menawarkan akses ke konsultan ahli payroll, menghapus biaya konsultasi yang besar.
Biaya tersembunyi dari kegagalan audit payroll juga harus disorot di sini. Jika terjadi selisih atau kegagalan untuk memperhitungkan pajak, kemungkinan dikenakan denda dan bunga. Hindari risiko ini dengan mengalihdayakan pekerjaan kepada para ahli.
Biaya Kontinuitas Proses Payroll
Tim internal yang tangguh tidak akan memiliki satu titik kegagalan pun, jadi jika staf sakit, pandemi, atau ada cyber attack, payroll dapat berjalan, dan karyawan akan dibayar tepat waktu.
Pada kenyataannya, perusahaan seringkali terlalu bergantung pada key personel, kekurangan cadangan, hingga pemulihan bencana yang kurang memadai.
Sudahkah Anda mengevaluasi biaya tersembunyi dari payroll yang buruk dan dampaknya terhadap bisnis?
Berinvestasi dalam fully managed payroll adalah cara berkelanjutan untuk membangun ketahanan ke dalam proses bisnis Anda, menjaga payroll, karyawan, dan bahkan kemampuan reporting Anda di saat krisis.
Sebagai perpanjangan dari tim Anda, vendor payroll yang ahli akan meningkatkan tingkat layanan dan kinerja Anda segera dan dalam jangka panjang.
Tim penggajian akan memiliki lebih banyak waktu untuk inisiatif strategis termasuk succession planning, kepemimpinan, dan keselarasan yang lebih besar dengan HR
In-house Vs Outsource Payroll
Ingin membuktikan sendiri perbandingan biaya in-house dan outsource payroll? Hitung biaya per slip gaji karyawan Anda dengan payroll kalkulator Abhitech secara GRATIS!
Hitung biaya penggajian Anda yang sebenarnya dengan memasukkan perkiraan gaji bulanan tim yang terlibat dalam payroll dan biaya bulanan outsourcing payroll Anda yang ada. Dapatkan cara untuk menekan biaya secara drastis!
Kesimpulan
Hidden cost dari payroll internal melebihi dari pembelian dan tenaga kerja untuk memasukkan compliance, service, dan continuity. Outsourcing adalah peluang untuk beralih ke proses yang disederhanakan dan distandarisasi, betapapun rumitnya penggajian Anda.
Tanyakan pada diri Anda sendiri, apakah Anda lebih suka membayar untuk kualitas layanan kontrak dan ketenangan pikiran atau membayar untuk perangkat keras, perangkat lunak, dan sumber daya?
Mempertahankan kepastian atas kinerja penggajian dengan layanan yang terkelola sepenuhnya adalah pilihan yang disukai banyak organisasi yang ingin tetap kompetitif.
Agar Anda tidak terjebak pada biaya payroll yang mahal, payroll outsourcing bisa menjadi opsi yang tepat.
Abhitech melalui ABI Payroll dapat membantu Anda dengan konsultasi tentang opsi terbaik untuk perhitungan penggajian dan pesangon serta HR Service yang lengkap seperti menyusun kontrak pemutusan karyawan dan menyiapkan surat pemberitahuan hukum.
- Konsultan ahli dan berpengalaman dalam Payroll Best Practice
Pengalaman proses kerja Abhitech selama >30 tahun di payroll dan kualitas konsultan yang mengerjakan proses payroll untuk perusahaan-perusahaan multinasional di Indonesia
- Didukung oleh Sistem HR (Platform Abi Payroll)
Proses rutin:
Waktu dan Kehadiran merupakan input data penting untuk pemrosesan payroll.
Setiap pemotongan berdasar kebijakan pemerintah/industri seperti BPJS dan pajak gaji (PPh 21) dihitung secara bertahap dengan compliance yang ketat.
Proses Pembayaran Gaji:
Transfer gaji dapat dikelola oleh Abhitech dengan pengaturan tertentu. Jika tidak, output data payroll yang diproses dapat disediakan untuk transfer independen.
Slip gaji akan dibuat secara otomatis dan dikirim ke alamat email masing-masing karyawan atau melalui portal layanan mandiri online.
Confidentiality:
Dengan standar ISO 9001 dan proses yang ketat, kami pastikan data anda aman.
Anda bisa menyesuaikan siapa saja (karyawan atau department internal) yang mendapat akses untuk melihat detail gaji setiap karyawan.
Coba Abi Payroll sekarang juga!
atau
Tanyakan Lebih Lanjut Seputar Abi Payroll dengan Tim Abhitech
