Kesalahan menghitung gaji karyawan bisa terjadi kapan saja di perusahaan Anda.
Pernahkan Anda memikirkan karyawan yang bergantung pada gaji bulanan sebagai satu-satunya sumber pendapatan?
Bayangkan bagaimana jika gaji yang diterima tidak sesuai atau ada gaji terlambat dibayarkan. Kesalahan pembayaran payroll dapat menurunkan motivasi karyawan dan pada akhirnya mempengaruhi produktivitas bisnis.
Memastikan pembayaran gaji yang akurat dan tepat waktu sangat penting, tapi mematuhi undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan juga krusial dalam payroll. Ketidakpatuhan terhadap undang-undang ini dapat menimbulkan konsekuensi hukum dan keuangan yang serius.
Untuk memastikan bahwa karyawan puas dan perusahaan mematuhi hukum, Anda perlu memiliki pemahaman yang tepat tentang apa itu payroll dan bagaimana menjalankan payroll secara efektif.
Download template perhitungan gaji karyawan dengan UU HPP terbaru
Apa itu Payroll?
Payroll adalah kompensasi yang harus dibayarkan perusahaan kepada karyawannya untuk jangka waktu tertentu atau pada tanggal tertentu.
Menghitung gaji karyawan dimulai dari menyiapkan daftar karyawan yang harus dibayar dan diakhiri dengan mencatat pengeluaran tersebut.
Langkah-langkah Menghitung Gaji Karyawan
Ketika menghitung dan memproses payroll, HR tentu perlu melakukan perencanaan dengan matang.
Terdapat banyak komponen payroll yang membutuhkan perhatian detil untuk memantau perubahan potongan pajak, pembayaran BPJS, dll.
Secara garis besar, proses payroll dapat dibagi menjadi tiga tahap; pre-payroll, payroll, dan post payroll activities
Pre-Payroll
Employee Onboarding
Sebagai langkah pertama pemrosesan payroll, perusahaan tentunya harus merekrut karyawan dan menyiapkan daftar data karyawan yang perlu diproses dan dibayar.
Mendefinisikan Payroll Policy
Gaji bersih yang harus dibayar dipengaruhi oleh banyak faktor. Berbagai kebijakan perusahaan seperti kebijakan gaji, cuti dan tunjangan, kehadiran, dll akan mempengaruhi perhitungan gaji.
Sebagai langkah pertama, policy tersebut perlu didefinisikan dengan baik dan disetujui oleh manajemen untuk memastikan proses payroll standar.
Input data untuk menghitung gaji karyawan
Proses menghitung gaji karyawan membutuhkan kolaborasi dari banyak departemen dan personel. Payroll input sources:
- Employees
Recurring Data
Fasilitas
Klaim expense dan reimbursement
One Time Data
Pajak penghasilan
Bukti pengeluaran & investasi
- Leave & Attandace System
Attandance Management
Aturan kehadiran
Work shift & timing saat ini
Data kehadiran
Leave Management
Aturan cuti termasuk benefit
Pada perusahaan dengan skala yang lebih kecil, input ini diterima dari sumber atau tim yang lebih sedikit.
Namun, dalam perusahaan yang lebih besar, tugas mengumpulkan data mungkin terlihat lebih rumit. Jika Anda menggunakan [seeding abi payroll]
Validasi input
Setelah input diterima, Anda perlu memeriksa validitas data terkait compliance terhadap kebijakan perusahaan, metric persetujuan, format yang benar, dll.
Pastikan tidak ada karyawan aktif yang terlewat dan tidak ada catatan karyawan tidak aktif yang disertakan untuk pembayaran gaji.
Proses Payrol
Perhitungan Penggajian
Pada tahap ini, data input yang divalidasi dimasukkan ke dalam sistem penggajian untuk pemrosesan penggajian yang sebenarnya. Hasilnya adalah gaji bersih setelah menyesuaikan pajak yang diperlukan dan pengurangan lainnya. Setelah proses penggajian selesai, selalu merupakan praktik yang baik untuk merekonsiliasi nilai dan memverifikasi keakuratan untuk menghindari kesalahan.
Mencairkan gaji karyawan
Kemudian, perusahaan perlu memastikan bahwa rekening bank mereka memiliki dana yang cukup untuk melakukan transfer gaji. Kemudian, pernyataan saran bank gaji dikirim ke bank terkait yang mengarahkan bank untuk mencairkan gaji. Semua tugas yang memakan waktu ini dapat dihindari dengan fitur pencairan gaji sekali klik dari perangkat lunak penggajian otomatis.
Dapatkan perhitungan payroll secara otomatis dan GRATIS
Proses Pasca-Penggajian
Kepatuhan Hukum
Semua pemotongan menurut undang-undang seperti BPJS, BPJS Ketenagakerjaan, PPh21 dipotong pada saat memproses penggajian. Perusahaan kemudian mengirimkan jumlah tersebut ke instansi pemerintah masing-masing. Frekuensi dapat bervariasi tergantung pada jenis iuran.
Akuntansi penggajian
Setiap organisasi menyimpan catatan semua transaksi keuangannya. Gaji yang dibayarkan merupakan salah satu biaya operasional yang signifikan yang harus dilaporkan dalam pembukuan. Sebagai bagian dari manajemen penggajian, penting untuk memeriksa bahwa semua data gaji dan penggantian dimasukkan secara akurat ke dalam sistem akuntansi/ERP.
Pembayaran
Anda dapat membayar gaji dengan uang tunai, cek atau transfer bank. Biasanya organisasi menyediakan karyawan dengan rekening bank gaji. Setelah Anda menyelesaikan penggajian, Anda perlu memastikan bahwa rekening bank perusahaan memiliki dana yang cukup untuk melakukan pembayaran gaji. Kemudian Anda perlu mengirim pernyataan saran bank gaji ke cabang yang bersangkutan. Pernyataan ini dikeluarkan dengan rincian seperti id karyawan, nomor rekening bank, jumlah upah, dll. Jika Anda memilih perangkat lunak penggajian yang memiliki portal layanan mandiri karyawan, Anda dapat dengan mudah mempublikasikan slip gaji dan karyawan dapat masuk ke akun mereka. akun dan mengakses slip gaji.
Pelaporan
Setelah Anda menyelesaikan penggajian untuk bulan tertentu, keuangan dan tim manajemen tinggi dapat meminta laporan seperti biaya karyawan berdasarkan departemen, biaya karyawan berdasarkan lokasi, dll. Sebagai petugas penggajian, Anda bertanggung jawab untuk menggali data dan mengekstrak yang diperlukan informasi dan berbagi laporan.
Kepatuhan Hukum dalam Penggajian
Saat menghitung gaji, Anda perlu mempertimbangkan semua potongan dan kontribusi ini. Pajak penghasilan adalah salah satu pengurangan tersebut. Pada awal tahun, karyawan diminta untuk membuat pernyataan tentang penghasilan tambahannya, investasi penghematan pajak, dll. yang disebut sebagai ‘deklarasi pajak penghasilan’.
Ketidakpatuhan terhadap hukum undang-undang dapat menyebabkan denda dan hukuman yang besar. Itulah mengapa Anda harus mengetahui semua perubahan undang-undang pajak dan penggajian.
Bagikan slip gaji dan lembar perhitungan pajak
Langkah ini melibatkan karyawan pendistribusi slip gaji, beserta lembar perhitungan pajaknya. Dengan sistem penggajian otomatis, bisnis tidak perlu mendistribusikan slip gaji satu per satu. Karyawan dapat masuk ke akun mereka dan mengakses slip gaji mereka dengan mudah.
Template Lengkap Payroll dengan Perhitungan UU HPP Terbaru
Data payroll karyawan yang terpisah-pisah pada berbagai file dapat menghambat proses payroll dan menimbulkan risiko kesalahan pemindahan data. Integrasikan perhitungan payroll Anda menggunakan Template Lengkap Payroll dengan perhitungan UU HPP terbaru, lengkap dengan:
- Timesheet kehadiran karyawan
- Perhitungan gaji beserta komponen kewajiban karyawan
- Jumlah dan daftar gaji hingga kewajiban seluruh karyawan
- Slip gaji karyawan
Semuanya dilakukan secara otomatis dan GRATIS khusus untuk Anda
Berbagai Metode Tersedia untuk Menghitung Gaji Karyawan Perusahaan Anda
Opsi yang memungkinkan untuk menjalankan penggajian adalah
- Manajemen penggajian berbasis Excel
- Outsourcing penggajian
- Menggunakan perangkat lunak penggajian
- Manajemen Penggajian berbasis Excel
Banyak bisnis yang berada pada tahap awal operasi dan memiliki beberapa karyawan biasanya menggunakan manajemen penggajian berbasis excel.
Manajemen penggajian berbasis Excel melibatkan melakukan perhitungan penggajian pada lembar excel menggunakan template perhitungan penggajian standar. Rumus matematika ditetapkan yang membantu petugas penggajian melakukan perhitungan. Meskipun metode ini tidak melibatkan biaya apa pun, tetapi memiliki keterbatasan yang melekat seperti:
- Kemungkinan besar kesalahan dan matematis karena data dimasukkan secara manual
- Kesulitan dalam menambah dan menghapus karyawan dari daftar penggajian
- Kemungkinan duplikat data dan penghilangan entri pada waktu-waktu tertentu
- Perlu memantau pembaruan pajak dan perubahan undang-undang lainnya
Perhitungan payroll karyawan di atas menggunakan cara manual yang menuntut ketelitian dan menguras waktu kerja. Agar memudahkan Anda menghitung gaji puluhan bahkan ratusan karyawan, Anda bisa memakai layanan payroll (payroll outsourcing).
Salah satu payroll outsourcing yang dapat Anda gunakan adalah ABI Payroll. Tidak hanya menghitung gaji, Anda juga mendapatkan benefit lainnya, seperti:
- Customization
Komponen payroll yang dapat disesuaikan untuk setiap jenis kontrak, tunjangan tetap dan non-tetap, bonus, pajak, BPJS dan komponen lainnya.
- Data Record
Sinkronisasi data absensi karyawan, lembur, cuti, dan data lainnya dengan Payroll Process, maintenance, reporting, dan management payroll record
- Payroll
Pembayaran gaji dengan akurasi, tepat waktu, dan jaminan on-track
- Compliance
Seluruh perhitungan sangat sesuai dengan peraturan nasional & lokal terbaru
Semua pekerjaan administrasi diselesaikan oleh outsource, sehingga HR Internal perusahaan Anda dapat fokus pada pekerjaan strategis yang memberikan business impact.
Salah satu payroll outsourcing terbaik adalah Abi Payroll oleh Abhitech. Kenapa Abi Payroll?
- Konsultan ahli dan berpengalaman dalam Payroll Best Practice
Pengalaman proses kerja Abhitech selama >30 tahun di payroll dan kualitas konsultan yang mengerjakan proses payroll untuk perusahaan-perusahaan multinasional di Indonesia
- Didukung oleh Sistem HR (Platform Abi Payroll)
Proses rutin:
Waktu dan Kehadiran merupakan input data penting untuk pemrosesan payroll.
Setiap pemotongan berdasar kebijakan pemerintah/industri seperti BPJS dan pajak gaji (PPh 21) dihitung secara bertahap dengan compliance yang ketat.
Proses Pembayaran Gaji:
Transfer gaji dapat dikelola oleh Abhitech dengan pengaturan tertentu. Jika tidak, output data payroll yang diproses dapat disediakan untuk transfer independen.
Slip gaji akan dibuat secara otomatis dan dikirim ke alamat email masing-masing karyawan atau melalui portal layanan mandiri online.
Confidentiality:
Dengan standar ISO 9001 dan proses yang ketat, kami pastikan data anda aman.
Anda bisa menyesuaikan siapa saja (karyawan atau department internal) yang mendapat akses untuk melihat detail gaji setiap karyawan.
Coba Abi Payroll sekarang juga!
atau
Tanyakan Lebih Lanjut Seputar Abi Payroll dengan Tim Abhitech
