Bagaimana cara menghitung gaji prorata karyawan? Bagi seorang karyawan, gaji bukan hanya sekadar penghasilan, tetapi juga merupakan bentuk penghargaan atas kontribusi dan kerja keras yang dilakukan.
Namun, terkadang ada situasi di mana seorang karyawan bekerja dalam periode yang lebih pendek, seperti onboarding di tengah bulan atau resign di tengah bulan.
Saat karyawan telah mulai bekerja, lamanya masa kerja akan tetap dihitung untuk menentukan gaji prorata yang sesuai. Ini berarti bahwa meskipun belum mencapai satu bulan penuh, karyawan baru tetap berhak menerima gaji prorata.
Dalam kasus seperti ini, perlu dilakukan perhitungan gaji prorata agar karyawan mendapatkan gaji yang adil sesuai dengan waktu kerja yang dilakukan. Artikel ini akan membahas secara lengkap tentang cara menghitung gaji prorata karyawan.
Apa Itu Gaji Prorata?
Pro rata merupakan istilah yang sering digunakan dalam dunia bisnis dan keuangan. Dalam konteks perhitungan gaji, pro rata berarti membagi jumlah gaji penuh berdasarkan periode waktu kerja yang sebenarnya dilakukan oleh karyawan.
Dengan kata lain, gaji prorata adalah pembayaran gaji yang disesuaikan dengan waktu kerja yang sebenarnya.
Perhitungan penggajian ini tidak hanya berlaku untuk karyawan yang bergabung di pertengahan bulan, tetapi juga untuk mereka yang mengundurkan diri pada pertengahan bulan. Akibatnya, jumlah gaji yang diterima akan lebih sedikit daripada yang tercantum dalam kontrak kerja.
Hal ini terjadi karena periode kerja mereka juga lebih pendek daripada periode perhitungan sebenarnya. Metode penghitungan gaji prorata dilakukan berdasarkan faktor-faktor yang mempengaruhi. Beberapa alasan mengapa perusahaan menggunakan perhitungan gaji prorata antara lain:
- Perusahaan tidak memberlakukan cuti berbayar.
- Karyawan baru memulai pekerjaan di pertengahan minggu atau pertengahan bulan.
- Karyawan mengambil cuti yang melebihi jatah yang diberikan dalam kebijakan cuti berbayar.
- Karyawan mengakhiri pekerjaan mereka pada pertengahan bulan
Tujuan Perhitungan Gaji Prorata
Tujuan utama perhitungan gaji prorata adalah untuk memberikan keadilan kepada karyawan yang bekerja dalam periode waktu yang lebih pendek dari periode kerja yang penuh.
Dengan menggunakan perhitungan gaji prorata, karyawan akan mendapatkan kompensasi yang proporsional sesuai dengan waktu kerja yang mereka lakukan.
Perhitungan prorata bukan hanya berguna untuk menghitung gaji karyawan baru atau yang resign, tetapi juga dapat digunakan untuk menghitung tunjangan seperti Tunjangan Hari Raya (THR).
Proses ini diperlukan untuk karyawan yang belum bekerja selama satu tahun ketika pembagian THR dilakukan. Meskipun belum mencapai masa kerja satu tahun, karyawan tetap berhak menerima THR dengan perhitungan prorata yang berlaku. Berikut ini adalah rumusnya.
Rumus Prorate THR = jumlah bulan bekerja / 12 x gaji bulanan
Download template perhitungan gaji karyawan dengan UU HPP terbaru
Komponen Penentu Gaji Pokok Karyawan
Besarnya gaji bulanan inilah yang nantinya diterapkan dalam cara hitung gaji prorata untuk bisa mengetahui jumlah nilai gaji yang didapatkan pada kondisi tertentu.
Sebelum membahas lebih lanjut tentang cara menghitung gaji prorata, ada beberapa komponen yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan nilai gaji pokok karyawan.
Kesesuaian Skala Gaji
Salah satu faktor penting dalam menentukan nilai gaji pokok adalah kesesuaian dengan skala gaji yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Setiap perusahaan biasanya memiliki skala gaji yang berbeda-beda berdasarkan jabatan, tingkat pendidikan, pengalaman kerja, dan faktor lainnya.
Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa gaji yang ditentukan untuk seorang karyawan sesuai dengan skala gaji yang berlaku di perusahaan.
Nilai Pekerjaan di Pasaran
Nilai pekerjaan di pasaran juga merupakan faktor yang mempengaruhi penentuan gaji pokok.
Pada umumnya, pekerjaan dengan tingkat kesulitan yang lebih tinggi atau keahlian khusus yang langka akan memiliki nilai yang lebih tinggi di pasaran.
Oleh karena itu, perusahaan harus mempertimbangkan nilai pekerjaan yang bersangkutan saat menentukan gaji pokok.
Kontribusi Profesi untuk Perusahaan
Kontribusi profesi atau peran karyawan dalam menjalankan tugasnya juga menjadi faktor yang mempengaruhi penentuan gaji pokok.
Misalnya, seorang karyawan yang memiliki tanggung jawab yang besar atau berperan penting dalam mencapai tujuan perusahaan mungkin berhak mendapatkan gaji yang lebih tinggi dibandingkan dengan karyawan yang memiliki tanggung jawab yang lebih kecil.
Cara Hitung Gaji Prorata dan Contohnya
Ada beberapa metode yang dapat digunakan untuk menghitung gaji prorata. Berikut ini adalah tiga rumus dan cara menghitung gaji prorata yang umum digunakan:
Cara Hitung Gaji Prorata Per Jam
Untuk menghitung gaji prorata per jam, langkah-langkah berikut dapat diikuti:
- Tentukan jumlah gaji bulanan penuh karyawan (misalnya, Rp 5.000.000).
- Hitung jumlah jam kerja dalam satu bulan (misalnya, 160 jam kerja).
- Hitung jumlah jam kerja yang dilakukan oleh karyawan (misalnya, 80 jam kerja).
- Gunakan rumus: (Jumlah jam kerja yang dilakukan ÷ Jumlah jam kerja dalam satu bulan) × Jumlah gaji bulanan penuh = Gaji prorata per jam.
Contoh:
(80 jam kerja ÷ 160 jam kerja) × Rp 5.000.000 = Rp 2.500.000
Dengan demikian, gaji prorata per jam untuk karyawan tersebut adalah Rp 2.500.000.
Cara Hitung Gaji Prorata Berdasarkan Jumlah Hari Kerja
Untuk menghitung gaji prorata berdasarkan jumlah hari kerja, langkah-langkah berikut dapat diikuti:
- Tentukan jumlah gaji bulanan penuh karyawan (misalnya, Rp 10.000.000).
- Hitung jumlah hari kerja dalam satu bulan (misalnya, 20 hari kerja).
- Hitung jumlah hari kerja yang dilakukan oleh karyawan (misalnya, 15 hari kerja).
- Gunakan rumus: (Jumlah hari kerja yang dilakukan ÷ Jumlah hari kerja dalam satu bulan) × Jumlah gaji bulanan penuh = Gaji prorata berdasarkan jumlah hari kerja.
Contoh:
(15 hari kerja ÷ 20 hari kerja) × Rp 10.000.000 = Rp 7.500.000
Dengan demikian, gaji prorata berdasarkan jumlah hari kerja untuk karyawan tersebut adalah Rp 7.500.000.
Cara Hitung Gaji Prorata Karyawan Baru dan Resign
Untuk menghitung gaji prorata karyawan baru atau resign, langkah-langkah berikut dapat diikuti:
- Tentukan jumlah gaji bulanan penuh karyawan (misalnya, Rp 15.000.000).
- Hitung jumlah hari kerja dalam satu bulan (misalnya, 22 hari kerja).
- Hitung jumlah hari kerja yang dilakukan oleh karyawan (misalnya, 10 hari kerja).
- Gunakan rumus: (Jumlah hari kerja yang dilakukan ÷ Jumlah hari kerja dalam satu bulan) × Jumlah gaji bulanan penuh = Gaji prorata karyawan baru atau resign.
Contoh:
(10 hari kerja ÷ 22 hari kerja) × Rp 15.000.000 = Rp 4.090.909
Dengan demikian, gaji prorata untuk karyawan baru atau resign adalah Rp 4.090.909.
Dapatkan perhitungan payroll secara otomatis dan GRATIS
Aturan Pemotongan Gaji Prorata Karena Absen
Terkadang, karyawan mengalami absen dalam periode kerja tertentu. Dalam hal ini, aturan pemotongan gaji prorata diterapkan. Pemotongan gaji prorata karena absen dilakukan berdasarkan jumlah hari kerja yang tidak dilakukan oleh karyawan.
Berdasarkan Pasal 93 Ayat 1 Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003, perusahaan memiliki hak untuk tidak memberikan pembayaran gaji kepada karyawan dalam beberapa kondisi tertentu jika mereka tidak masuk kerja.
Namun, ada beberapa kondisi di mana perusahaan wajib membayar gaji karyawan, yaitu:
- Ketika karyawan jatuh sakit sehingga tidak dapat bekerja.
- Ketika karyawan menjalankan kewajiban terhadap negara.
- Ketika karyawan menjalankan prosesi ibadah yang diperintahkan oleh agama.
- Ketika perempuan mengalami sakit pada hari pertama dan kedua masa haid sehingga tidak dapat bekerja.
- Ketika karyawan tidak bekerja karena akan menjalani khitan, melahirkan, menikah, membaptis, menikahkan, atau mengalami keguguran.
- Ketika anggota keluarga inti seperti suami, anak, orang tua, mertua, istri, menantu, atau anggota keluarga lain yang tinggal satu rumah meninggal dunia.
- Ketika karyawan menjalani hak istirahat.
- Ketika karyawan sedang menempuh pendidikan yang lebih lanjut atas perintah perusahaan.
- Ketika karyawan melaksanakan tugas serikat pekerja dengan persetujuan dari perusahaan.
Dalam kondisi-kondisi tersebut, perusahaan tidak dapat sembarangan memotong gaji karyawan. Namun, jika karyawan absen tanpa alasan yang jelas, perusahaan memiliki hak untuk memotong gaji mereka.
Cara Hitung Gaji Prorata Karena Absen
Untuk menghitung gaji prorata karena absen, langkah-langkah berikut dapat diikuti:
- Tentukan jumlah gaji prorata per hari kerja.
- Hitung jumlah hari kerja yang dilakukan oleh karyawan.
- Hitung jumlah hari kerja yang diabsen oleh karyawan.
- Gunakan rumus: (Jumlah hari kerja yang dilakukan – Jumlah hari kerja yang diabsen) × Gaji prorata per hari kerja = Gaji prorata karena absen.
Kesimpulan
Perhitungan gaji prorata merupakan langkah penting dalam memberikan kompensasi yang adil kepada karyawan yang bekerja dalam periode waktu yang lebih pendek dari periode kerja yang penuh.
Dengan menggunakan rumus dan metode yang tepat, perusahaan dapat memastikan bahwa karyawan menerima gaji yang sesuai dengan waktu kerja yang dilakukan.
Penting bagi perusahaan untuk memahami dan mengimplementasikan perhitungan gaji prorata dengan benar guna menjaga keadilan dan kepuasan karyawan.
Dengan mengetahui cara menghitung gaji prorata, perusahaan dapat memastikan bahwa karyawan mendapatkan kompensasi yang sesuai dengan kontribusi dan waktu kerja yang mereka lakukan.
Perhitungan payroll karyawan di atas menggunakan cara manual yang menuntut ketelitian dan menguras waktu kerja. Agar memudahkan Anda menghitung gaji puluhan bahkan ratusan karyawan, Anda bisa memakai layanan payroll (payroll outsourcing).
Salah satu payroll outsourcing yang dapat Anda gunakan adalah ABI Payroll. Tidak hanya menghitung gaji, Anda juga mendapatkan benefit lainnya, seperti:
- Customization
Komponen payroll yang dapat disesuaikan untuk setiap jenis kontrak, tunjangan tetap dan non-tetap, bonus, pajak, BPJS dan komponen lainnya.
- Data Record
Sinkronisasi data absensi karyawan, lembur, cuti, dan data lainnya dengan Payroll Process, maintenance, reporting, dan management payroll record
- Payroll
Pembayaran gaji dengan akurasi, tepat waktu, dan jaminan on-track
- Compliance
Seluruh perhitungan sangat sesuai dengan peraturan nasional & lokal terbaru
Semua pekerjaan administrasi diselesaikan oleh outsource, sehingga HR Internal perusahaan Anda dapat fokus pada pekerjaan strategis yang memberikan business impact.
Salah satu payroll outsourcing terbaik adalah Abi Payroll oleh Abhitech. Kenapa Abi Payroll?
- Konsultan ahli dan berpengalaman dalam Payroll Best Practice
Pengalaman proses kerja Abhitech selama >30 tahun di payroll dan kualitas konsultan yang mengerjakan proses payroll untuk perusahaan-perusahaan multinasional di Indonesia
- Didukung oleh Sistem HR (Platform Abi Payroll)
Proses rutin:
Waktu dan Kehadiran merupakan input data penting untuk pemrosesan payroll.
Setiap pemotongan berdasar kebijakan pemerintah/industri seperti BPJS dan pajak gaji (PPh 21) dihitung secara bertahap dengan compliance yang ketat.
Proses Pembayaran Gaji:
Transfer gaji dapat dikelola oleh Abhitech dengan pengaturan tertentu. Jika tidak, output data payroll yang diproses dapat disediakan untuk transfer independen.
Slip gaji akan dibuat secara otomatis dan dikirim ke alamat email masing-masing karyawan atau melalui portal layanan mandiri online.
Confidentiality:
Dengan standar ISO 9001 dan proses yang ketat, kami pastikan data anda aman.
Anda bisa menyesuaikan siapa saja (karyawan atau department internal) yang mendapat akses untuk melihat detail gaji setiap karyawan.
Coba Abi Payroll sekarang juga!
atau
Tanyakan Lebih Lanjut Seputar Abi Payroll dengan Tim Abhitech
