Apa yang muncul di benak Anda ketika mendengar istilah “pencurian”? Pencurian toko, perampokan bank, atau mungkin perampokan rumah?
Tahukah Anda, itu hanya beberapa dari banyak model pencurian. Salah satu bentuk kecurangan dan pencurian paling umum di tempat kerja adalah melalui payroll fraud.
Payroll fraud terjadi ketika seorang karyawan atau pengusaha memanipulasi sistem penggajian untuk mengambil uang yang sebenarnya tidak mereka miliki.
Mulai dari pengklasifikasian karyawan dan pemalsuan jam kerja hingga menggunakan karyawan fiktif.
Bahkan, payroll fraud 2x lebih mungkin terjadi pada bisnis kecil jika dibandingkan dengan perusahaan besar.
Dalam artikel ini, kami akan mengulas secara mendalam apa itu payroll fraud dan menjelaskan berbagai skemanya.
Yang paling penting, kami akan memberikan tips tentang cara mencegah payroll fraud dari awal.
Lanjutkan membaca untuk memahami lebih banyak tentang penyebab payroll fraud dan cara mendeteksinya.
Apa itu Payroll Fraud?
Payroll fraud terjadi ketika seseorang secara tidak sah mengubah sistem gaji perusahaan untuk memanipulasi perhitungan kompensasi karyawan demi keuntungannya sendiri.
Ini merupakan kejahatan yang dapat dilakukan oleh employer maupun karyawan.
Karyawan dapat melakukan penipuan ini dengan mencatat jam kerja yang sebenarnya tidak mereka kerjakan atau secara diam-diam meningkatkan tingkat kompensasi mereka.
Di sisi lain, employer dapat melakukan penipuan ini dengan menahan gaji dan benefit yang seharusnya mereka berikan kepada karyawan mereka.
Faktanya, menurut PwC, 47% dari seluruh perusahaan mengalami setidaknya satu peristiwa penipuan dalam 24 bulan terakhir.
Singkatnya, payroll fraud adalah mekanisme yang digunakan salah satu pihak untuk memperkaya diri sendiri dengan cara menipu dari pihak lainnya.
Bentuk-Bentuk Payroll Fraud
Seperti yang telah kami sebutkan di atas, payroll fraud bisa terjadi dalam berbagai bentuk. Beberapa diantaranya adalah:
Mislasifikasi
Karyawan diklasifikasikan berdasarkan jumlah jam kerja, hubungan mereka dengan perusahaan, dan faktor lainnya. Misalnya, Anda dapat mengklasifikasikan seseorang sebagai karyawan full time, karyawan part time, atau freelance.
Karyawan dengan klasifikasi yang berbeda berhak mendapatkan manfaat yang berbeda.
Dalam beberapa kasus, pengusaha dapat salah mengklasifikasikan karyawan untuk menghemat biaya seperti pajak gaji, dan benefit karyawan.
Misklasifikasi yang disengaja dapat dianggap sebagai payroll fraud, yang pada akhirnya dapat mengakibatkan konsekuensi hukum bagi perusahaan.
Baca juga: Perbedaan Payroll Software dan Payroll Service
Timesheet Fraud
Timesheet fraud yang juga disebut sebagai buddy punching, adalah kondisi ketika karyawan memanipulasi lembar kerja mereka sehingga terlihat seolah-olah mereka bekerja lebih banyak jam dari yang sebenarnya.
Umumnya, ada dua cara ini terjadi. Pertama, karyawan mungkin memasukkan jam tambahan di lembar kerja dengan mencatat jam kerja tambahan yang sebenarnya tidak mereka kerjakan.
Atau, kedua, karyawan mungkin mengakses sistem payroll untuk memalsukan gaji mereka dan meningkatkan tarif upah per jam mereka.
Commission Schemes
Image by Freepik
Beberapa karyawan mungkin menerima bonus atau komisi ketika mereka melakukan sales atau mencapai target.
Namun, terkadang karyawan mencari berbagai cara untuk mendapatkan komisi atau bonus kepada diri mereka sendiri tanpa sepengetahuan perusahaan.
Ini dikenal sebagai commission schemes dan biasanya dapat dikenakan sanksi sebagai payroll fraud.
Workers’ Compensation Fraud
Workers’ compensation fraud terjadi ketika seorang karyawan memalsukan kecelakaan/cede atau secara palsu mengklaim bahwa mereka terluka di tempat kerja untuk mendapatkan kompensasi.
Ini dapat secara langsung mempengaruhi keuangan perusahaan yang memberikan asuransi kompensasi pekerja.
Atau, tindakan penipuan semacam ini dapat mengakibatkan perusahaan asuransi harus membayar sejumlah uang.
Ghost Payroll
Ghost payroll mengacu pada situasi di mana perusahaan tanpa sadar membayar karyawan yang sebenarnya tidak ada.
Jenis payroll fraud ini paling sering dilakukan oleh karyawan HRD atau karyawan yang memiliki akses ke sistem penggajian perusahaan.
Pelaku dapat menciptakan karyawan palsu atau tetap menggaji staf yang tidak lagi bekerja untuk perusahaan.
Cara Mendeteksi Tanda-Tanda Payroll Fraud
Beberapa bentuk payroll fraud bisa sangat sulit diidentifikasi, sehingga bisa berlangsung lama. Faktanya, menurut Association of Certified Fraud Examiners, skema penipuan gaji rata-rata berlangsung selama 24 bulan.
Biasanya, tidak ada faktor pasti yang menjadi indikator dari penipuan payroll. Namun, ada beberapa tanda bahaya yang perlu diwaspadai, antara lain:
- Perubahan dalam catatan gaji yang tidak dikenal atau abnormal dapat mengindikasikan penyalahgunaan dalam sistem gaji dan sebaiknya diselidiki untuk potensi penipuan.
- Inkonsistensi antara sistem gaji dan pembayaran yang dikeluarkan, yang dapat mengindikasikan bahwa karyawan mengambil dana secara tidak sah dengan cara tertentu.
- Kesalahan, kecerobohan, atau catatan yang benar-benar hilang dalam sistem gaji mungkin tidak selalu disengaja—dan sebaliknya dapat menjadi kasus penipuan yang disengaja.
- Karyawan yang tidak terkait yang mencantumkan informasi yang identik, seperti nomor rekening bank, Nomor Jaminan Sosial, atau alamat.
- Akses yang tidak sah ke catatan gaji, dengan individu yang mengakses informasi yang seharusnya tidak mereka lihat atau mengakses informasi tanpa alasan yang valid.
- Komunikasi gaji yang tidak diminta atau tidak biasa, untuk gaji yang tidak diajukan atau berasal dari alamat email yang tidak dikenal.
Ini hanya beberapa red flag yang perlu diwaspadai – ingatlah, payroll fraud dapat terjadi dalam berbagai bentuk.
Itulah mengapa Anda harus secara berkala meninjau catatan gaji dan akuntansi perusahaan Anda. Dengan Payroll Service Abhitech, semua informasi gaji Anda ada dalam satu tempat, sehingga mudah untuk melakukan review catatan gaji.
Baca juga: 7 Miskonsepsi Payroll Service yang Jarang Diketahui HR
Cara Mencegah Payroll Fraud
Mencegah lebih baik daripada mengobati. Ketika Anda mengambil langkah-langkah untuk mendeteksi dan mengurangi penipuan, Anda mengurangi risiko harus menghadapi masalah hukum di kemudian hari.
Dengan demikian, berikut adalah beberapa cara untuk melawan payroll fraud:
Langkah satu: Pahami klasifikasi karyawan
Sebagai manajer, Anda harus memahami klasifikasi staf. Salah mengklasifikasikan staf tidak hanya menimbulkan kerugian keuangan tetapi juga melanggar hukum.
Langkah dua: Kurangi Timesheet Fraud
Berikan panduan yang jelas kepada pekerja mengenai kapan mereka boleh dan tidak boleh mencatat absen.
Anda bahkan bisa menerapkan tindakan verifikasi identitas, seperti kartu ID atau sidik jari.
Dan, tentu saja, tunjuk manajer untuk review dan menyetujui timesheet karyawan setiap periode penggajian.
Langkah tiga: Pantau Skema Komisi
Pastikan untuk secara berkala mereview kebijakan komisi perusahaan Anda. Selain itu, awasi catatan karyawan yang menerima komisi paling tinggi.
Anda bahkan bisa mempertimbangkan melakukan audit terhadap penjualan mereka untuk memastikan mereka mendapatkan semua komisi yang seharusnya mereka terima.
Langkah empat: Awasi Kompensasi Pekerja
Pertama, buat kebijakan yang jelas untuk melaporkan cedera/kecelakaan di tempat kerja. Beri tahu karyawan kemana mereka harus melaporkan cedera, kapan, dan bagaimana melaporkannya.
Selain itu, pasang kamera pengawas agar setiap potensi cedera tempat kerja tercatat.
Langkah lima: Hindari Ghost Payroll
Solusi sederhana untuk skema ini adalah dengan secara fisik mengirimkan cek kepada karyawan.
Jika ini tidak praktis, Anda juga bisa secara berkala meninjau daftar gaji Anda dan menangani ketidaksesuaian.
Cari hal seperti alamat dan nomor rekening ganda, dan tanyakan kepada pegawai akuntansi Anda tentang payroll fraud.
Langkah enam: Awasi Skema Pihak Ketiga
Hacker dan penipu merupakan ancaman yang menghantui bisnis. Untuk mencegah skema ini, edukasikan staf Anda tentang skema phishing umum.
Anda bahkan bisa meng-upgrade ke sistem penggajian yang aman seperti Payroll Service Abhitech. Dengan layanan Abhitech, Anda dapat dengan mudah mengawasi seluruh penggajian sambil menjaga informasi staf Anda tetap aman dari kejahatan pihak ketiga.
Dengan perlindungan kelas atas dan kontrol internal yang mudah digunakan, Anda dapat menjalankan penggajian dengan tenang.
Baca juga: Strategi Optimasi Sistem Payroll Perusahaan Skala Kecil
Kesimpulan – Payroll Fraud
Payroll fraud bukanlah sesuatu yang unik dan sayangnya sering terjadi pada bisnis kecil dan besar, di semua industri atau sektor.
Dan, setelah terjadi, ini bisa menjadi masalah besar bagi semua pihak yang terlibat.
Uang dapat dicuri, privasi dapat terganggu, dan database dapat terancam. Itulah mengapa selalu lebih baik mencegah payroll fraud sebelum terjadi.
Dengan mengetahui cara payroll fraud dilakukan dan mengikuti tips pencegahan penipuan dalam artikel ini, Anda dapat menjaga perusahaan Anda tetap aman.
Anda juga dapat meminimalkan risiko payroll fraud dengan menggunakan Payroll Service Abhitech.
Abhitech adalah penyedia Payroll Service terpercaya yang membantu perusahaan merampingkan proses payroll mereka dengan menyediakan solusi manajemen payroll end-to-end.
Kami memiliki pengalaman lebih dari 30 tahun dalam menyediakan layanan HR, payroll, recruitment, hingga manpower outsourcing. Abhitech melayani berbagai industri seperti Oil & Gas, Telco, Manufaktur, dan banyak lainnya.
Kami memberi klien kami solusi penggajian yang fleksibel, terukur, aman, dan hemat biaya. Sebagai perusahaan payroll service, kami menyederhanakan workflow, baik itu pemrosesan pembayaran tepat waktu, pengajuan dan compliance menurut undang-undang, pelaporan dan analitik, atau manajemen pengeluaran.
Konsultan ahli dan berpengalaman kami memiliki pemahaman yang kaya dan bekerja sebagai bagian dari tim Anda. Selain itu, kami mengelola proses penggajian secara efisien agar Anda dapat fokus pada core business Anda. Selain itu, kami menawarkan solusi yang disesuaikan dan dibuat khusus untuk memenuhi kebutuhan bisnis spesifik Anda.
Abhitech menawarkan rangkaian lengkap layanan kepada employer dan memungkinkan bisnis untuk mempekerjakan dan membayar staf dengan segera, konsisten, dan compliance, sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Payroll Service Abhitech akan menjamin payroll compliance Anda 100%
Payroll Service Abhitech memiliki tim ahli penggajian yang selalu up-to-date dalam hukum Ketenagakerjaan Indonesia.
Sumber:
