Menemukan bantuan payroll yang tepat untuk bisnis dimulai dengan memahami apa kebutuhan Anda. Artikel berikut akan mengupas semua hal terkait payroll service dan payroll software yang perlu Anda ketahui.
Kita semua tahu bahwa karyawan adalah aset paling berharga bagi sebuah perusahaan.
Dan apa motivasi sebagian besar karyawan? Gaji.
Proses penggajian seringkali merupakan pekerjaan yang menantang dan memakan waktu bagi sebagian besar bisnis saat ini.
Prinsip Pareto menyatakan bahwa 80% dari result dapat ditelusuri dari 20% dari usaha.
Lebih tepatnya, sesuai dengan Hukum Murphy kita bisa mengatakan bahwa tugas yang paling tidak penting cenderung menghabiskan waktu paling banyak. Salah satunya adalah penggajian.
Semua perusahaan memerlukan solusi payroll yang bisa diandalkan, baik itu payroll service maupun payroll software.
Mengotomatiskan payroll, memudahkan perhitungan attendance & benefit, pelaporan pajak hingga BPJS, memang urusan yang tidak ada habisnya
Sehingga muncul pertanyaan, sistem penggajian mana yang paling berhasil? Dan apakah ada perbedaan nyata antara keduanya?
Payroll Service & Payroll Software merupakan hal yang berbeda. Sebelum memilih salah satunya, bisnis harus mengevaluasi persyaratan dan memilih solusi penggajian terbaik berdasarkan kondisi masing-masing.
Apa Itu Payroll Management?
Sebagai pemilik bisnis atau HR, Anda mungkin akrab dengan payroll. Secara sederhana, payroll adalah tindakan memberi kompensasi kepada karyawan atas pekerjaan yang mereka selesaikan untuk perusahaan.
Biasanya, perusahaan memproses payroll untuk jangka waktu tertentu, umumnya setiap bulan, namun ada juga yang setiap dua minggu. pada proses payroll, employer akan menghitung dan kemudian mendistribusikan upah karyawan.
Namun, payroll bukan sekadar mendistribusikan gaji karyawan. Payroll juga terdiri dari mengurus pajak, menghitung dan membayarkan potongan pajak, serta Jaminan Sosial, hingga asuransi dari karyawan.
Sampai sini, sudah terbayang rumitnya proses payroll? Serunya lagi ketika bisnis tumbuh dan perusahaan mulai mempekerjakan lebih banyak karyawan, proses ini bisa menjadi semakin rumit.
Tidak percaya? Coba hitung berapa waktu yang dihabiskan untuk menghitung, mengajukan, dan membayar pajak gaji karyawan. Ingat, itu baru pajak, belum perhitungan BPJS, asuransi, tunjangan karyawan, dan lainnya.
Payroll management adalah sistem yang membantu bisnis mengelola penggajian, membuat penggajian lebih efisien dan akurat. Sistem manajemen penggajian yang baik tidak hanya mengotomatiskan proses untuk Anda, tetapi juga secara substansial mengurangi waktu yang Anda habiskan untuk penggajian per bulan atau tahun.
Dalam hal payroll management, ada metode populer yang sering digunakan:
Payroll Service dan Payroll Software.
Pertanyaan yang akan muncul berikutnya adalah apa perbedaan keduanya? Mana yang lebih baik untuk perusahaan saya?
Apa itu Payroll Service?
Payroll Service adalah perusahaan yang spesialisasi dalam membantu bisnis lain menangani proses payroll. Payroll Service bisa menangani seluruh proses penggajian klien, tergantung pada model layanan yang disepakati, layanan penggajian dapat mencakup:
- Time and attendance tracking
- Collection and administration of all the data needed for payroll
- Payroll calculation
- Payroll tax management from calculation to withholding to reporting
- Funds management and employee payments
- Payslip distribution
- Payroll record keeping
- Benefits management
- Payroll compliance management
Meskipun layanan yang diberikan dapat bervariasi dari satu penyedia payroll service dengan yang lainnya, tujuan keseluruhannya tetap sama: memastikan pembayaran gaji karyawan yang akurat dan tepat waktu di setiap penggajian.
Apa itu Payroll Software?
Payroll Software merupakan alat bantu manajemen payroll internal dengan melakukan tugas-tugas yang memakan waktu, jika tidak, harus ditangani secara manual. Seperti menghitung upah dan gaji karyawan, pajak, dan lainnya.
Bergantung pada softwarenya, bisnis dapat mencapai tingkat otomatisasi penggajian yang bervariasi dan membuat proses penggajian mereka semakin efisien. Fitur software penggajian paling dasar meliputi:
- Calculation of employee wages and salaries
- Generating payslips
- Direct deposit management capabilities
- Payroll and compliance calendar
- Payroll data storage and access
- Creating payroll reports
Kelebihan & Kekurangan Payroll Service Vs Payroll Software
Payroll Software dan Payroll Service adalah dua cara pemrosesan dan pengelolaan payroll yang sangat berbeda.
Keduanya sangat berbeda dalam tingkat tanggung jawab, kontrol, dan keterlibatan bisnis yang payrollnya perlu diproses.
Payroll yang dikelola oleh pihak ketiga akan memberikan kebebasan resource internal dari pekerjaan administrasi, sehingga ada lebih banyak waktu untuk fokus pada tugas yang lebih penting, dan menghilangkan beban compliance dari pundak bisnis.
Banyak yang salah kaprah terkait kontrol yang “hilang” jika menggunakan Payroll Service. Faktanya, seluruh aktivitas yang dilakukan pada proses payroll akan melalui persetujuan klien. Sehingga klien memiliki kontrol penuh.
Ditambah lagi, pada Payroll Service seperti Abhitech yang memberikan bonus HRIS akan memudahkan klien untuk memonitor progess payroll secara transparan yang dapat diakses secara online dimanapun dan kapanpun.
Di sisi lain, Payroll Software akan melibatkan tim internal perusahaan untuk mengerjakan payroll. Sehingga, keakuratan dan ketepatan waktu pembayaran karyawan serta masalah compliance payroll menjadi tanggung jawab perusahaan.
Selain itu, menggunakan software payroll tidak serta-merta menghilangkan kebutuhan untuk mengelola, dan memantau semua proses yang terkait dengan penggajian, sekaligus menjamin ketepatan waktu penggajian serta deadline untuk pembayaran pajak, pelaporan, dan lainnya.
Perlu waktu lebih banyak untuk membiasakan diri dengan software dan menyesuaikannya dengan kebutuhan bisnis.
Kebutuhan untuk memperbarui perangkat lunak secara teratur untuk mengikuti standar dan peraturan terbaru adalah kelemahan lainnya. Sehingga payroll service biasanya dapat menawarkan layanan yang lebih luas daripada solusi software.
Di sisi positifnya, software payrolll menyediakan akses cepat dan mudah ke data penggajian, memungkinkan modifikasi dalam proses penggajian kapanpun diperlukan, dan dapat diintegrasikan dengan alat manajemen tenaga kerja lainnya. (Tentunya hal ini juga dapat ditemukan pada Payroll Service Abhitech)
Instant Result! – Kelebihan pakai Payroll Service
Salah satu keuntungan terbesar menggunakan payroll service tim yang bertanggung jawab terhadap keuangan tidak perlu mengkhawatirkan detailnya. Sehingga, lebih banyak waktu untuk lebih fokus pada core operations dan mengembangkan bisnis.
Ini bisa menjadi cara yang sangat efisien untuk mendelegasikan tugas dan mengalihkan pekerjaan yang memakan waktu.
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, ketika perusahaan memutuskan untuk memakai payroll software, dibutuhkan proses onboarding yang panjang hingga akhirnya memberikan dampak nyata.
Mulai dari:
- instalasi software,
- integrasi data,
- training karyawan untuk menggunakan software
- Gagap saat mengoperasikan software ketika cycle payroll pertama
- Trial & Error
- Payroll done
Pertanyaannya, apakah dalam bulan pertama penggunaan software, tim internal bisa dijamin sudah cakap dan lancar menggunakan software tersebut?
Belum tentu. Beda karyawan, beda pula skill dan kecepatan dalam belajar mengoperasikan hal baru. Sehingga risiko tidak nampak instant result sangat besar pada payroll software.
Berbeda dengan Payroll Service, pada layanan payroll seperti Abhitech, seluruh pengerjaannya dilakukan oleh konsultan yang telah berpengalaman memproses payroll.
Layanan Payroll seperti Abhitech juga dilengkapi dengan HRIS, sehingga konsultan yang berpengalaman tidak menghitung secara manual. Namun, menggunakan sistem sehingga hasil perhitungan dijamin 100% akurat.
Perusahaan klien tidak lagi mengalami “trial & error” pada payroll cycle pertama (seperti yang sering terjadi pada payroll software), dengan payroll service resultnya dapat langsung terlihat bahkan pada payroll cycle pertama!
Apa saja result yang dimaksud?
- Laporan time & attendance karyawan
- Perhitungan & pembayaran gaji tepat waktu
- Tax Management, mulai dari perhitungan, pemotongan hingga pelaporan
- BPJS Management, mulai dari perhitungan, pemotongan hingga pelaporan
- Distribusi payslip
- Payroll record keeping
- Benefits management
- Payroll compliance management
Seluruh proses payroll dikerjakan oleh konsultan penyedia layanan dengan kontrol penuh klien, sehingga tim HR internal bisa fokus eksekusi pekerjaan penting yang berdampak pada bisnis, seperti: Organizational Development, Compensation Benefit, Culture, dan lainnya.
Mengapa Result yang Cepat itu Penting?
Payroll Service hadir untuk membantu perusahaan menangani masalah seputar penggajian seperti:
- Karyawan protes / demotivasi karena gaji sering tidak akurat atau terlambat
- Risiko terkena sanksi hukum karena tidak compliance
- Waktu kerja tim habis hanya untuk Proses Payroll
- Lelah training ulang karyawan karyawan karena software payroll yang kompleks
- Pakai software payroll, tapi waktu implementasi software lama
Jika perusahaan menggunakan solusi payroll yang tidak menyelesaikan masalah secara cepat, potensi masalah yang dialami perusahaan akan semakin panjang dan berpotensi berlarut.
Mengapa menggunakan layanan payroll yang setengah-setengah jika ada solusi yang bisa menyelesaikan masalah payroll perusahaan dengan cepat dan tepat.
Sehingga tidak ada lagi karyawan yang demotivasi, terpapar risiko hukum, dan waktu tim HR bisa digunakan untuk pekerjaan penting lainnya yang lebih memberi dampak bagi perusahaan.
Kelebihan Payroll Service bagi Perusahaan
Keuntungan menggunakan payroll service adalah perusahaan tidak perlu lagi khawatir akan terjadinya kesalahan perhitungan dan pengiriman gaji. Berikut ini adalah pentingnya menggunakan payroll service bagi perusahaan:
Kelebihan Payroll Service – Perhitungan Gaji dan Pembayaran Otomatis
Semua payroll service dilakukan oleh sistem yang telah teruji sehingga tidak ada kesalahan.
Oleh karena itu, perusahaan tidak perlu khawatir terjadi kesalahan dalam perhitungan gaji yang sudah ditentukan.
Payroll Service akan membantu menghitung gaji karyawan bersih setelah pengurangan gaji kotor berupa pajak, BPJS Kesehatan, asuransi dan biaya lainnya.
Kelebihan Payroll Service – Customized sesuai Keinginan Perusahaan
Sebelum terjadi kerja sama, payroll service ini akan meminta informasi dan gaji masing-masing pegawai serta ketentuan dari perusahaan.
Sehingga semua sistem yang berjalan benar-benar disesuaikan dengan perusahaan yang meminta.
Kelebihan Payroll Service – Bisa Dipantau Pegawai
Payroll service menyediakan fitur dalam bentuk aplikasi yang bisa dipantau oleh pegawai masing-masing perusahaan.
Dengan adanya transparansi dan perhitungan yang jelas, pegawai dapat melihat sendiri informasi mengenai jumlah gaji, pajak, potongan, bonus, waktu kerja, dan sebagainya.
Kelebihan Payroll Service bagi Karyawan
Tidak hanya untuk perusahaan, karyawan juga akan turut menikmati layanan yang diberikan payroll service, diantaranya:
Kelebihan Payroll Service – Detail Gaji
Payroll service akan memudahkan karyawan untuk melihat komponen pada gaji. Karyawan juga bisa membandingkan kenaikan gaji serta tunjangan dari tahun ke tahun. Dengan begitu perusahaan akan lebih terbuka tentang besaran tunjangan pada setiap karyawannya.
Payroll Service juga menjamin kerahasiaan data gaji karyawan karena besaran gaji setiap karyawan hanya bisa diakses oleh pihak yang berwenang yang telah ditentukan.
Kelebihan Payroll Service – Meningkatkan Efisiensi Waktu
Payroll service akan memproses komponen payroll hingga ke perhitungan final, perusahaan akan menerima hasil jadinya saja.
Melalui proses ini, maka bagian HR tidak lagi disibukan dengan pengerjaan payroll dan tim finance tidak perlu lagi memeriksa secara detail komponen yang ada.
Keuntungan lainnya yaitu payroll service dapat disesuaikan mengikuti regulasi perusahaan dan ketentuan pemerintah yang bisa jadi berubah-ubah setiap waktu.
Kelebihan Payroll Service – Kemudahan untuk Membuat Formulir Pajak
Salah satu pekerjaan dari tim finance adalah memastikan bahwa setiap tahunnya perusahaan membayar pajak sesuai dengan ketentuan.
Tetapi tidak hanya itu saja, setiap bulan gaji karyawan akan dipotong sesuai dengan besarnya pajak penghasilan.
Tentu hal ini akan langsung berhubungan dengan pelaporan pajak setiap tahunnya. Oleh karena itu, dengan menggunakan payroll service yang tepat semuanya akan jadi lebih mudah.
Manfaat & Kelebihan Payroll Service
Meskipun fungsi HR seperti payroll biasanya ditangani tim in house, kebutuhan efisiensi membuat banyak perusahaan mulai melirik manfaat payroll service.
Berikut adalah lima manfaat yang akan diperoleh dengan menggunakan Payroll Service seperti Abhitech:
- Menghemat waktu
Payroll adalah proses yang memakan waktu. Dengan membebaskan departemen HR dari pekerjaan ini, para karyawan ini dapat berfokus memberikan business impact, seperti mengembangkan strategi finance yang memperkuat competitive advantage perusahaan.
- Meminimalkan pengeluaran
Payroll service membantu perusahaan meminimalkan biaya dan menghitung biaya yang terlihat dan tersembunyi pada payroll management.
- Mencegah kesalahan
Dengan mempekerjakan profesional yang fokusnya adalah payroll, perusahaan akan menghindari kemungkinan kesalahan, deadline pembayaran yang terlewat, kelalaian, atau pengajuan pajak penggajian yang terlambat.
- Menjamin compliance
Penyedia payroll service mengerjakan penggajian berdasarkan undang-undang ketenagakerjaan terbaru, sehingga menjamin employer untuk tetap patuh.
- Cepat Tanggap
Payroll service akan mendedikasikan waktu untuk menyelesaikan pertanyaan atau masalah apa pun yang mungkin dimiliki karyawan klien, sehingga mempercepat waktu respons.
Dampak Tidak Menggunakan Payroll Service
Bagaimana jika perusahaan menggunakan solusi payroll selain service?
Terdapat beberapa risiko yang mungkin dialami perusahan, diantaranya adalah:
- Memakan waktu – Jika karyawan membuat kesalahan saat melakukan proses payroll, karyawan akan menghabiskan banyak waktu untuk mencoba memperbaikinya.
- Staf – butuh waktu DAN tenaga untuk menjalankan payroll. Bergantung pada ukuran atau kompleksitas perusahaan, payroll dapat membutuhkan banyak tenaga kerja untuk dijalankan sendiri.
- Kesalahan – Keakuratan penggajian internal tidak dapat dijamin sehingga perusahaan lebih berisiko terkena sanksi hukum karena tidak compliance.
- Investasi di muka – beberapa software payroll dibandrol dengan harga yang terjamin. NAMUN, biaya tahunan adalah sesuatu yang perlu dipertimbangkan juga saat mengevaluasi biaya keseluruhan.
- Waktu belajar – DIY payroll software merupakan proses yang rumit dan karyawan membutuhkan waktu lebih untuk mempelajari cara operasinya.
Menyarankan Atasan untuk Menggunakan Payroll Service
Payroll Service dapat digunakan oleh bisnis yang memiliki atau tanpa tim HR Payroll.
Jika perusahaan telah memiliki tim HR Payroll, payroll service bukanlah pengganti, melainkan partnership dan extension dari tim internal Anda.
Tim internal Anda menjadi PIC Payroll, dan mereka bisa mengembangkan skill & pengalamannya di fungsi HR lainnya yang akan bermanfaat untuk karirnya kedepan. Terutama fungsi HR untuk Business Impact.
Apa yang membuat Abhitech berbeda dengan yang lain?
- Komponen payroll yang bisa di customize per posisi, lokasi kerja, dan lainnya
- Tidak ada gajian yang terlambat atau salah, sehingga gajian selalu akurat dan perusahaan bisa fokus menyusun + eksekusi strategi bisnis.
- Confidentiality dari perusahaan terus terjaga dengan proses data, akses terbatas, standar ISO 9001 dan payroll yang lebih efisien
- Data payroll dan tax tersimpan secara aman dan confidential selamanya (berguna untuk perusahaan yang memerlukan audit di tahun ke 5 berdiri)
- Pengalaman tim dan proses kerja Abhitech selama >30 tahun di payroll dan kualitas konsultan yang mengerjakan proses payroll untuk perusahaan-perusahaan multinasional di Indonesia
Sudah Siap Mendapat Bantuan Payroll dari Abhitech?
Jika tim HR anda ingin benar-benar terbebas dari pekerjaan administrasi payroll,
Klik disini untuk konsultasi dengan tim kami
atau
