Apa yang akan Anda lakukan dengan waktu ekstra sebanyak 10 jam setiap bulannya?
Mungkin Anda akan mengejar pekerjaan, atau ambil cuti untuk menghabiskan waktu bersama keluarga.
Apapun pilihannya untuk menghabiskan waktu tersebut, sudah pasti lebih baik daripada mengerjakan payroll karyawan.
Namun, rata-rata business owner atau HR Manager menghabiskan berjam-jam untuk mengerjakan administrasi payroll, pajak, dan lain sebagainya.
Mengerjakan payroll membutuhkan pencatatan yang teliti, pengetahuan pajak yang komprehensif, dan pengerjaan yang efisien.
Ada tiga pendekatan berbeda dalam payroll management, yaitu software payroll, payroll service, dan pemrosesan penggajian manual. Namun, untuk sebagian besar bisnis, memproses penggajian secara manual bukanlah pilihan.
Faktanya, HR dan business owner bisa mendapatkan bantuan yang dapat lebih efisien dalam memproses payroll.
Bantuan payroll yang baik akan membantu merampingkan proses pembayaran gaji karyawan dengan mengotomatiskan sebagian besar tugas yang memakan waktu.
Memilih antara software payroll vs payroll service adalah pilihan sulit yang harus dihadapi para HR Manager atau business owner pada titik tertentu.
Payroll software dan payroll service memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Artikel ini akan membahas secara lengkap perbandingan payroll software vs payroll service.
Payroll Service
Payroll service adalah perusahaan pihak ketiga seperti Abhitech yang membantu pemrosesan payroll. Penyedia layanan akan menyederhanakan banyak hal pada payroll yang terkait dengan pembayaran tepat waktu dan akurat, seperti:
- Time and attendance
- Kompensasi
- Pajak gaji
Payroll service menawarkan layanan yang lebih dari pembayaran gaji standar. Penyedia layanan payroll umumnya akan menyediakan manajemen payroll lengkap untuk bisnis dari semua ukuran di semua industri. Berikut adalah beberapa hal yang dapat dibantu oleh payroll service:
- Tracking attendance karyawan
- Mengumpulkan data upah & waktu kerja
- Menghitung upah
- Monitor & menghitung kompensasi pekerja
- Menyimpan electronic payroll records
- Mengikuti peraturan undang-undang yang berlaku untuk penggajian
- Menghitung pajak penggajian
- Mempersiapkan dan mengirimkan dokumen pajak karyawan
Beberapa layanan payroll juga menyediakan HR support tambahan untuk klien. Namun, tujuan utama menggunakan payroll service adalah untuk menjamin bahwa setiap karyawan menerima jumlah pembayaran yang benar tepat waktu, setiap saat.
Bantuan yang disediakan layanan payroll juga akan mengurangi tekanan pada karyawan di perusahaan yang bertanggung jawab atas payroll dan menghilangkan kesibukan berlebihan yang mungkin disebabkan oleh perhitungan manual atau software payroll.
Misalnya, tanpa payroll service, tiap karyawan harus melacak jam kerjanya dan mengirimkannya ke manajer. Manajer kemudian secara manual memasukkan jam ke komputer dan menghitung gaji karyawan.
Dengan payroll service, karyawan akan absen datang dan pulang setiap hari, dan layanan akan secara otomatis melacak jam mereka untuk menghitung gaji mereka.
Payroll Software
Payroll software biasanya ditawarkan sebagai SaaS (Software as a Service), atau perangkat lunak sebagai layanan.
Artinya, perusahaan akan akan membayar biaya berlangganan bulanan yang berulang untuk menggunakan software tersebut.
Software umumnya akan didownload komputer atau dapat diakses melalui browser web. Software ini memungkinkan business owner atau HR untuk mengelola penggajian secara langsung pada software tersebut.
Fitur dasar software payroll meliputi:
- Perhitungan gaji karyawan
- Membuat slip gaji
- Kalender payroll dan compliance
- Membuat laporan payroll
Perbedaan Payroll Software dan Payroll Service
Apa perbedaan payroll software dan payroll service, mana yang harus Anda pilih untuk bisnis Anda?
Software dan service adalah dua cara pemrosesan dan pengelolaan payroll yang sangat berbeda. Keduanya sangat berbeda dalam tingkat tanggung jawab, kontrol, dan keterlibatan bisnis yang payrollnya perlu diproses.
Menggunakan software payroll biasanya merupakan proses DIY, artinya Anda bertanggung jawab untuk memastikan bahwa Anda menambahkan semua detail dengan benar agar hasil perhitungannya akurat.
Menggunakan payroll service, seluruh proses dan keakuratan perhitungan akan dijamin oleh pemberi layanan. Sehingga perusahaan Anda tidak perlu khawatir sanksi hukum karena payroll tidak compliance.
Apa pun yang Anda putuskan, ada beberapa perbedaan payroll software dan payroll service yang harus Anda pertimbangkan, beberapa diantaranya:
Perbedaan 1: Control
Mengelola payroll secara mandiri dengan software payroll berarti perusahaan memiliki kendali penuh atas prosesnya. Tapi dengan menggunakan payroll software, berarti perusahaan bertanggung jawab atas keakuratan dan ketepatan waktu pembayaran gaji karyawan serta masalah compliance penggajian.
Selain itu, menggunakan software payroll tidak serta merta menghapus kebutuhan untuk launch, mengelola, dan memantau semua proses yang terkait dengan penggajian, sekaligus tetap harus memperhatikan tenggat waktu untuk pembayaran pajak, pelaporan, dan lainnya.
Sedangkan pada payroll service, walaupun seluruh prosesnya dilakukan oleh konsultan yang telah berpengalaman di bidangnya, namun tiap tahapan prosesnya dijalankan berdasarkan keputusan Anda. Sehingga Anda tetap memegang kendali atas payroll perusahaan Anda.
Perbedaan 2: Cost
Payroll service seringkali lebih mahal daripada payroll software, tetapi jika dibandingkan dengan risikonya & dilihat dalam jangka panjang, payroll service lebih murah.
Bagaimana bisa?
Banyak bisnis mencoba mengelola payroll sendiri, atau meminta karyawan untuk mengerjakan payroll. Namun, sistem ini tidak hemat biaya.
Payroll yang dikerjakan sendiri akan mencegah karyawan dalam menangani aktivitas yang memberikan business impact, bahkan bisa mempersulit bisnis untuk mengejar peluang growth.
Selain itu, pendekatan ini dapat meningkatkan risiko bisnis Anda terkena sanksi hukum , karena menangani payroll memerlukan pengetahuan khusus.
Belum lagi hidden cost payroll software yang jarang diketahui, seperti maintenance fee, biaya & waktu untuk training karyawan mengelola payroll di software.
Sedangkan pada payroll service, tidak terdapat biaya tersembunyi. Perusahaan hanya perlu membayar jasa pemberi layanan untuk memproses payrollnya.
Perbedaan 3: Implementation Time
Memperkenalkan software payroll ke perusahaan Anda tidak selalu semudah menekan tombol “instal”.
Perhitungkan juga kebutuhan untuk update software secara berkala untuk mengikuti standar dan peraturan terbaru.
Kita semua tahu memproses payroll membutuhkan waktu. Jika Anda membuat kesalahan ketika memproses payroll di software, Anda bisa menghabiskan banyak waktu untuk mencoba memperbaikinya.
Sedangkan pada payroll service, Anda tidak perlu menyediakan waktu untuk instalasi, training, penyesuaian software, dsb.
Konsultan kami yang akan melakukan semuanya untuk Anda. Sehingga, hasil nyata dari layanan payroll dapat langsung terlihat pada periode payroll berikutnya.
Bayangkan jika Anda memilih software payroll, mungkin pada periode payroll berikutnya tim Anda masih mencoba menyesuaikan diri memproses penggajian menggunakan software.
Perbedaan 4: Training
Hampir semua software payroll membutuhkan waktu untuk training staff internal yang lebih panjang.
Mungkin perlu waktu bagi karyawan HR Anda untuk mengetahui cara melakukan berbagai tugas penggajian dan menjadi efisien sepenuhnya.
Sedangkan payroll service dapat mencapai titik ini segera karena pengetahuan profesional mereka.
Kesimpulan
Memilih antara payroll software dan payroll service bisa menjadi suatu tantangan tersendiri. Mana yang tepat? Keduanya tergantung pada kebutuhan bisnis Anda, serta proses yang ada.
Faktor-faktor seperti Control, Cost, Implementation Time, dan Training adalah semua parameter utama yang harus dipikirkan selama pengambilan keputusan.
Software payroll dan payroll service berbeda dalam keempat elemen tersebut, jadi memiliki pemahaman yang kuat tentang iklim bisnis Anda saat ini akan memabntu menyederhanakan pilihan.
Payroll Service dapat digunakan oleh bisnis yang memiliki atau tanpa tim HR Payroll.
Jika perusahaan telah memiliki tim HR Payroll, payroll service bukanlah pengganti, melainkan partnership dan extension dari tim internal Anda.
Tim internal Anda menjadi PIC Payroll, dan mereka bisa mengembangkan skill & pengalamannya di fungsi HR lainnya yang akan bermanfaat untuk karirnya kedepan. Terutama fungsi HR untuk Business Impact.
Apa yang membuat Abhitech berbeda dengan yang lain?
- Komponen payroll yang bisa di customize per posisi, lokasi kerja, dan lainnya
- Tidak ada gajian yang terlambat atau salah, sehingga gajian selalu akurat dan perusahaan bisa fokus menyusun + eksekusi strategi bisnis.
- Confidentiality dari perusahaan terus terjaga dengan proses data, akses terbatas, standar ISO 9001 dan payroll yang lebih efisien
- Data payroll dan tax tersimpan secara aman dan confidential selamanya (berguna untuk perusahaan yang memerlukan audit di tahun ke 5 berdiri)
- Pengalaman tim dan proses kerja Abhitech selama >30 tahun di payroll dan kualitas konsultan yang mengerjakan proses payroll untuk perusahaan-perusahaan multinasional di Indonesia
Sudah Siap Mendapat Bantuan Payroll dari Abhitech?
Jika tim HR anda ingin benar-benar terbebas dari pekerjaan administrasi payroll,
Klik disini untuk konsultasi dengan tim kami
atau
Tanya lebih lanjut service payroll Abhitech
