Apakah tim HR Anda melakukan audit HR secara reguler?
Tahukah Anda, proses, sistem, dan kebijakan HR yang tidak efektif dapat merugikan perusahaan Anda.
Jika faktor-faktor ini tidak dipantau, sebuah perusahaan berpotensi menyalahi undang-undang ketenagakerjaan yang terbaru.
Langkah pertama dalam pertumbuhan perusahaan adalah mendeteksi perangkap yang tersembunyi.
Perusahaan harus tahu titik lemahnya untuk melaju lebih jauh ke depan. Jadi, penting untuk melakukan review untuk mempelajari blindspot yang menjadi titik lemah dalam suatu perusahaan.
Dalam hal ini, audit adalah cara yang efisien untuk melakukannya.
Audit merupakan rangkaian studi mendalam tentang business process untuk memahami sisi positif dan negatifnya. Hasilnya akan memberikan insights tentang apa yang perlu diubah.
Salah satu tinjauan penting dalam sebuah perusahaan, di antara banyak lainnya, adalah Audit HR.
Melakukan audit HR membantu memastikan Anda mengatur karyawan dan bisnis Anda untuk kesuksesan dan kepatuhan jangka panjang.
Apa Itu Audit HR?
Audit HR adalah proses untuk mengevaluasi kinerja departemen Human Resource, dan mengkaji berbagai aspek tugas HR di sebuah perusahaan.
Apa saja yang dikaji kembali?
Kebijakan, proses, prosedur, dokumentasi, dan sistem HR.
Audit adalah kesempatan untuk mengidentifikasi hal apa saja yang selama ini berhasil diterapkan dan mana yang tidak.
Tentu tinjauan ini merupakan langkah penting dalam hal meningkatkan operations dan performance. Biasanya, HR professional yang akan melakukan review. Namun, perusahaan juga dapat memilih untuk hire pihak eksternal untuk melakukan evaluasi HR.
Mempertimbangkan faktor waktu dan tenaga yang diperlukan untuk berinvestasi full-scale assessment, disarankan untuk melakukan review setahun sekali.
Melakukan review setiap tahun seharusnya cukup bagi perusahaan untuk mendapatkan semua data terkait HR yang dibutuhkannya. Saat Anda membuat assessment, perusahaan dapat memilih untuk fokus pada area berikut:
- Recruitment
- Onboarding
- Management
- Training and Development
- Employee Relations
- Performance
- Strategic Planning
- Documentation
- Best Practices
- Compliance with Laws and Regulations
Jenis-jenis Audit Human Resource
Audit HR dapat disusun secara komprehensif maupun terfokus secara khusus, dalam batasan waktu, anggaran, dan staf.
Ada beberapa jenis audit, dan masing-masing dirancang untuk mencapai tujuan yang berbeda. Beberapa jenis yang lebih umum adalah:
- Comparative Approach (Internal): Pendekatan ini membandingkan kinerja dua departemen manajemen Human Resource yang berbeda. Jika departemen Anda baru melakukan review, meniru dan memodifikasi rencana tindakan yang berhasil dari perusahaan lain sering kali merupakan langkah yang tepat untuk memulai.
- Expert (Eksternal): Dalam hal ini review dilakukan oleh individu atau perusahaan di luar perusahaan. Pendekatan ini dapat berguna jika departemen Anda kekurangan waktu atau resource untuk melakukan review sendiri. Konsultan yang berspesialisasi dalam melakukan review Human Resource dapat memberikan perspektif yang berharga tentang proses manajemen Anda. Sayangnya, layanan seperti ini seringkali cukup mahal.
- Pendekatan Statistik: Departemen HR memanfaatkan data di dalam perusahaan untuk menilai kinerja secara keseluruhan. Mungkin berguna untuk melihat informasi tentang ketidakhadiran atau tingkat turnover.
- Management by Objectives: Jenis review ini menilai apakah departemen HR mampu mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Jika perusahaan ingin menerapkan review semacam ini, pastikan untuk membaca tentang pengaturan dan pencapaian OKR.
Apa Manfaat dari Audit Human Resource?
Tujuan dari audit HR bisa bermacam-macam. Meskipun tidak wajib, setiap bidang HR yang ditinjau mendapat manfaat dari audit ini.
Audit memeriksa efektivitas kebijakan, prosedur, dan sistem departemen HR saat ini yang terkait dengan perubahan dan perkembangan terbaru dalam undang-undang ketenagakerjaan.
Berikut adalah beberapa alasan mengapa audit harus menjadi prioritas di perusahaan:
- Meningkatkan proses dan kebijakan yang berdampak pada karyawan. Audit adalah kesempatan untuk meningkatkan proses dan kebijakan yang memiliki dampak terbesar pada karyawan.
- Memastikan compliance perusahaan. Undang-undang ketenagakerjaan dapat berubah kapan saja. Untuk tetap compliance dan menghindari tuntutan hukum yang tidak diinginkan, perusahaan harus menjadi yang terdepan dalam audit compliance HR pada area yang memiliki risiko potensial pelanggaran.
- Membuat data HR bermakna dan strategis. Manfaatkan semua data HR dengan baik dengan menghasilkan insights realitas kebijakan dan prosedur HR Anda.
- Menciptakan kompensasi yang adil dan wajar. Selama audit keuangan dan analisis kompensasi, ini berdampak untuk melihat seberapa adil dan kompetitif gaji dan kompensasi perusahaan. Hal ini dapat mendukung upaya rekrutmen dan retensi dan juga menghindari keluhan.
- Mengidentifikasi inefisiensi dalam sistem. Paling tidak, audit dapat membantu menemukan sistem yang tidak efisien. Tugas atau proses yang berlebihan yang terlalu panjang dapat menyebabkan kesalahan terjadi.
7 Langkah Audit HR yang Efektif
Ingin tahu bagaimana melakukan audit HR? Berikut checklist yang dapat membantu Anda:
Langkah 1: Tentukan apa yang ingin diaudit.
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, ada banyak jenis audit SDM yang dapat difokuskan. Namun, untuk tujuan ini, perusahaan perlu menentukan dengan jelas tujuan audit untuk perusahaan. Jangan melakukan semuanya sekaligus. Tetapkan timeline untuk penyelesaian.
Langkah 2: Dapatkan dukungan dari manajemen.
Satu-satunya cara untuk membuat perubahan yang berdampak positif bagi perusahaan adalah memastikan bahwa Anda melibatkan tim manajemen eksekutif. Anda akan membutuhkan dukungan mereka, terutama jika meminta untuk menyewa pihak ketiga untuk melakukan audit.
Langkah 3: Tentukan siapa yang akan melakukan audit.
Apakah Anda akan mencoba melakukan audit sendiri, atau akankah Anda mempekerjakan pihak di luar organisasi? Putuskan siapa yang bertanggung jawab untuk masing-masing tugas. Tetapkan ekspektasi untuk evaluasi Anda sejak awal.
Langkah 4: Kumpulkan datanya.
Awalnya, perusahaan akan perlu mengumpulkan semua data relevan yang berkaitan dengan apa yang diaudit. Misalnya, perusahaan dapat menggunakan data dari ATS jika akan mengaudit proses rekrutmen. Pastikan Andamemiliki izin untuk menggunakan data.
Langkah 5: Tinjau temuan Anda.
Luangkan waktu untuk mengatur dan menganalisis informasi yang telah ditemukan. Cobalah untuk mengidentifikasi potensi masalah dan peluang untuk perbaikan. Misalnya, Anda dapat mencegah kecelakaan di masa depan dengan meningkatkan seberapa sering perusahaan memesan APD untuk pekerja.
Langkah 6: Rencanakan dan terapkan improvements.
Pertama, prioritaskan area yang paling bermasalah, misalnya, area yang dapat membawa perusahaan ke dalam masalah hukum yang paling parah. Kemudian lanjutkan daftar prioritas perusahaan untuk memperbaiki proses dan kebijakan yang lemah dan perlu perbaikan.
Langkah 7: Sikap transparan tentang perubahan.
Karyawan akan tertarik untuk mengetahui tentang perubahan dan peningkatan yang Anda lakukan pada proses HR. Temukan cara untuk mengkomunikasikan perubahan ini kepada mereka dan minta manajer untuk memperbarui karyawan.
Lakukan Audit HR Secara Efektif di tahun 2022: Hitung ROI Program HR
Sebelum memulai penilaian, penting untuk menghitung program HR yang sudah dilakukan sepanjang tahun 2021 agar hasil review tepat sasaran.
Human Resources (HR) sering kali dipandang sebagai sumber pengeluaran biaya / cost center bagi perusahaan.
Faktanya, banyak yang masih berfikir dua kali ketika menggunakan budget perusahaan untuk training, pengelolaan HR, HR outsource service dan program HR lainnya.
(Dibawah anda akan mendapat FREE CALCULATOR penghitung ROI Program HR untuk produktivitas karyawan)
Padahal, pandangan HR sebagai cost centre ini kurang tepat!
Banyak perusahaan yang berusaha untuk melakukan efisiensi.
Apakah menyelesaikan masalah pertumbuhan bisnis? Belum tentu.
Perbaiki sumbernya!
Penghematan biaya ibarat mengganti plafon akibat kebocoran VS memperbaiki sumber kebocoran; pada akhirnya, mengganti plafon secara berkala memakan biaya lebih banyak.
Dibandingkan melakukan efisiensi untuk penghematan, perusahaan Anda dapat mengubah HR sebagai profit centre!
Bagaimana caranya?
Jawab empat pertanyaan ini:
1. Anda mau hemat biaya program HR berapa persen?
2. Anda mau tingkatkan produktivitas karyawan berapa persen?
3. Perkiraan budget program HR selama setahun
4. Perkiraan budget biaya gaji karyawan selama setahun
Kemudian hitung dengan Free Calculator ROI Program HR!
Kesimpulan
Tentu, setiap audit HR dapat menjadi proses yang kompleks yang juga dapat menghabiskan banyak waktu dan resource. Namun, manfaatnya jauh lebih besar daripada upayanya. Anda dapat mendesain ulang proses dan sistem perusahaan Anda yang dapat mendukung tujuan dan sasaran bisnis.
Melakukan dan menentukan rencana tindakan yang tepat dari hasil tinjauan sama pentingnya jika memilikinya sejak awal. Hasil tinjauan yang tidak tepat dapat memberikan hasil yang menyesatkan, yang dapat menyebabkan keputusan manajemen yang salah.
Jadi, Anda harus memiliki pemahaman yang jelas tentang audit ini.
Di Abhitech, kami percaya dengan HR for Business Impact. Human Resource (HR) yang menjadi profit-driver dan growth engine bagi perusahaan.
Dengan layanan Abhitech, perusahaan Anda dapat mengalokasikan HR internal ke aah yang lebih strategis dibandingkan hanya administrasi atau proses.
Pastikan alokasi HR internal Anda sudah sejalan dengan tujuan perusahaan.
Serahkan proses administrasi dan operasional HR Anda kepada expert yang sudah terbukti. Karena jelas bisa mengurangi resiko kesalahan serta menghemat waktu, sumber daya, dan uang.Selama lebih dari 30 tahun, klien yang kami layani (termasuk perusahaan multinational maupun startup) telah membuktikan bahwa HR adalah salah satu pilar penting untuk perkembangan bisnisnya di Indonesia
Coba Layanan Abhitech sekarang juga!
atau
Tanyakan Lebih Lanjut Seputar Layanan Abhitech dengan Tim Abhitech
