Sama seperti peran data pada bisnis yang penting untuk develop, marketing, dan menjual produk baru, data karyawan juga penting dalam mengembangkan dan mempertahankan tenaga kerja di perusahaan.
Mengolah dan menggunakan data HR tentu memiliki tantangannya tersendiri, tetapi sangat berharga, bahkan mungkin aset terbesar yang dimiliki tim HR.
Kenapa?
Karena ketika data HR digunakan untuk mengambil keputusan, membuat karyawan lebih bahagia, dan mengoptimalkan sebuah proses, outputnya dapat menambah nilai bagi perusahaan.
Dulu, banyak data HR yang tidak digunakan, atau jika digunakan, dimasukkan ke dalam chart dan tabel untuk melihat kinerja perusahaan.
Sekarang, di era big data dan analytics, perusahaan mengubah data mereka menjadi insights, seperti memprediksi kapan karyawan akan resign, channel merekrut kandidat yang paling cocok, bagaimana mengidentifikasi dan menarik kandidat yang cocok, dan bagaimana mempertahankannya.
Sehingga artinya data HR jadi lebih berharga dari sebelumnya.
Sejatinya peran HR sangat besar menjadi penyeimbang kepentingan karyawan dan pemilik perusahaan untuk mencapai kesejahteraan bersama.
HR dituntut untuk menyokong kinerja perusahaan melalui manajemen SDM yang dapat diandalkan. Salah satu metodenya adalah melalui laporan bulanan.
Dari banyaknya jenis laporan, seorang HR profesional harus memahami dengan mempelajari berbagai contoh laporan bulanan HR yang sudah ada maupun yang perlu dibuat nantinya.
Apa peran data HR bagi perusahaan? Apa saja laporan dasar HR yang umum digunakan? Baca penjelasan selengkapnya di artikel berikut!
Data yang Menyatukan Perusahaan
Data karyawan adalah kunci yang dapat digunakan untuk menghubungkan dan mengikat semua sistem yang digunakan di sebuah perusahaan.
Data yang dihasilkan oleh sistem seperti payroll, tunjangan, dan time & attendance, dapat digabungkan dengan data yang dihasilkan dari sistem yang tidak terkait dengan HR, seperti customer service, device management, security, and banyak lainnya.
Setelah perusahaan mengintegrasikan sistem HR dan IT-nya, kemudian perusahaan dapat mulai mengotomatiskan alur kerja di seluruh sistem tersebut, menjalankan laporan pada kumpulan data gabungan, dan banyak lagi.
Data karyawan diperlukan untuk membuat skema tunggal yang terpadu di semua software bisnis.
Karena hampir semua sistem bisnis memiliki tabel untuk karyawan dalam skema mereka sendiri, perusahaan dapat menggunakan data karyawan sebagai gabungan untuk mengikat semua sistem yang ada.
Perusahaan Tidak Dapat Mengelola Sesuatu yang Tidak Diukur
- Hanya 5% dari investasi big data digunakan untuk HR, grup yang biasanya mengelola analitik SDM
- Hanya 9% perusahaan yang percaya bahwa mereka memiliki pemahaman yang baik tentang talent dimension mana yang mendorong kinerja dalam perusahaan.
- Hanya 11% perusahaan yang memiliki sistem penghargaan yang selaras dengan tujuan perusahaan, dan 23% tidak tahu penghargaan apa yang dihargai karyawan mereka.
Apa yang bisa disimpulkan dari angka-angka ini?
Bisnis memahami bahwa data HR itu berharga, tetapi mengumpulkan data tersebut, dan mengekstraksi nilai darinya, tetap menjadi tantangan.
Kemampuan untuk mengumpulkan data dan mengotomatisasi analisis akan membantu tim HR berdampak positif pada bisnis dan karyawannya.
People Analytic Practice
Project Oxygen Google adalah salah satu contoh pertama dan terbaik dari data HR yang digunakan untuk mendefinisikan kembali managerial practices di seluruh perusahaan.
Dimulai pada tahun 2008, proyek ini bertujuan untuk mendefinisikan kualitas manajer berdasarkan dua ukuran kuantitatif: performance ratings manajer dan feedback manajer dari survei karyawan tahunan Google.
Data ini dengan cepat mengungkapkan bahwa manajer memang penting: tim dengan manajer hebat lebih bahagia dan lebih produktif.
Proyek ini adalah ilustrasi utama dari kekuatan people analytic.
Didefinisikan secara luas, people analytic menggunakan teknik analitik, mulai dari pelaporan dan metrik hingga analitik prediktif hingga penelitian eksperimental untuk mengungkap insight baru, memecahkan masalah yang ada, dan mengarahkan tindakan HR.
Secara tradisional, HR akan mengatasi tantangan melalui pendekatan kualitatif terutama berdasarkan emosi, dan naluri.
Namun, pendekatan kuantitatif yang menggunakan data dan teknik analisis dapat membantu bisnis mengembangkan proses yang efektif dan adil yang menghilangkan bias dan membantu meningkatkan seluruh tenaga kerja.
4 Contoh Laporan Bulanan HR
Cara paling efisien mengelola SDM perusahaan adalah dengan membuat laporan HR dengan mempelajari berbagai contoh laporan bulanan HRD yang sudah ada.
Ada banyak laporan bulanan HR, berikut jenis dan contoh laporan bulanan HR yang umum digunakan:
Laporan Absensi
Laporan absensi dapat digunakan mengontrol kedisiplinan karyawan guna menunjang produktivitas di tempat kerja. Isi laporan ini mencakup data karyawan yang hadir dan tidak hadir (absen) bekerja.
Selain memudahkan perhitungan tunjangan kehadiran, laporan absensi juga digunakan untuk mengukur produktivitas, atau perhitungan beban kerja, yang bisa berpengaruh pada strategi perusahaan kedepan.
Download template excel absensi online GRATIS
Laporan Gaji
Laporan gaji bulanan dibuat oleh tim payroll (penggajian). Karyawan tidak hanya berhak menerima gaji tepat waktu, karyawan juga berhak mendapatkan slip gaji yang dicetak dari hasil laporan gaji.
Laporan gaji ini dapat digunakan untuk memprediksi kondisi keuangan perusahaan dalam suatu masa kaitannya dengan beban HR dan alokasi anggaran kedepannya.
Download template perhitungan gaji karyawan dengan UU HPP terbaru
Laporan Cuti
Umumnya perusahaan akan memberikan hak cuti selama minimal 12 hari dalam setahun setelah karyawan bekerja selama 1 tahun di perusahaan.
Sehingga HR perlu membuat laporan cuti bulanan untuk memudahkan administrasi dan rencana kerja kedepannya.
Misalnya saja perusahaan menentukan kebijakan terkait shift kerja, reward cuti, dll. Laporan bulanan cuti juga akan berguna ketika karyawan resign atau di-PHK perusahaan, dimana jatah sisa cuti bisa dipakai atau diperhitungkan sebagai uang penggantian hak (UPH).
Download Template Surat Cuti Melahirkan
Download Template Surat Cuti Menikah
Laporan Izin/Sakit
Karyawan tidak hadir bisa karena cuti, sakit atau izin. HR perlu membuat laporan bulanan atas ketidakhadiran karyawan dalam sebuah perusahaan.
Laporan ini akan bermanfaat bagi perusahaan untuk mengetahui pola ketidakhadiran karyawan dan kecenderungan kebutuhan personal karyawan.
Atas dasar itu bisa saja HR mengusulkan ke manajemen untuk merekrut karyawan magang atau karyawan baru.
Download contoh surat cuti sakit karyawan
Pakai Excel atau Layanan HR?
Tingkat kompleksitas yang tinggi membuat HR membutuh alat bantu dalam membuat laporan bulanan HR.
Selama ini contoh laporan HR bulanan banyak menggunakan Excel. Menggunakan Excel memang praktis dan simpel. Namun, Excel memiliki kelemahan dari sisi akurasi dan data yang tidak uptodate.
Sekarang saatnya perusahaan beralih ke layanan HR yang mendukung strategi pengelolaan HR untuk menyesuaikan zaman dan kebutuhan organisasi mengingat aplikasi ini sudah berbasis cloud sehingga bisa diakses secara mudah, minim human error dan keamanan data terjaga.
Ada banyak manfaat jika laporan HR tersebut rapi, misalnya saja mudah mencari dan menyimpan informasi karyawan terkait data pribadi karyawan, seperti slip gaji hingga mempermudah evaluasi kinerja karyawan sekaligus evaluasi performa perusahaan.
Kesimpulan
Laporan HR umumnya dalam bentuk laporan bulanan yang merupakan akumulasi dari catatan administrasi harian. Bagaimanakah cara membuatnya?
Tak perlu repot dan bingung dalam membuatnya, karena sudah banyak contoh format laporan bulanan HRD yang bisa dijadikan referensi. Jika kamu memilih cara manual, bisa menggunakan contoh laporan HRD excel, namun jika ingin praktis, cepat dan keamanan data terjaga gunakan layanan HR Abhitech.
Di Abhitehch, kami percaya dengan mengurus administrasi dan proses HR Anda, akan membantu Anda untuk fokus pada strategi dan aktivitas bisnis utama untuk mencapai pertumbuhan bisnis.
Abhitech merupakan spesialis layanan konsultasi HR dan profesional dengan layanan:
- Payroll Service
- Recruitment Service
- People Management Service
- Manpower Outsourcing; hingga
- Employer of Record
Tim konsultan kami mengerjakan pekerjaan HR anda. Anda tidak perlu belajar untuk menggunakan software apapun.
Semua data yang berada di dalam system Abhitech sangat aman. Kami melakukan double process untuk memastikan hal itu:
Secara operational process: seluruh prosedurnya sudah tersertifikasi ISO 9001.
Secara technical process: semua server & database storage dikelola in-house oleh Abhitech dengan security standard international yang di support oleh technology supplier yang diakui.
Anda bisa menyesuaikan siapa saja (karyawan atau department internal) yang mendapat akses untuk melihat detail gaji setiap karyawan.
Semua data yang berada di dalam system Abhitech pasti selalu update. Kami melakukan triple process untuk memastikan hal itu:
