Bagian dari mengelola sebuah bisnis adalah menangani kinerja dan perilaku karyawan yang tidak sesuai dengan standar perusahaan.
Salah satu metode tindakan disiplin adalah surat peringatan tertulis kepada karyawan.
Surat peringatan karyawan dapat mendorong karyawan untuk meningkatkan kinerja kerja mereka, dan surat tersebut memberikan bukti tentang kinerja buruk jika Anda memutuskan untuk memberhentikan karyawan tersebut.
Pelajari dasar-dasar surat peringatan karyawan dan pakai contoh surat peringatan karyawan yang telah dirangkum pada artikel ini.
Apa itu Surat Peringatan Kerja?
Surat Peringatan adalah dokumen resmi HRD yang diberikan kepada karyawan atas berbagai alasan terkait pelanggaran mereka.
Dokumen ini tidak hanya berisikan rincian pelanggaran tetapi juga menentukan tindakan yang diperlukan yang harus diambil oleh karyawan untuk menghindari tindakan disiplin lebih lanjut.
Selain itu, surat ini menjelaskan konsekuensi yang mungkin dihadapi karyawan jika mereka gagal mematuhi instruksi dan memperbaiki situasi sesuai batas waktu yang ditentukan.
Surat peringatan dapat memulai prosedur disiplin atau mendokumentasikan proses pertemuan disiplin. Biasanya, ini adalah langkah kedua dalam proses disiplin, di mana tidak ada perbaikan yang diamati setelah peringatan lisan awal.
Tujuan di balik pemberian surat peringatan kepada karyawan adalah untuk memperhatikan masalah, memperbaiki perilaku, dan mencegah situasi menjadi lebih buruk.
Peraturan Tentang Surat Peringatan Karyawan
Mengacu pada ketentuan Pasal 161 UU Ketenagakerjaan, karyawan tidak dapat diberhentikan secara sembarangan meskipun telah melakukan pelanggaran. Karyawan diharuskan menerima Surat Peringatan 1 hingga Surat Peringatan 3 sebelum status kerjanya dapat diakhiri. Ini kecuali, apabila pengakhiran pekerjaan sepihak telah dijelaskan dalam perjanjian kerja sebelumnya.
Sesuai dengan isi Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan:
“Para pengusaha selaku pemberi kerja, serikat pekerja, dan pemerintah berupaya untuk mencegah penghentian hubungan kerja secara sepihak.”
Download: Contoh surat teguran karyawan siap pakai! [GRATSI!]
Fungsi Surat Peringatan Kerja untuk Karyawan
Surat peringatan tertulis bukan hanya bagian penting dari proses, tetapi juga penting sebagai cara untuk dengan jelas menguraikan apa yang terjadi, apa yang perlu diubah, dan apa yang akan terjadi jika hal-hal tidak berubah.
Mungkin terlihat seperti formalitas, tetapi sebenarnya tidak demikian.
Terutama dalam kasus peringatan tertulis pertama, surat tersebut dapat berfungsi sebagai sinyal yang sangat jelas kepada karyawan bahwa perusahaan memiliki proses disiplin yang berdasar dan dipahami dengan baik yang memiliki langkah-langkah nyata, dan konsekuensi yang mungkin sangat nyata.
Jenis Surat Peringatan Kerja Karyawan
Surat peringatan kerja karyawan adalah alat komunikasi penting yang dapat digunakan manajer untuk mengatasi masalah kinerja di tempat kerja dengan karyawan mereka.
Surat-surat ini memungkinkan karyawan untuk memperbaiki perilaku mereka dan menghindari tindakan disiplin lebih lanjut.
Berbagai jenis surat peringatan dapat digunakan untuk mengatasi berbagai masalah di tempat kerja, termasuk sebagai berikut:
Surat Peringatan Tertulis
Surat peringatan tertulis adalah dokumen resmi yang merinci masalah-masalah tertentu yang telah ditunjukkan oleh karyawan dan apa yang perlu diperbaiki.
Jenis peringatan ini biasanya diberikan setelah peringatan lisan, tetapi karyawan tidak membuat perubahan yang diperlukan.
Surat tersebut harus memberikan timeline yang jelas untuk perbaikan, konsekuensi dari tidak mengatasi masalah, dan rencana tindak lanjut.
Peringatan Lisan
Jenis peringatan ini adalah yang paling ringan dan biasanya diberikan secara langsung. Ini biasanya digunakan untuk mengatasi masalah kecil atau kesalahan yang dibuat oleh karyawan.
Selama peringatan lisan, manajer mengkomunikasikan masalah kepada karyawan dan membahas apa yang perlu dilakukan untuk mencegah masalah di masa depan.
Baca juga: Peran Penting Data HR & Contoh Format Laporan HR Perusahaan
Surat Peringatan Kehadiran
Surat peringatan kehadiran mengatasi masalah kehadiran karyawan, seperti absensi berlebihan atau keterlambatan.
Surat tersebut harus mencakup contoh-contoh khusus dari masalah kehadiran, dampaknya pada tempat kerja, dan strategi perbaikan.
Surat Peringatan Perilaku
Surat peringatan perilaku mengatasi masalah perilaku di tempat kerja, seperti pelecehan, penolakan, atau perilaku tidak etis. Surat tersebut harus mencakup contoh-contoh spesifik dari perilaku, dampaknya pada tempat kerja, dan rencana perbaikan.
Terkadang, surat tersebut juga dapat menetapkan konsekuensi untuk perilaku tidak pantas yang berlanjut.
Surat Peringatan Keselamatan
Surat peringatan keselamatan mengatasi masalah terkait keselamatan di tempat kerja, seperti ketidakpatuhan terhadap protokol keselamatan atau penggunaan peralatan yang tidak benar.
Surat tersebut harus mencakup contoh-contoh spesifik dari masalah keselamatan dan konsekuensi potensialnya.
Isi Surat Peringatan Kerja Karyawan
Pertimbangkan untuk menyertakan unsur-unsur berikut dalam surat peringatan karyawan Anda:
- Tanggal: Tanggal surat diterbitkan.
- Detail Karyawan: Jabatan, nama, dan departemen karyawan.
- Alasan Peringatan: Deskripsi jelas alasan peringatan, termasuk contoh-contoh kinerja atau perilaku buruk karyawan.
- Perbaikan yang Diharapkan: Pernyataan yang menguraikan perbaikan yang diharapkan yang harus dilakukan karyawan terhadap kinerja atau perilakunya.
- Konsekuensi dari Tidak Ada Perbaikan: Pernyataan jelas tentang konsekuensi dari tidak ada perbaikan, termasuk pemutusan hubungan kerja jika diperlukan.
- Waktu untuk Perbaikan: Jangka waktu bagi karyawan untuk memperbaiki kinerja atau perilakunya.
- Tanda Tangan: Karyawan dan pengusaha harus menandatangani surat untuk mengakui penerimannya.
Panduan dalam Memberikan Surat Peringatan Tertulis
Ada beberapa panduan yang perlu dipertimbangkan saat memberikan surat peringatan tertulis kepada karyawan.
Lakukan peringatan lisan terlebih dahulu
Surat peringatan tertulis sebaiknya hanya diberikan setelah peringatan lisan dan kegagalan karyawan untuk memperbaiki perilaku yang telah dibahas. Jadwalkan pertemuan 1-on-1 untuk membahas perilaku tersebut, dan berikan mereka waktu untuk menunjukkan ketaatan sebelum beralih ke pernyataan tertulis.
Jelaskan pelanggaran dengan jelas
Sertakan tanggal spesifik, pihak yang terlibat, dan detail lainnya untuk memastikan alasan peringatan jelas.
Conclude dengan pernyataan positif
Sampaikan bahwa tujuan perusahaan adalah meningkatkan hubungan mereka dengan karyawan dan peluang kesuksesan bersama.
Baca juga: Komponen dan Jenis-Jenis Surat Perjanjian Kerja Karyawan
Cara Membuat Surat Peringatan Kerja yang Efektif
Surat peringatan karyawan yang disusun dengan baik memerlukan pertimbangan terhadap konten dan nada penulisannya. Berikut adalah beberapa langkah untuk menyusun surat peringatan karyawan yang efektif.
Mulai dengan Pernyataan yang Jelas tentang Masalah
Paragraf pembuka surat peringatan harus dengan jelas menyatakan masalah yang perlu diatasi oleh karyawan. Penting untuk jelas mengenai perilaku atau masalah kinerja yang perlu diperbaiki dan berikan contoh-contoh di mana mungkin. Hindari penggunaan bahasa yang tidak jelas yang dapat disalahartikan atau menyebabkan kebingungan.
Sediakan Detail Spesifik
Dalam isi surat, sertakan detail spesifik tentang insiden-insiden yang memicu peringatan. Termasuk tanggal, waktu, dan informasi yang relevan yang akan membantu karyawan memahami seriusnya situasi tersebut. Menggunakan bahasa yang jelas dan ringkas akan mencegah ambiguitas atau salah paham.
Jelaskan Konsekuensi dari Kelanjutan Perilaku Buruk
Menjelaskan konsekuensi dari kelanjutan perilaku atau kinerja yang buruk sangat penting. Karyawan harus diinformasikan tentang tindakan yang akan diambil jika mereka gagal memperbaiki perilaku atau kinerja mereka. Ini dapat termasuk pemutusan hubungan kerja, penurunan pangkat, atau tindakan disipliner lainnya.
Tawarkan Solusi Potensial
Berikan solusi kepada karyawan untuk memperbaiki kinerja atau perilaku mereka. Ini bisa melibatkan pelatihan tambahan, pembinaan, atau mentoring. Jelaskan tindakan yang harus diambil oleh karyawan untuk meningkatkan kinerja mereka dan tetapkan jangka waktu untuk perbaikan.
Jaga Nada Profesional dan Hormat
Sepanjang surat, penting untuk menjaga nada profesional dan hormat. Hindari penggunaan bahasa agresif atau ancaman. Tujuan surat peringatan adalah untuk memperbaiki perilaku, bukan untuk mengintimidasi karyawan. Gunakan bahasa sopan dan hindari membuat serangan pribadi.
Sertakan Rencana Tindak Lanjut
Setelah surat, sertakan rencana tindak lanjut. Ini bisa melibatkan pertemuan untuk membahas perkembangan atau batas waktu bagi karyawan untuk mencapai tujuan tertentu. Ini akan menunjukkan kepada karyawan bahwa pengusaha berkomitmen untuk membantu mereka memperbaiki kinerja dan perilaku mereka.
Download: Contoh Surat Peringatan 1 Word
Kunci dalam Surat Peringatan Kerja
Spesifik: Kualitas berbicara dengan jelas, spesifik, dan tepat dalam bahasa yang digunakan dalam surat peringatan.
Objektivitas: Kualitas bersikap tidak memihak dan tidak memihak dalam bahasa yang digunakan dalam surat peringatan.
Keterangannya: Kualitas mudah dipahami dan rinci dalam pesan yang disampaikan dalam surat peringatan.
Konsekuensi: Konsekuensi atau hukuman yang mungkin dihadapi karyawan jika mereka gagal memperbaiki kinerja atau perilaku mereka.
Rencana Tindakan: Rencana tertulis yang menguraikan langkah-langkah khusus yang harus diambil karyawan untuk memperbaiki kinerja atau perilakunya.
Dokumentasi: Proses mendokumentasikan dan menjaga catatan akurat tentang kinerja dan perilaku karyawan.
Contoh Surat Peringatan Karyawan
Download template dokumen berisikan 4 Contoh Surat Peringatan Karyawan secara GRATIS!
Pilihan template yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda. Jaga hubungan baik karyawan dan perusahaan melalui surat peringatan yang lengkap.
Copy + paste + ganti nama = surat peringatan karyawan siap ditanda-tangani.
Contoh Surat Peringatan 1
Download contoh Surat Peringatan 1
Surat peringatan tipe pertama (Peringatan 1) umumnya dikeluarkan untuk memberikan teguran kepada karyawan yang melakukan kesalahan yang tergolong ringan dan masih dapat ditoleransi oleh perusahaan.
Biasanya, belum ada sanksi yang diberikan karena tujuannya adalah memberikan peringatan awal agar tidak terjadi pelanggaran aturan lagi.
Contoh Surat Peringatan 2
Download contoh Surat Peringatan 2
Karyawan yang tidak menunjukkan respons yang positif setelah menerima Peringatan 1, biasanya akan mendapatkan Surat Peringatan Kedua (Peringatan 2).
Dalam surat ini, perusahaan tidak hanya melakukan teguran, tetapi juga menyebutkan tentang sanksi yang akan diberlakukan dan kemungkinan penerbitan Peringatan 3.
Contoh Surat Peringatan 3
Download contoh Surat Peringatan 3
Biasanya, perusahaan akan mengeluarkan Surat Peringatan Ketiga (Peringatan 3) kepada karyawan yang masih melakukan pelanggaran meskipun sudah menerima Peringatan 1 dan 2.
Karyawan yang masih mangkir dari SP 3 dapat berakhir dengan sanksi pemutusan hubungan kerja (PHK)
Baca juga: Data Kinerja Karyawan: Cara Evaluasi + Free Template!
Kesimpulan
Surat peringatan karyawan yang efektif dapat menjadi tools berharga bagi perusahaan untuk mengelola dan memperbaiki masalah kinerja karyawan. Surat peringatan yang terdefinisi dengan baik harus dengan jelas menyebutkan masalah spesifik, memberikan contoh perilaku yang tidak dapat diterima, dan menguraikan tindakan perbaikan yang diperlukan. Ini juga harus dengan jelas mengkomunikasikan hasil dari tidak memperbaiki kinerja atau perilaku.
Selain itu, komunikasi yang efektif menjadi kunci saat memberikan surat peringatan kepada karyawan. Penting untuk mendekati situasi dengan tenang dan profesional serta menggunakan bahasa yang jelas, ringkas, dan hormat.
Untuk menyusun surat peringatan kerja karyawan, Anda harus memiliki pengetahuan yang komprehensif tentang undang-undang ketenagakerjaan, praktik umum di lingkungan kerja di Indonesia serta kemampuan bahasa Indonesia.
Tim Abhitech memastikan surat peringatan kerja karyawan anda sesuai dengan regulasi ketenagakerjaan terbaru di Indonesia. Bahkan melalui bantuan Abi People, Anda bisa menyusun kontrak kerja yang terperinci secara otomatis.
Dapatkan bantuan menusun surat peringatan kerja yang rinci dan secara otomatis oleh Abhitech
Sumber:
