Pekerjaan tim HR Anda sebagian besar mengurus request/pertanyaan seputar payroll, tunjangan, dan pembaruan informasi pribadi karyawan? Jika iya, Anda pasti belum menggunakan sistem ESS atau Employee Self-Service.
Anda harus mulai waspada terkait hal ini akan mempengaruhi waktu, dan tenaga HR.
Belum lagi tantangan akibat pandemi COVID-19, HR mungkin terbebani dengan tugas-tugas administratif sehingga kehilangan fokus pada strategic planning.
Penerapan Employee Self-Service (ESS) yang efektif adalah salah satu perubahan yang dapat membantu tim HR fokus pada aspek bisnis yang lebih kritis.
Faktanya, ESS dapat memberikan hasil lebih dari yang diharapkan. Manfaatnya hanya dapat benar-benar dirasakan setelah Anda mengetahui bagaimana karyawan dapat menggunakan ESS. Berikut adalah manfaat utama, termasuk contoh fungsionalitasnya
Apa itu Employee Self-Service (ESS)?
ESS adalah portal self-service yang merupakan bagian dari software yang dapat diakses oleh semua karyawan, bukan hanya HR professional.
Karyawan dapat mengakses informasi payroll, jadwal, dan tunjangan mereka, memperbarui detail mereka sendiri, dan banyak lagi. Tapi mengapa hal ini penting?
Employee self-service (ESS), membantu perusahaan untuk bekerja secara efisien dan menghemat waktu kerja. Pada saat yang sama, meningkatkan akurasi data dengan memperbolehkan karyawan menangani sendiri beberapa masalah administratif.
Kebutuhan akan tempat kerja digital semakin populer di kalangan departemen HR di banyak perusahaan. Namun demikian, banyak perusahaan masih mengandalkan spreadsheet Excel, dokumen Word atau bahkan kertas untuk melakukan tugas HR.
Solusi digital seperti ESS membantu perusahaan menghemat waktu kerja yang berharga di area yang tepat. Saya juga menciptakan transparansi, memastikan data terbaru, dan meningkatkan kepuasan karyawan.
Cara kerja Employee Self-Service (ESS)
Thanks to software HR modern, kini perusahaan yang memberi karyawan akses terhadap tools HR menjadi sudah biasa.
Tujuannya di sini adalah untuk mengoptimalkan proses administrasi dengan mengizinkan karyawan melakukan tugas yang dapat mereka selesaikan sendiri.
Beberapa pekerjaan yang sangat disederhanakan oleh ESS adalah:
- Perencanaan annual leave
- Time tracking
- Update informasi staf menggunakan digitalisasi file karyawan
Bagaimana Employee Self-Service (ESS) biasa digunakan pada perusahaan?
Pengajuan cuti dikirim ke manager hanya dengan satu klik dan dapat divalidasi dengan cepat. Proses panjang ke HR dan mencetak semua berkas pengajuan cuti tidak lagi diperlukan berkat ESS.
Jam kerja dapat dilacak dan dicatat dalam hitungan detik. Lembur secara otomatis dihitung berdasarkan jumlah jam kerja karyawan. Dengan demikian, ESS memastikan bahwa tidak ada pertanyaan tentang lembur yang diajukan kepada HR.
Fungsi utama ESS adalah menangani dan mengedit informasi karyawan sendiri. Pengeditan manual dan update informasi karyawan tidak perlu lagi ditangani oleh manajer HR.
Dengan self-service, karyawan dapat melakukan tugas ini sendiri dan meningkatkan akurasi data di perusahaan.
Manfaat Employee Self-Service (ESS)
Ketika ESS berhasil diimplementasikan, perusahaan dapat langsung melihat peningkatan produktivitas dan efisiensi. Manajer dan tim HR dapat menghemat jam kerja dan stress-free dari pertanyaan seputar penjadwalan, permintaan cuti, dan payroll.
Karyawan dapat mengakses informasi dari mana saja, sehingga menghemat waktu dan dapat meningkatkan perasaan empowering.
Selain itu, kesalahan entri dan kesalahan lainnya dapat dihindari dengan mengizinkan karyawan memasukkan informasi mereka sendiri.
Dengan menghilangkan kebutuhan untuk double entry dan mengizinkan karyawan untuk mengevaluasi informasi mereka sendiri, kemungkinan informasi yang tidak akurat dapat sangat berkurang.
-
Memastikan data karyawan up to date
Employee self-service membantu manajer untuk mendapatkan data yang terkontrol dengan mengizinkan karyawan untuk mengedit informasi pribadi mereka.
Layanan People Management seperti ABI People memberikan overview data karyawan. Hal ini dapat digunakan untuk mengingatkan karyawan agar melengkapi informasi pribadi mereka.
-
Manage cuti dengan mudah
Apakah karyawan Anda masih mengisi formulir atau mengirim email untuk request cuti?
Dengan ESS, Anda tidak perlu mengurus tanggal cuti berdasarkan permintaan pada email, justru sebaliknya Anda akan menikmati kemudahan mengatur cuti karyawan.
Semua pihak terkait akan diinformasikan melalui email alert selama proses berlangsung.
-
Menjadikan departemen HR lebih efisien
Pekerjaan administrasi HR rata-rata memakan 60% dari waktu kerja HR. Artinya Employee self-service sangat mungkin untuk mengurangi beban kerja ini hingga 40%.
Jika beban kerja HR dapat dikurangi dengan mendelegasikan tugas administratif, manajer HR dapat menghabiskan lebih banyak pekerjaan strategis dengan business impact. Dengan demikian, manajer dapat memastikan kesuksesan jangka panjang perusahaan.
-
Pertanyaan yang berulang teratasi
Pertanyaan seperti “berapa sisa cuti saya?”, “Apakah cuti saya sudah disetujui?” semua akan teratasi karena karyawan dapat mengakses semua informasi langsung di portal ESS.
-
Akses data kapan saja, dari mana saja
Karyawan dapat bekerja di kantor atau dari jarak jauh, mereka masih dapat mengakses apa yang mereka butuhkan. Kapan saja, di mana saja, atau di perangkat apa pun.
Self-Service: Bukan Hanya untuk Karyawan
Employee self-service (ESS) bukan hanya menguntungkan bagi karyawan.
Berikut ini adalah beberapa cara manajer dapat menggunakan layanan mandiri HRIS untuk meningkatkan perusahaan dan mempermudah pekerjaan mereka.
Membagikan dan Highlight Kebijakan Perusahaan
Setiap kali terjadi perubahan kebijakan, mungkin sulit untuk menginformasikan semua karyawan secara manual. Flyer umumnya lebih cenderung dibuang daripada dibaca.
Dengan ESS, berbagi perubahan kebijakan atau bahkan sekadar meng-highlight kebijakan yang ada semudah copy & paste teks ke dalam pesan.
Posting Jadwal di Forum atau Portal Karyawan
Memposting jadwal di forum yang tersedia untuk semua manajer dan karyawan atau di ESS dapat menghemat waktu manajer sekaligus memungkinkan karyawan untuk melihat jadwal secara langsung.
Jadwal yang tersedia secara online dapat mengurangi kesalahan, no-call-no-show, dan ketidakhadiran secara keseluruhan.
Mengatur Flow Permintaan Cuti
Permintaan cuti mungkin tampak mudah ditangani, tetapi terkadang bisa menjadi agak merepotkan. Permintaan cuti yang ditulis tangan mungkin hilang atau mungkin sulit dibaca.
ESS dapat membuat permintaan cuti lebih mudah ditangani dengan menyimpan permintaan secara elektronik dan terorganisir di satu tempat. Permintaan cuti dapat diperiksa kelayakannya dalam sekejap dan ditolak, disetujui, atau diteruskan ke departemen lain untuk disetujui. Status permintaan dapat dikomunikasikan kepada karyawan di setiap langkah.
Lebih aware akan Masalah HR
Masalah HR seperti training, kompensasi karyawan, dan masalah turnover mempengaruhi cara karyawan bekerja, sehingga dapat mengetahui informasi tentang masalah ini melalui layanan mandiri dapat membantu manajer untuk mengontrol tenaga kerja dengan lebih baik.
Memiliki kemampuan untuk meneruskan alur kerja (seperti permintaan peningkatan prestasi) ke SDM menggunakan HRIS juga dapat mengurangi bottleneck dan menghemat waktu.
Apakah Anda memerlukan Employee self-service (ESS)?
Jika departemen HR kesulitan mengelola cuti tahunan atau menjawab permintaan karyawan, pertimbangkan untuk menerapkan sistem ESS. Ketika menerapkan people system berhasil, perusahaan Anda akan menikmati peningkatan produktivitas dan efisiensi.
Abhitech dapat membantu Anda melalui People Management service, yaitu ABI People. Bersama ABI People, tidak ada lagi pekerjaan administratif tambahan. Sehingga HR internal Anda dapat fokus pada:
- Fokus pada eksekusi strategi peningkatan produktivitas karyawan: Tidak perlu buang waktu untuk mencatat, memasukan dan mengatur seluruh data administrasi personalia karena sudah tersimpan di dalam sistem dengan baik.
- Membuat keputusan tepat dengan analisa data HR: Hasil analitik lebih cepat karena tim HR tidak perlu menghabiskan waktu berjam-jam untuk menafsirkan dan memformat data untuk membuat strategi HR yang lebih baik.
- Meningkatkan manajemen dan kontrol: Kontrol dan atur keseimbangan karyawan anda dengan data yang akurat.
- Akses data HR secara real-time: Tim HR bisa akses insights data yang dapat diolah kapanpun dan dimanapun dengan internet.
- Integrasi mudah dengan sistem Payroll: Hanya dengan satu kali klik dan semua data personalia seperti; kehadiran, cuti, data karyawan, dan people analytic lainnya akan terorganisir dan terintegrasi dengan sistem payroll. Automation membantu Anda menghemat waktu dan budget.
Kesimpulan
Employee self-service (ESS) dapat meningkatkan efisiensi workplace, menghemat waktu administrasi, dan memastikan bahwa data selalu diperbarui.
Employee self-service (ESS) dapat meningkatkan keamanan, membuat karyawan merasa lebih dipercaya dan bertanggung jawab, serta memastikan bahwa tanggal dan detail penting tidak terlupakan.
Lebih ramah lingkungan dibanding printing, lebih aesthetic daripada rak penuh folder, dan juga lebih mudah diakses!
Jika Anda membutuhkan layanan Employee Self Service, ABI People bisa menjadi pilihan yang sempurna.
Kenapa?
1. Full Confidentiality dengan Standar ISO 9001
Semua data yang berada di dalam system Abhitech sangat aman. Kami melakukan double process untuk memastikan hal itu:
- Secara operational process: seluruh prosedurnya sudah tersertifikasi ISO 9001.
- Secara technical process: semua server & database storage dikelola in-house oleh Abhitech dengan security standard international yang di support oleh technology supplier yang diakui.
2. Data selalu up to date
Semua data yang berada di dalam system Abhitech pasti selalu update. Kami melakukan triple process untuk memastikan hal itu:
- Proses untuk update dan management data dibuat oleh tim Abhitech berdasarkan kebutuhan spesifik setiap perusahan untuk memastikan data selalu update dan rapi
- Setiap karyawan dapat meng-update data dirinya secara online. Data yang diinput akan tervalidasi secara otomatis oleh system dan progress selalu dimonitor oleh tim Abhitech
- Tim Abhitech juga melakukan QA dan QC terhadap data yg diberikan oleh karyawan & perusahaan. Hal ini juga dilakukan agar perusahaan anda selalu memenuhi HR compliance standard sesuai dengan peraturan di Indonesia
3. Didukung oleh sistem HR (Platform Abi People)
Anda bisa langsung mendapat data apapun, kapan saja melalui C-Portal. Link berada di Login Page di website Abhitech. Apabila anda ingin mendapatkan analisa data lebih lanjut, maka anda bisa request ke tim konsultan Abhitech.
Dapatkan informasi lengkap seputar ABI People atau jadwalkan konsultasi penggunaan ABI People sekarang juga!
