Laporan tahunan HR merupakan sarana untuk untuk menunjukkan value HR yang dibawa ke dalam bisnis kepada para stakeholder. Laporan ini mencakup pencapaian dan tantangan yang dihadapi sepanjang satu tahun ke belakang.
Selain itu, laporan ini akan memberi highlight kontribusi departemen HR terhadap kinerja, OKR, dan tujuan strategis perusahaan Anda.
Bagian penting dari pembuatan dan pengembangkan laporan tahunan HR yang berdampak adalah dengan menggunakan metrik yang tepat untuk mengukur secara jelas bagaimana HR memengaruhi tujuan strategis dan kinerja perusahaan.
Laporan Tahunan / Annual Report HR
Setiap tahun para management, bersama tim HR, harus menganalisa kinerja bisnis dan karyawan secara hati-hati.
Untuk melakukannya, mereka menyusun laporan tahunan HR yang berisikan highlight pencapaian dan hambatan yang terkait dengan masalah sumber daya manusia.
Laporan tahunan HR tidak hanya merangkum hasil upaya strategi HR pada tahun sebelumnya, tetapi juga mapping tujuan dan strategi berikutnya.
Sehingga, mengetahui apa yang harus disertakan dalam laporan tahunan ini sangat penting bagi siapa pun di tim HR.
Tujuan dari laporan HR
Tujuan dari laporan tahunan HR adalah:
- Memberikan gambaran lengkap terkait karyawan dan tren perusahaan dan memastikan bahwa HR practice selaras dengan berbagai KPI atau OKR.
- Meskipun HR profesional biasanya membuat laporan mingguan atau bulanan, laporan tahunan memberikan gambaran penting untuk membuat keputusan strategis jangka panjang
- Memberikan insight secara rinci kepada stakeholder tentang perusahaan
- Memberikan review tentang inisiatif dan hasilnya di tahun lalu
- Termasuk informasi yang bersifat kuantitatif maupun kualitatif
- Memungkinkan HR untuk mengukur dan melacak workforce metric beserta keberhasilan atau kegagalannya.
- Sebagai arahan untuk menetapkan tujuan yang akurat dan realistis untuk tahun berikutnya
- Memberikan qualitative retrospective yang memungkinkan stakeholder untuk mengembangkan rencana berikutnya.
Metrik pada Laporan Tahunan HR
Terdapat 12 key functions sumber daya manusia, dan laporan tahunan HR dapat menyertakan metrik dari semua fungsi tersebut jika perlu.
Namun, laporan setebal 150 halaman sudah ditinggalkan. Para decision maker memerlukan informasi yang tepat di waktu yang tepat, sehingga Anda harus menyertakan metrik berdasarkan hal berikut:
- Para stakeholder: Rancang laporan tahunan HR Anda sebagai model plug-and-play, di mana metrik yang sesuai dapat disajikan berdasarkan siapa yang melihat laporan tersebut.
Tim HR mungkin memerlukan seluruh laporan untuk menilai kinerja mereka, sedangkan CEO mungkin hanya ingin mencatat masalah yang paling membara.
Recruitment manager mungkin, lebih tertarik pada metrik seputar metrik retensi, sedangkan tim internal yang bertanggung jawab untuk learning and development mungkin tertarik pada metrik L&D. - Goal perusahaan: Berdasarkan sasaran bisnis untuk tahun itu, Anda harus menyesuaikan laporan tahunan HR. Misalnya, jika keputusan bisnis utama adalah mengembangkan bisnis melalui promosi internal, Anda harus menyertakan metrik yang relevan dengan itu.
Berikut adalah 15 metrik untuk dimasukkan dalam subkategori rekrutmen, retensi, pelatihan, pengembangan, dan engagement:
Recruitment Metric
Recruitment metric digunakan untuk mengukur keberhasilan proses perekrutan dan mengoptimalkan proses perekrutan kandidat untuk bisnis Anda.
Metric ini menyediakan data yang diperlukan untuk meningkatkan proses rekrutmen Anda, yang secara langsung memengaruhi profit bisnis Anda.
Pertimbangkan untuk menggunakan metrik rekrutmen berikut dalam laporan tahunan HR Anda:
1. Cost per hire – Digunakan untuk mengukur efisiensi dan seberapa efektif biaya seluruh proses perekrutan. Metric ini terdiri dari biaya internal (compliance, biaya administrasi, dll.) dan biaya eksternal (background check, biaya sourcing, marketing, dll.). Metric ini akan memberikan insight terkait pengeluaran rekrutmen dan bagaimana Anda dapat mengoptimalkan budget yang dihabiskan di berbagai tahap rekrutmen.
2. Time to productivity/performance – Digunakan untuk mengukur berapa lama waktu yang dibutuhkan karyawan baru untuk mengikuti fase kerja yang ada dan menjadi produktif. Ini adalah ukuran waktu antara hari pertama perekrutan dan titik di mana karyawan memberikan kontribusi penuh pada perusahaan.
3. Interview-to-hire ratio – Digunakan untuk menunjukkan jumlah wawancara yang harus dilakukan rectuiment manager sebelum mengajukan offering. Ini adalah metrik yang berguna untuk disertakan karena menunjukkan berapa jam yang dihabiskan untuk wawancara. Ini juga menunjukkan apakah metode sourcing yang digunakan sudah tepat, kejelasan iklan lowongan kerja, dan keselarasan antara recruiter dan recruitment manager.
4. New hire turnover – Digunakan untuk menunjukan persentase karyawan yang meninggalkan perusahaan selama periode tertentu, biasanya tahun pertama. Untuk menghitung new hire turnover, bagi jumlah karyawan baru yang keluar dengan jumlah total karyawan yang keluar pada periode yang sama. Metric ini akan mengukur kualitas program orientasi perusahaan dan seberapa selaras pekerjaan Anda dengan karyawan baru. Metric ini juga merupakan indikasi seberapa sehat budaya perusahaan karena jika Anda memiliki terlalu banyak orang yang keluar di tahun pertama, maka Anda tahu ada sesuatu yang salah.
Retention Metric
Merekrut orang yang tepat untuk perusahaan memang penting, namun mempertahankan mereka bahkan lebih penting. Itulah sebabnya retention metric adalah bagian penting dari laporan HR tahunan.
Metrik ini digunakan untuk memberikan pandangan terperinci tentang mengapa karyawan tetap bertahan dan dapat digunakan untuk memantau karyawan yang berisiko akan resign dan juga untuk mengurangi atrisi dalam jangka panjang.
Pertimbangkan untuk menyertakan retention metric berikut dalam laporan tahunan HR Anda:
5. Workforce headcount – Digunakan untuk memantau jumlah karyawan yang bekerja di perusahaan pada saat tertentu. Pada metric ini juga termasuk pekerja penuh waktu, pekerja kontrak, pekerja lepas, dll. Untuk membuat laporan tahunan lebih insightful, sertakan bagan yang menunjukkan jumlah karyawan di berbagai titik dalam setahun, atau berikan komentar tambahan jika ada perubahan signifikan dalam periode tersebut.
6. Demographics and diversity – Metric ini digunakan untuk menunjukkan jumlah karyawan yang dimiliki perusahaan per kategori demografi dan keragaman. Berdasarkan tujuan perusahaan Anda dalam hal demografi dan keragaman, pastikan untuk melaporkan metrik di mana organisasi kuat dan lemah. Catat tren positif atau negatif.
7. Attrition rate – Secara sederhana, atrisi adalah tingkat yang ditinggalkan karyawan. Untuk mendapatkan tingkat ini, bagilah jumlah karyawan yang keluar dengan rata-rata jumlah karyawan pada periode yang sama dan nyatakan dalam persentase. Insight tahunan tentang tingkat atrisi menunjukkan seberapa baik atau buruk perusahaan Anda dalam mempertahankan takent, seberapa menarik brand Anda, dan seberapa menarik program Anda.
8. The average cost of turnover – Masih berhubungan dengan attrition rate, average cost of turnover menunjukkan betapa mahalnya kehilangan seorang karyawan. Ini dihitung dengan mendapatkan biaya rata-rata untuk mengisi posisi ditambah biaya orientasi.
9. Exit drivers – Setelah satu tahun bekerja, menarik untuk dicatat apa yang membuat karyawan meninggalkan perusahaan. Apakah karena gaji? Kesempatan berkarir? Manajemen yang buruk? Exit driver Anda adalah cara yang efektif untuk meninjau upaya dan prioritas HR Anda untuk tahun depan dalam hal strategi SDM. Kumpulkan informasi ini dengan apa yang ditunjukkan orang dalam survei keluar mereka sebagai alasan untuk pergi.
Metric Training and Development
Biaya training and development adalah salah satu biaya pertama yang dipotong ketika ada tekanan pada budget.
Kemampuan karyawan untuk meningkatkan dan mempelajari kembali semakin penting dalam beberapa tahun terakhir, dan oleh karena itu semakin Anda dapat menunjukkan berapa banyak yang telah dibelanjakan dan hasilnya, semakin baik.
Pertimbangkan untuk menyertakan metrik training and developmentberikut dalam laporan tahunan HR Anda:
10. Training cost per employee – Ini adalah metrik langsung yang membagi total biaya pelatihan dengan jumlah karyawan. Metric ini bisa untuk program tertentu atau sebagai jumlah dari semua pelatihan yang dilakukan pada tahun tertentu. Anda dapat membandingkan biaya pelatihan per karyawan dengan standar industri atau sebagai perbandingan tahun ke tahun juga.
11. Training ROI – Training ROI mengukur berapa banyak keuntungan perusahaan dari investasi dalam pelatihan. Metrik keuangan ini memperluas manfaat dan hasil bisnis terhadap program pelatihan. Namun, ini bukan ukuran kepuasan pelatihan yang menunjukkan betapa bahagianya karyawan dengan pelatihan tersebut.
Engagement metric
Engagement metric adalah indikator seberapa termotivasi dan terhubungnya karyawan dengan perusahaan. Karyawan yang terlibat lebih produktif dan berkontribusi pada tingkat yang lebih tinggi.
Pertimbangkan untuk menyertakan metrik berikut dalam laporan tahunan HR Anda:
12. Employee satisfaction Index (ESI) – ESI adalah seperangkat tiga pertanyaan yang mengukur sejauh mana karyawan senang dengan pekerjaan mereka. Ketiga pertanyaan tersebut adalah:
- Seberapa puaskah Anda dengan tempat kerja Anda?
- Seberapa baik tempat kerja Anda memenuhi harapan Anda?
- Seberapa dekat tempat kerja Anda dengan pekerjaan ideal Anda?
Setiap pertanyaan dijawab oleh karyawan dalam skala dari 1 hingga 10. Untuk laporan tahunan HR, buat bagan berdasarkan hasil yang dibagi berdasarkan departemen, demografi, perbandingan tahun-ke-tahun, dan metrik relevan lainnya.
13. eNPS – Mungkin salah satu metrik SDM paling populer adalah Employee net promoter score (eNPS). Ini adalah metrik yang diukur dengan pertanyaan “Pada skala 1-10, seberapa besar kemungkinan Anda merekomendasikan perusahaan ini sebagai tempat bekerja?” atau “Berdasarkan pengalaman Anda, seberapa besar kemungkinan Anda merekomendasikan perusahaan kita kepada teman atau kolega?”
Productivity and performance metric
Pertimbangkan untuk menyertakan metrik produktivitas dan kinerja berikut dalam laporan tahunan Anda:
14. Tingkat ketidakhadiran – Tingkat ketidakhadiran adalah ukuran utama kesehatan dan kesejahteraan perusahaan . Mengetahui tingkat ketidakhadiran yang tepat akan membantu membentuk intervensi.
15. Human Capital ROI (HCROI) – Ini adalah metrik HR yang menunjukkan secara finansial nilai yang ditambahkan oleh tenaga kerja sebagai hasil dari uang yang dihabiskan untuk mereka (yaitu, L&D, kompensasi, talent management bakat, rekrutmen, dll. .). Ini adalah cerminan sejati dari nilai modal manusia dalam sebuah organisasi.
Kesimpulan
Saat memilih metrik yang paling berdampak untuk pelaporan tahunan Anda, pertimbangkan siapa stakebolder Anda dan nilai apa yang telah dibawa HR ke tujuan strategis perusahaan dan pertumbuhan perusahaan. Laporan tahunan HR memberikan kesempatan untuk highlight kontribusi, risiko yang mungkin dihadapi bisnis dalam HR, dan dampak total dari investasi sumber daya manusia.
Di Abhitehch, kami percaya dengan mengurus administrasi dan proses HR Anda, akan membantu Anda untuk fokus pada strategi dan aktivitas bisnis utama untuk mencapai pertumbuhan bisnis.
Abhitech merupakan spesialis layanan konsultasi HR dan profesional dengan layanan:
- Payroll Service
- Recruitment Service
- People Management Service
- Manpower Outsourcing; hingga
- Employer of Record
Tim konsultan kami mengerjakan pekerjaan HR anda. Anda tidak perlu belajar untuk menggunakan software apapun.
Semua data yang berada di dalam system Abhitech sangat aman. Kami melakukan double process untuk memastikan hal itu:
Secara operational process: seluruh prosedurnya sudah tersertifikasi ISO 9001.
Secara technical process: semua server & database storage dikelola in-house oleh Abhitech dengan security standard international yang di support oleh technology supplier yang diakui.
Anda bisa menyesuaikan siapa saja (karyawan atau department internal) yang mendapat akses untuk melihat detail gaji setiap karyawan.
Semua data yang berada di dalam system Abhitech pasti selalu update. Kami melakukan triple process untuk memastikan hal itu:
