Berbeda dengan departemen lain di perusahaan, seperti sales atau engineering, tim HR umumnya hanya memiliki beberapa anggota inti.
Bahkan beberapa perusahaan skala kecil dapat bertahan tanpa HR.
Namun beda cerita ketika perusahaan mengalami perkembangan pesat. Di titik ini akan muncul kebutuhan untuk berada di top employee management dan untuk mempertahankan, atau bahkan memacu, pertumbuhan karyawan.
Maka muncul pertanyaan:
- Berapa rasio HR terhadap karyawan yang optimal?
- Bagaimana cara menghitungnya?
Untuk membantu Anda memiliki rasio HR terhadap karyawan yang ideal, kami akan mengulik secara mendalam hingga rumus perhitungan yang dapat digunakan. Selengkapnya pada artikel dibawah ini
Download guideline menghitung HR Rasio terhadap Karyawan
Apa itu Rasio HR terhadap Karyawan?
Rasio HR terhadap karyawan adalah perbandingan jumlah HR yang dibutuhkan untuk mendukung 100 karyawan tetap.
Rasio ini digunakan untuk memberikan roadmap, kapan waktu yang tepat untuk meningkatkan jumlah tim HR bersamaan dengan tenaga kerja perusahaan.
Tidak hanya itu, rasio ini juga akan menunjukkan efisiensi HR.
Rasio yang tinggi (terlalu banyak HR di perusahaan) dapat menunjukkan efisiensi yang lebih rendah dalam penyampaian HR service. Namun, hal ini tidak selalu dapat dijadikan patokan karena rasio yang tinggi dapat dipengaruhi oleh berbagai faktor.
Rule of thumb HR terhadap karyawan adalah 2,5 HR per 100 karyawan full-time.
Tapi, mari kita lihat formula yang tepat. Rasio HR terhadap karyawan adalah jumlah staf HR dibagi dengan jumlah total karyawan full-time dalam suatu perusahaan.
Cara Hitung Rasio HR terhadap Karyawan
Perhitungan ini akan membantu management untuk menentukan apakah HR saat ini berada dalam kisaran rata-rata atau apakah harus mempertimbangkan untuk merombak tim HR saat ini.
Untuk mendapatkan rasio SDM terhadap karyawan bisnis Anda, Anda memerlukan data berikut:
- Jumlah HR di perusahaan. Sertakan hanya posisi setara full-time;
- Jumlah total karyawan. Di sini juga, hanya posisi full-time yang dihitung.
Anda kemudian hanya perlu mengikuti rumus sederhana ini untuk mendapatkan proporsi HR dibandingkan dengan jumlah total karyawan:
Rasio HR terhadap Karyawan = (Jumlah HR : Total Karyawan Full-time) x 100%
contoh:
Perusahaan yang sedang bertumbuh cepat memiliki total 2.045 karyawan, dengan rincian 1.860 karyawan full-time.
Direktur HR memperhatikan banyaknya tekanan pada HR yang berakibat banyaknya load pekerjaan, melebihi kapasitas personil HR yang ada. Tim HR saat ini terdiri dari 35 orang, 32 diantaranya adalah karyawan full-time dan Direktur ingin mengajukan lebih banyak budget rekrutmen HR.
Sebelum memutuskan untuk rekrut HR tambahan, ia menghitung rasio HR terhadap karyawan saat ini:
HR = 32 orang
Karyawan = 1.860 orang
Rasio HR terhadap Karyawan = (32 : 1.860) x 100%
Rasio HR terhadap Karyawan = 1.7%
Rasio 1,7% merupakan nilai di bawah rasio benchmark untuk perusahaan dengan ukuran yang sama. Sehingga berdasarkan data, Direktur dapat menambah personel HR. Namun, ada banyak pertimbangan lain dalam menentukan rasio SDM terhadap staf yang optimal.
Seberapa Banyak Seharusnya Tim HR Anda?
Jumlah tim HR sangat bergantung pada ukuran perusahaan, dan berbagai faktor lainnya.
The Society for Human Resource Management (SHRM) telah meneliti ini selama beberapa tahun. Dalam Studi Human Capital Benchmarking 2015 mereka, staffing ratio berikut dilaporkan.
Jika rasio HR terhadap karyawan bisnis tidak termasuk dalam kategori ini, perusahaan harus meninjau bagaimana fungsi departemen HR.
Rasio HR terhadap karyawan yang lebih tinggi atau lebih rendah dari rata-rata belum tentu merupakan hal yang buruk, asalkan kebutuhan manajemen perusahaan terpenuhi dan pertumbuhannya tidak terhambat oleh kekurangan atau kelebihan pekerja HR.
Perusahaan perlu menilai besar value yang diberikan tim HR ke perusahaan, dan di area mana tepatnya. Perusahaan kemudian dapat mempertimbangkan untuk meng-outsource beberapa fungsi HR jika tujuan perusahaan adalah mengurangi rasio HR terhadap karyawan.
Perusahaan juga dapat menyederhanakan pekerjaan tim HR dengan menggunakan HR Managed Service seperti Abhitech yang akan memusatkan semua informasi mengenai sumber daya manusia perusahaan Anda.
Ketahui Jumlah Ideal HR untuk Perusahaan Anda
Best Practice Rasio HR terhadap Karyawan
Beberapa faktor akan mempengaruhi rasio HR terhadap karyawan, diantaranya:
- Teknologi.
- Peran HR
- Anggaran dan pengendalian anggaran.
- Industri.
- Ukuran perusahaan.
- Serikat kerja dan kesepakatan bersama.
Apakah Small Business Membutuhkan HR?
Berapapun ukuran perusahaannya, HR adalah salah satu fungsi internal yang paling penting.
Jika manusia adalah penggerak utama perusahaan, maka HR adalah jantung yang memompa yang membuatnya tetap hidup.
Misalnya, masalah SDM utama untuk usaha kecil dan menengah biasanya meliputi:
- Recruitment
- Training and development
- Salaries, payroll, compensation, and benefits
- Labor relations
- Compliance
- Health and safety
Kesimpulan
Sama seperti membangun tim engineering saat developing produk, perusahaan juga perlu membangun tim HR seiring pertumbuhan perusahaan.
Perkembangan tim HR juga harus diiringi dengan efisiensi kerja.
Jika jumlah HR Anda berada diatas rasio HR terhadap karyawan pada umumnya, perusahaan dapat mengurangi jumlah HR dan mengalihdayakan pekerjaan administrasi HR ke pihak ketiga, sehingga HR in-house perusahaan dapat fokus pada pekerjaan strategis.
Di Abhitehch, kami percaya dengan mengurus administrasi dan proses HR Anda, akan membantu Anda untuk fokus pada strategi dan aktivitas bisnis utama untuk mencapai pertumbuhan bisnis.
Abhitech merupakan spesialis layanan konsultasi HR dan profesional dengan layanan:
- Payroll Service
- Recruitment Service
- People Management Service
- Manpower Outsourcing; hingga
- Employer of Record
Tim konsultan kami mengerjakan pekerjaan HR anda. Anda tidak perlu belajar untuk menggunakan software apapun.
Semua data yang berada di dalam system Abhitech sangat aman. Kami melakukan double process untuk memastikan hal itu:
Secara operational process: seluruh prosedurnya sudah tersertifikasi ISO 9001.
Secara technical process: semua server & database storage dikelola in-house oleh Abhitech dengan security standard international yang di support oleh technology supplier yang diakui.
Anda bisa menyesuaikan siapa saja (karyawan atau department internal) yang mendapat akses untuk melihat detail gaji setiap karyawan.
Semua data yang berada di dalam system Abhitech pasti selalu update. Kami melakukan triple process untuk memastikan hal itu:
