Pergantian pemimpin yang terjadi secara tiba-tiba akan menimbulkan keresahan dalam sebuah perusahaan.
Menurut Survei CEO Succession Planning oleh Heidrick & Struggles dan Universitas Stanford, hampir 50% perusahaan tidak dapat segera menunjuk pengganti CEO mereka jika diperlukan saat ini juga.
Tanpa rencana yang matang, kekosongan kepemimpinan bisa menimbulkan kebingungan dan risiko besar bagi stabilitas perusahaan.
Agar pergantian bisa dilakukan secara mulus, skenario pergantian harus dibuat jauh-jauh hari.
Jika perusahaan memiliki leadership turnover plan, perusahaan harus tahu bahwa manfaat leadership succession planning sangat besar.
Polling lainnya yang dilakukan MGMA Stat terhadap 1.212 responden menunjukan bahwa mayoritas responden (57%) tidak memiliki succession planning untuk posisi kepemimpinan, 35% melaporkan bahwa mereka memilikinya dan 8% sisanya tidak yakin.
Apa itu succession plan, tujuan dan keuntungannya bagi perusahaan? Baca selengkapnya di artikel dibawah ini
Apa Itu Succession Plan?
Succession plan adalah rencana yang fokus mengidentifikasi pemimpin yang potensial dengan kinerja tinggi, menyusun cara untuk membantu potensi tersebut berkembang sehingga mereka dapat maju dalam perusahaan.
Seiring pertumbuhan perusahaan akan lebih hemat biaya untuk mengembangkan karyawan yang dimiliki untuk mengisi posisi kunci dibandingkan mempekerjakan orang baru.
Memberi karyawan career path yang jelas melalui rencana suksesi ini juga dapat meningkatkan engagement dan retention karyawan.
Sayangnya, banyak perusahaan yang tidak memprioritaskan hal ini dan memilih untuk fokus pada pertumbuhan bisnis daripada pertumbuhan orang-orang didalamnya.
Apa Tujuan Succession Plan?
Singkatnya, tujuan succession plan adalah untuk mempromosikan karyawan dari dalam perusahaan.
Sehingga ketika suatu saat terjadi kekosongan kepemimpinan, perusahaan memiliki kandidat yang memenuhi syarat untuk mengisi kekosongan tersebut dan mengembangkan perusahaan.
Selain itu, rencana suksesi juga dapat mengurangi tingkat turnover perusahaan.
Kecil kemungkinan seorang karyawan untuk resign ketika perusahaan berhasil mengenali potensi kepemimpinan mereka dan membantu mereka untuk maju dalam karir.
Manfaat Succession Plan
Succession plan yang efektif harus membantu perusahaan memilih dan mengembangkan orang yang tepat untuk posisi kepemimpinan.
Manajer dapat meningkatkan produktivitas tim, kinerja, engagement, atau malah sebaliknya. Jadi memilih pemimpin yang tepat sangat penting untuk kesuksesan jangka panjang.
Selain mengisi posisi kepemimpinan dengan orang-orang hebat, perusahaan juga dapat memperoleh berbagai keuntungan lain ketika mereka meluangkan waktu untuk mengembangkan succession plan, seperti:
- Biaya rekrutmen lebih rendah
- Rekrutmen internal jadi lebih kuat
- Career development yang lebih baik
- Peningkatan employee engagement
- Performa lebih tinggi
- Peningkatan retensi
Key Element Succession Plan
Meskipu bisa jadi berbeda di masing-masing perusahaan, sebagian besar succession plan harus mencakup hal-hal berikut:
Defined Goal(s): Perusahaan harus menentukan apa tujuan akhir dari succession plan, apakah untuk membantu karyawan meningkatkan skill mereka, mempelajari keterampilan manajerial, atau yang lainnya.
Tasks or requirements: Daftar persyaratan apa saja yang dibutuhkan untuk mencapai end goals dari succession plan.
Timeline: Cari tahu waktu yang dibutuhkan untuk pengembangan karyawan. Sehingga perusahaan bisa menyelaraskan succession plan dengan waktu ketika perusahaan membutuhkan orang untuk masuk ke peran baru.
Budget: Tentukan berapa banyak budget atau resource apa yang akan dibutuhkan untuk succession plan, karena itu akan membentuk setiap elemen lain dari rencana perusahaan.
Strategy: Terakhir, tentukan bagaimana perusahaan akan memperkenalkan, melaksanakan, dan mengukur hasil dari succession plan.
Succession plan yang sukses mencakup beberapa komponen kunci.
Transisi Kepemimpinan/Kepemilikan
Jika perusahaan mengembangkan karyawan untuk menempati C-level, rencana tersebut harus merinci bagaimana kepemimpinan atau kepemilikan perusahaan akan ditransfer dari pemimpin saat ini ke pemimpin baru. Ini melibatkan faktor-faktor seperti:
Transisi tanggung jawab
Menentukan bagaimana pengambilan keputusan bisnis di masa kepemimpinan yang mendatang (misalnya oleh formal executive board)
Staff Succession
Saat staf tingkat yang lebih tinggi pindah ke atas tangga perusahaan, perusahaan akan membutuhkan karyawan yang siap untuk mengambil posisi yang ditinggalkan. Selain menetapkan posisi yang mana, succession plan perlu mempertimbangkan:
- Siapa karyawan saat ini yang bisa menjadi key role?
- Keterampilan apa yang dibutuhkan?
- Program pengembangan apa yang harus dibuat?
HR Management and Culture
Perubahan kepemimpinan terkadang dapat berujung ke turnover. Succession plan perusahaan harus mencakup strategi HR untuk mempertahankan atau merekrut karyawan yang tertarik untuk mengambil peran baru.
Ini juga membantu membangun culture kantor yang mendorong stafnya untuk mengembangkan skill mereka lebih jauh dan lebih terbuka terhadap perubahan di tempat kerja.
Bagaimana Cara Menyusun Succession Plan?
Ada beberapa langkah yang harus diikuti saat menyusun rencana:
- Tentukan Jenis Plan
Mulai dengan menentukan rencana seperti apa yang ingin dibuat. Jenis succession plan dibagi menjadi dua:
Death Succession: Jenis plan ini digunakan untuk situasi kematian mendadak seorang pemimpin atau pemilik yang meninggalkan kekosongan kekuasaan. Ini akan membantu para penerus mengetahui siapa yang harus mengambil peran kepemimpinan.
Exit Succession: Rencana ini untuk membantu perusahaan memindahkan pemimpin yang terjadwal, seperti pemimpin saat ini pensiun.
- Penerus Potensial
Seperti apa seharusnya succession plan yang sebenarnya?
Siapa yang akan dipromosikan ke key role ketika ada kesempatan?
Penerus bagi banyak pemimpin atau pemilik bisnis bisa menjadi anggota keluarga, partner bisnis, atau karyawan terpercaya. Tapi bisa juga seseorang membeli perusahaan.
Menulis hanya satu pengganti dapat menyebabkan masalah jika orang tersebut tidak menginginkan posisi tersebut atau juga berencana untuk meninggalkan perusahaan, jadi pertimbangkan untuk membuat daftar beberapa kandidat lain dengan bantuan manajer atau recruitment manager di perusahaan.
- Buat Checklist Prosedur Succession
Checklist ini merupakan pedoman bagi perusahaan untuk diikuti selama fase succession, seperti:
- Jenis pelatihan yang dibutuhkan setiap kandidat potensial
- Kapan mengadakan program pelatihan
- Peran karyawan sementara (mis., kepada siapa Anda harus melapor jika Anda mengalami kecelakaan atau tidak mampu bekerja)
- Bagaimana rencana suksesi akan didanai sehingga penerus memiliki akses ke sumber daya apa pun yang mereka butuhkan
Kesimpulan
Benar kata pepatah if you fail to prepare, then prepare to fail.
Mengetahui arah bisnis akan berkembang kedepannya adalah kunci dalam membantu perusahaan membuat succession plan yang unggul dan dapat menyiapkan perusahaan menjadi sukses.
Dengan impact yang begitu besar, menyusun rencana ini akan menyita banyak waktu dan fokus tim HR. Penyusunan tidak akan efektif ketika tim HR masih disibukkan dengan pekerjaan administratif perusahaan seperti melakukan rekap absensi manual, menghitung lembur, dan lainnya.
Solusi apa yang dimiliki perusahan dalam keadaan seperti ini?
People Management Service Abhitech. Bersama Abhitech, tidak ada lagi pekerjaan administratif tambahan. Layanan People Management Service membantu HR Professional untuk:
- Fokus pada eksekusi strategi peningkatan produktivitas karyawan: Tidak perlu buang waktu untuk mencatat, memasukan dan mengatur seluruh data administrasi personalia karena sudah tersimpan di dalam sistem dengan baik.
- Membuat keputusan tepat dengan analisa data HR: Hasil analitik lebih cepat karena tim HR tidak perlu menghabiskan waktu berjam-jam untuk menafsirkan dan memformat data untuk membuat strategi HR yang lebih baik.
- Meningkatkan manajemen dan kontrol: Kontrol dan atur keseimbangan karyawan anda dengan data yang akurat.
- Akses data HR secara real-time: Tim HR bisa akses insights data yang dapat diolah kapanpun dan dimanapun dengan internet.
- Integrasi mudah dengan sistem Payroll: Hanya dengan satu kali klik dan semua data personalia seperti; kehadiran, cuti, data karyawan, dan people analytic lainnya akan terorganisir dan terintegrasi dengan sistem payroll. Automation membantu Anda menghemat waktu dan budget.
