Mengundurkan diri dari pekerjaan, apapun alasan dan keadaannya, adalah keputusan besar dan harus ditanggapi dengan serius.
Menyusun dan mengirimkan surat resign yang profesional adalah aspek kunci dari proses pengunduran diri dan dapat meninggalkan kesan baik antara mantan dan calon pemberi kerja.
Mengetahui dampak surat resign ini, penting untuk memahami apa yang harus dimasukkan di dalamnya dan bagaimana menulisnya dengan tepat.
Apakah Anda siap untuk mengundurkan diri dari pekerjaan Anda? Jika demikian, ada baiknya Anda menulis surat pengunduran diri untuk meresmikan detail pengunduran tersebut.
Tapi apa itu surat pengunduran diri, dan mengapa karyawan harus menulisnya? Apa yang harus dilampirkan, dan kapan waktu yang tepat untuk memberikan pemberitahuan kepada kantor saat ini?
Berikut informasi cara menulis surat resign atau email, beserta contoh dan template yang bisa Anda gunakan untuk menulis surat Anda sendiri.
Apa itu Surat Pengunduran Diri?
Surat pengunduran diri adalah surat resmi yang diserahkan oleh seorang karyawan kepada manajernya sebagai pemberitahuan bahwa mereka akan meninggalkan perusahaan sebagai karyawan.
Jika yang akan resign adalah seorang manajer dan pejabat tinggi lainnya, maka mereka menyerahkan surat resign kepada atasannya langsung pada saat pengunduran diri.
Surat resign menyampaikan alasan seorang karyawan hendak mengundurkan diri dari perusahaan. Alasannya dapat bervariasi tergantung pada tiap individu.
Surat ini juga harus menyertakan tanggal efektif kapan karyawan tersebut terakhir bekerja di perusahaan sebagai karyawan. Notice period akan bervariasi pada tiap perusahaan, ada perusahaan yang menetapkan notice period 1 bulan, ada pula yang menerapkan 3 bulan sebelum resign.
Surat resign harus dikemas dengan nada netral, akan lebih baik jika karyawan menawarkan untuk membantu proses transisi ke karyawan yang baru dan menyampaikan terima kasih atas kesempatan menjadi bagian dari tim.
Pemberian surat resign hanya dilakukan demi formalitas. Jadi meskipun karyawan sudah menyampaikan rencana untuk keluar dari perusahaan dengan manajer atau atasan secara lisan, karyawan tetap perlu memberikan surat pengunduran diri.
Pentingnya Surat Resign
- Anda mungkin telah memberi tahu manajer Anda tentang rencana untuk keluar dari perusahaan, tetapi itu tidak berarti sudah cukup. Untuk mengumumkan resign secara resmi, Anda harus menyerahkan surat resign kepada manajer. Surat ini berfungsi sebagai dokumen Anda untuk membuktikan bahwa Anda telah meninggalkan perusahaan dengan benar.
- Surat pengunduran diri berfungsi sebagai pemberitahuan bagi perusahaan Anda untuk memberitahu mereka bahwa Anda akan pergi. Memberikan notice period yang cukup memberi perusahaan cukup waktu untuk mempersiapkan dan mencari pengganti Anda. Ini sangat nyaman, apalagi jika yang mengundurkan diri adalah karyawan dengan posisi atau peran penting di perusahaan atau organisasi.
- Cara yang baik untuk mengungkapkan rasa terima kasih kepada atasan Anda atas semua skill dan hal yang telah Anda pelajari dari mereka adalah dengan menuliskannya, dan itu akan menjadi surat pengunduran diri Anda.
- Menulis surat resign adalah cara yang sopan dan tepat untuk memutuskan hubungan Anda dengan perusahaan. Apa pun alasannya, memberi tahu employer Anda dengan benar bahwa Anda akan pergi dari perusahaan jauh lebih baik daripada pergi begitu saja seolah tidak terjadi apa-apa.
- Jika Anda mengundurkan diri dengan benar, Anda akan dapat memasukkan pengalaman kerja Anda di resume Anda.
- Dengan menulis surat resign dan memberikannya kepada atasan Anda, Anda akan dapat menjaga hubungan baik dengan mereka. Anda juga akan dapat memiliki rekam jejak yang baik sebagai karyawan perusahaan.
Mengapa mengundurkan diri tanpa memberikan pemberitahuan ketika Anda dapat memberikan surat pengunduran diri dan memberi tahu employer dengan benar bahwa Anda akan pergi?
Surat pengunduran diri tidak diragukan lagi penting karena tidak hanya membantu perusahaan tetap teratur bahkan ketika karyawan pergi, tetapi juga membantu karyawan menjaga hubungan baik dengan mereka.
Kapan Harus Memberikan Surat Resign?
Perhatikan notice period yang telah ditetapkan oleh perusahaan Anda, disarankan untuk mengirimkan surat pengunduran diri jauh sebelum last day Anda, umumnya satu bulan sebelumnya kecuali keadaan mengharuskan Anda mengundurkan diri tanpa pemberitahuan terlebih dahulu atau dengan pemberitahuan singkat.
Jika Anda terikat dengan kontrak kerja, penting untuk mematuhi ketentuannya saat Anda mengundurkan diri. Periksa kontrak Anda untuk menentukan notice period yang perlu diberikan kepada perusahaan.
Jika Anda memilih untuk memberitahu atasan secara langsung terkait perihal mengundurkan diri, siapkan salinan tertulis surat pengunduran diri Anda untuk diberikan.
Namun, jika Anda bekerja dari jarak jauh atau mengundurkan diri dengan pemberitahuan singkat, Anda dapat mengirimkan info resign melalui email.
Isi Surat Pengunduran Diri
Ketika hendak mengundurkan diri dari pekerjaan, penting untuk melakukannya secara profesional.
Secara umum lebih baik menyampaikan pengunduran diri secara personal, dan kemudian dilanjut dengan surat pengunduran diri resmi atau email.
Namun, karena saat ini banyak remote working, banyak pekerja akan memerlukan mengundurkan diri melalui email, tanpa mengadakan pertemuan langsung terlebih dahulu.
Jika Anda berada dalam posisi ini, pastikan untuk menulis email resign Anda secara profesional seperti surat pengunduran diri di atas kertas.
Bagaimanapun bentuk surat pengunduran diri, pastikan untuk menyertakan yang berikut ini:
- Niat untuk Mengundurkan Diri: Surat Anda harus dimulai dengan menyampaikan bahwa Anda mengundurkan diri.
- Hari Terakhir Bekerja: Wajib menyertakan informasi tentang hari terakhir Anda berencana untuk bekerja di perusahaan tersebut.
- Tawaran untuk Membantu Transisi: Seringkali, karyawan juga akan menawarkan bantuan dalam transisi, mungkin dengan merekrut atau melatih karyawan pengganti.
- Pertanyaan yang Mungkin Anda Miliki: Jika Anda memiliki pertanyaan tentang gaji atau tunjangan akhir Anda, Anda dapat menanyakannya melalui surat atau email Anda.
- Informasi Kontak: Sertakan informasi kontak pribadi Anda sehingga mudah bagi perusahaan untuk menghubungi Anda.
- Tanda Tangan: Surat hard copy harus menyertakan tanda tangan tertulis Anda. Jika Anda mengirim email, cukup ketikkan nama Anda.
Untuk memberi kesan akhir yang positif, surat resign juga menyematkan pesan terima kasih kepada employer atas kesempatan yang diberikan dan menyebutkan pengalaman yang diperoleh di perusahaan atau bagaimana karyawan menikmati waktu mereka di sana.
Cara Membuat Surat Pengunduran Diri
Resignation letter harus menyertakan informasi kontak Anda, pemberitahuan resmi bahwa Anda mengundurkan diri, dan kapan hari terakhir kerja Anda. Jika Anda ingin memasukkan lebih banyak detail, silahkan, tetapi tidak wajib.
Berikut cara menulis surat resign, dengan informasi tentang apa yang harus disertakan di setiap bagian surat:
1. Informasi Kontak (Surat Tertulis): Surat tertulis harus menyertakan informasi kontak Anda dan pemberi kerja (nama, jabatan, nama perusahaan, alamat, nomor telepon, email), diikuti dengan tanggal.
2. Informasi Kontak (Email): Dalam surat pengunduran diri email, sertakan informasi kontak Anda di akhir surat, setelah tanda tangan Anda. Anda tidak perlu menyertakan informasi kontak perusahaan.
3. Salam: Tujukan surat pengunduran diri kepada manajer Anda, menggunakan gelar formal mereka (“Dear Mr./Ms./Dr.”).
4. Paragraf 1: Sampaikan niat bahwa Anda mengundurkan diri dari pekerjaan dan nyatakan tanggal efektifnya pengunduran diri Anda. Ini akan memberikan pemberitahuan resmi kepada pemberi kerja untuk file personalia Anda.
5. Paragraf 2: (Opsional) Anda dapat menyebutkan alasan Anda keluar, tetapi ini tidak wajib. Jika Anda memilih untuk memberikan alasan, pastikan itu positif, seperti memulai pekerjaan baru, meninggalkan tempat kerja, atau kembali ke sekolah.
6. Paragraf 3: (Opsional) Jika Anda dapat membantu transisi, sebutkan ketersediaan Anda dalam surat Anda.
7. Paragraf 4: (Opsional) Sebutkan penghargaan Anda atas kesempatan yang Anda miliki untuk bekerja di perusahaan. Jika ada sesuatu yang sangat bermanfaat, bagikan detailnya.
8. Penutupan: Gunakan penutup resmi, seperti “Hormat saya”.
9. Tanda tangan (Surat Tertulis): Akhiri dengan tanda tangan Anda diikuti dengan nama yang Anda ketikkan.
10. Tanda Tangan (Email): Sertakan nama yang diketik diikuti dengan informasi kontak Anda.
4 Template Surat Pengunduran Diri Karyawan
Surat pengunduran diri adalah cara profesional untuk mengkomunikasikan bahwa karyawan berniat untuk mengundurkan diri sebagai karyawan di perusahaan saat ini.
Download GRATIS template surat pengunduran diri karyawan yang dapat langsung digunakan
Kesimpulan
Karena beberapa perusahaan mengharuskan karyawan untuk menyerahkan surat resmi ketika mereka mengundurkan diri, penting untuk memeriksa employee handbook sebelum mengucapkan selamat tinggal.
Meskipun perusahaan mungkin tidak memiliki persyaratan resmi yang mewajibkan Anda untuk mengajukan surat pengunduran diri resmi, paling tidak, menyerahkan surat pengunduran diri secara formal dan profesional membuat Anda terlihat baik.
Resignation letter juga berfungsi sebagai dokumentasi dan dapat berfungsi sebagai bukti fisik bahwa Anda memberikan banyak pemberitahuan.
Jika ada masalah hukum, seperti pencairan gaji terakhir Anda atau hari terakhir tunjangan karyawan, Anda dapat melihat surat pengunduran diri Anda sebagai dukungan untuk kasus Anda.
Untuk itu, HR harus bisa menyiapkan berbagai informasi dan dokumen terkait dengan proses pembuatan surat paklaring.
Hal tersebut tidak mudah untuk di data, terlebih lagi bila laporan perusahaan masih dikerjakan secara manual dan perusahaan memiliki jumlah karyawan yang banyak.
Untuk memudahkan Anda dalam membuat laporan keuangan perusahaan, maka gunakanlah layanan Abi People dari Abhitech
Tinggalkan pekerjaan administratif tambahan. Layanan People Management Service hanya untuk HR Professional yang ingin:
- Fokus pada eksekusi strategi peningkatan produktivitas karyawan: Tidak perlu buang waktu untuk mencatat, memasukan dan mengatur seluruh data administrasi personalia karena sudah tersimpan di dalam sistem dengan baik.
- Membuat keputusan tepat dengan analisa data HR: Hasil analitik lebih cepat karena tim HR tidak perlu menghabiskan waktu berjam-jam untuk menafsirkan dan memformat data untuk membuat strategi HR yang lebih baik.
- Meningkatkan manajemen dan kontrol: Kontrol dan atur keseimbangan karyawan anda dengan data yang akurat.
- Akses data HR secara real-time: Tim HR bisa akses insights data yang dapat diolah kapanpun dan dimanapun dengan internet.
- Integrasi mudah dengan sistem Payroll: Hanya dengan satu kali klik dan semua data personalia seperti; kehadiran, cuti, data karyawan, dan people analytic lainnya akan terorganisir dan terintegrasi dengan sistem payroll. Automation membantu Anda menghemat waktu dan budget.
