Bagaimana jadinya ketika pemilik bisnis tidak punya rekap data absensi pegawai?
Setiap pemilik bisnis pasti menginginkan hal yang sama: mengetahui semua karyawan bekerja secara efektif dan produktif setiap hari untuk kepentingan bisnis.
Datang kerja terlambat, pulang lebih cepat atau menggunakan waktu istirahat lebih lama dari ketentuan juga dapat dikategorikan sebagai ketidakhadiran.
Ketidakhadiran karyawan dapat menyebabkan produktivitas perusahaan menurun.
Anda tidak ingin hal ini, betul?
Penggunaan waktu yang efisien sangat berpengaruh terhadap produktivitas kerja karyawan.
Namun seiring pertumbuhan perusahaan, akan lebih sulit untuk melacak apa yang dilakukan setiap karyawan, dan lokasi karyawan selama jam kerja mereka.
Hal ini dapat menyebabkan pemilik bisnis merasa out-of-the-loop dan seolah-olah perusahaan berjalan tanpa pemilik.
Atau lebih buruknya lagi, kurangnya pemahaman tentang kegiatan sehari-hari karyawan dapat menyebabkan perusahaan berjalan tidak efisien dan sia-sia.
Time is money.
Untuk memastikan hal ini tidak terjadi, pemilik bisnis atau HR Manager dapat meminta karyawan untuk mengisi timesheets setiap hari.
Timesheets adalah prosedur penting untuk menghitung dengan tepat jumlah jam kerja karyawan Anda. Sehingga akan menghasilkan payroll yang akurat pula.
Dalam artikel ini, Abi akan membahas semua yang perlu diketahui tentang timesheets untuk karyawan yang digaji.
Termasuk manfaatnya, bersama dengan tiga tip untuk manajemen timesheet yang efisien!
Sebagai bonus, Abi sudah menyiapkan template pengisian timesheets yang dapat langsung Anda gunakan saat ini juga.
Apa itu Time Tracking?
Mari mulai dari yang paling dasar.
Time tracking umumnya mengacu pada cara perusahaan mencatat jam kerja karyawan. Pengukuran jam kerja ini kemudian digunakan untuk memastikan karyawan menerima kompensasi yang sesuai.
Time entry tidak hanya digunakan untuk payroll, tetapi juga merupakan cara yang aman bagi manajer untuk mengukur alokasi karyawan dan berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tertentu.
Ketika manajer mengetahui tugas mana yang paling memakan waktu, manajer dapat mulai mempertimbangkan apakah waktu itu digunakan dengan baik.
Tugas yang paling memakan waktu belum tentu tugas yang menghasilkan value paling banyak. Seringkali, justru sebaliknya.
Payroll dan efektivitas kerja adalah alasan paling umum mengapa bisnis menerapkan tools pelacakan waktu, yang sering disebut sebagai Timesheets
📌 Panduan menghitung gaji secara otomatis berdasarkan timesheet
Apa itu Timesheets?
Timesheet adalah tabel data yang dapat digunakan perusahaan kerja untuk melacak waktu karyawan tertentu telah bekerja selama periode tertentu.
Timesheets juga digunakan sebagai dasar perhitungan payroll oleh manajemen, HR dan accounting untuk mencatat waktu dan membayar karyawan berdasarkan bukti total jam kerja mereka.
Dalam project management, timesheets juga berguna untuk memantau dan menjaga proyek berjalan sesuai timeline.
Ada banyak metode implementasi timesheet, tiga diantaranya adalah:
- Timesheet kertas. Metode ini masih menggunakan punch card dan register dalam pencatatannya.
- Software Spreadsheet. Software spreadsheet yang paling umum digunakan adalah Excel.
- Online purpose-built time-tracking software. Software ini mungkin kelihatan mahal tetapi menawarkan berbagai fungsi yang justru menghemat waktu dan uang.
Manfaat Timesheets untuk Absensi Pegawai
Manfaat dari timesheets dapat berbeda tergantung pada metode implementasi yang diterapkan. Secara umum, perusahaan dan karyawan akan mendapatkan manfaat sebagai berikut:
Timesheets bagi Karyawan:
Karyawan akan mendapatkan insights seputar waktu yang digunakan untuk browsing, cek email, atau mencoba menemukan satu dokumen itu di tumpukan folder?
Kegiatan ini mungkin terlihat sepele tetapi jika diakumulasikan, bisa menjadi besar! Survei Harvard Business Review tentang pengisian timesheet menunjukkan bahwa ekonomi AS membakar $7,4 miliar sehari dalam produktivitas hanya karena karyawan yang tidak mencatat jam kerja mereka.
Timesheets Bagi Perusahaan:
- Transparansi ke dalam proses kerja
Menjadikan time tracking sebagai rutinitas, maka secara otomatis membuat perusahaan lebih transparan.
Memungkinkan perusahaan untuk tetap berada di puncak proses kerja, menawarkan insights tentang pekerjaan yang sedang diselesaikan dan durasinya.
Selain itu, Anda mulai memahami aktivitas mana yang terus-menerus dilakukan dan mulai memprioritaskan pekerjaan dengan lebih baik.
- Meningkatkan Employee Accountability
Timesheets membuat karyawan lebih fokus karena mereka tahu mereka harus melaporkan jam yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan. Karyawan akan menyadari bahwa jam terus berdetak dan mencoba untuk menjadi seproduktif mungkin.
- Memahami penagihan dan efisiensi operasional Anda
Jika bisnis Anda bergerak pada bidang layanan atau jasa, time tracking adalah kunci untuk meningkatkan efisiensi operasional, karena time tracking masuk ke dalam laporan penggunaan yang dapat ditagih dan meng-highlight tingkat produktivitas.
Dengan cara ini, perusahaan dapat melacak berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan klien dan tagihan yang sesuai. Meningkatkan jam yang dapat ditagih, pada gilirannya, adalah jalan raya menuju bisnis yang lebih menguntungkan.
- Insights seputar Resource Demand Tertinggi
Waktu yang dihabiskan adalah ukuran kunci dari resource yang dibutuhkan.
Hal ini menunjukkan apakah suatu departemen membutuhkan lebih banyak resource , dalam hal tenaga kerja atau input lainnya.
Plus, timesheets akan menunjukan individu yang memberikan impact terbaik, Ini adalah informasi penting bagi tim dan organisasi secara keseluruhan.
Bisa jadi satu orang melakukan sebagian besar pekerjaan. Dalam situasi itu, mungkin ada sesuatu yang perlu diubah agar semua bagian tim bekerja sama rata, misalnya, redistribusi atau berbagi tanggung jawab dan beban kerja.
- Melacak Penggunaan Anggaran
Apa cara terbaik untuk menjaga anggaran proyek Anda tetap terlihat? Timesheets lagi!
Saat karyawan mengisi timesheets mereka untuk mendaftarkan waktu pada proyek dan tugas, Anda tidak perlu mengambil langkah ekstra untuk menghitung berapa banyak anggaran yang telah digunakan.
Anda hanya perlu memastikan bahwa kartu tarif dan biaya per jam telah ditetapkan dengan tepat.
📌 Cara mudah tracking data kehadiran karyawan, termasuk jam kerjanya!
Cara Melacak Kehadiran dan Absensi Pegawai
Excel
Melacak karyawan secara manual dengan Excel atau Google Spreadsheet akan membantu Anda melihat kapan karyawan datang ke kantor dan kapan mereka pergi. Metode ini biasanya paling cocok untuk perusahaan kecil yang tidak membutuhkan solusi yang lebih kuat.
Biasanya, lembur harus disetujui, sehingga seorang karyawan hanya perlu memasukkan waktu masuk dan pulang setiap hari.
Keunggulan spreadsheet
- Mudah digunakan
- Hemat Biaya
- Scalable
Kekurangan spreadsheet
- Membuang-buang waktu
- Rawan kesalahan
- Rentan manipulasi
Punch Card
Dengan menggunakan kartu punch sebagai laporan kehadiran, pemilik bisnis dan manajer mengetahui kapan karyawan bekerja dan kapan tidak, sehingga Anda dapat mengetahui masalah kehadiran.
Keunggulan Punch Card
- Lacak kehadiran di tingkat dasar
- Tidak dapat diedit
Kekurangan Punch Card
- Karyawan lupa punch in/out
- Tidak memastikan akurasi
Software
Software adalah cara termudah untuk melacak kehadiran karyawan karena ini bukan proses manual. Karyawan masih harus masuk dan keluar dengan tombol yang mudah digunakan melalui aplikasi seluler. Namun, perangkat lunak ini memungkinkan Anda untuk lebih memahami karyawan Anda dan merampingkan proses payroll Anda.
Panduan Memulai Time Tracking
Administrasi kehadiran membawa banyak fungsi langsung dari punch in/out hingga integrasi penggajian yang perlu diselesaikan.
Menyiapkan Kebijakan
Kebijakan kehadiran ditentukan berdasarkan jam kerja Anda, waktu masuk, waktu keluar, ketersediaan lembur, masuk lebih awal, perhitungan terlambat datang, dan manajemen persetujuan aplikasi.
Mendaftarkan Karyawan
Setelah menentukan kebijakan, perusahaan harus menetapkan kebijakan tertentu kepada karyawan tertentu dan memberitahu mereka tentang pembaruan.
Mencatat Kehadiran
Untuk organisasi yang menggunakan pencatatan berbasis kertas, karyawan perlu menandatangani daftar hadir untuk setiap waktu masuk dan waktu keluar.
Dengan biometrik, kehadiran ditangkap menggunakan punch sidik jari.
Sebagai perbandingan, kehadiran digital memfasilitasi karyawan untuk melakukan online punch menggunakan login mereka.
Leave Manajemen
Waktu istirahat karyawan juga diperhitungkan untuk menghitung kehadiran. Pengelolaan cuti di HR meliputi proses pemberian cuti, pengendalian pengajuan cuti, dan persetujuannya.
Saat mengonfigurasi kebijakan cuti, administrasi perlu menyediakan jumlah cuti yang tetap, bagaimana membiarkan karyawan memanfaatkannya, dan siapa yang perlu menyetujui cuti ini.
Perhitungan Akhir Bulan
Inilah bagian yang paling menantang dalam menghitung total jam untuk payroll.
Perhitungan ini mencakup total jam kerja seorang karyawan, cuti yang diambil, dan perhitungan lembur.
Area ini paling rawan kesalahan jika menggunakan hitungan manusia.
Manajer perlu memeriksa ulang setiap detail untuk memastikan keabsahan data payroll.
Pelaporan
Setelah menghitung kehadiran, laporan bulanan departemen yang menunjukkan waktu masuk, waktu keluar, jam kerja, jam lembur, kehadiran yang terlewat, dan gaji yang sesuai diselesaikan.
Mencari template Timesheets?
Jangan khawatir Abi sudah menyiapkan template timesheet beserta perhitungan gaji berdasarkan timesheet khusus untuk Anda!
Kelola Kehadiran dan Absensi Pegawai Menggunakan Aplikasi
Mencatat kehadiran karyawan menggunakan Excel memang umum bahkan masih banyak perusahaan yang menggunakannya.
Namun, absensi menggunakan Excel cukup berisiko apalagi jika perusahaan Anda semakin berkembang.
Pertama, data sangat rentan terhadap dimanipulasi karena file excel bisa diakses oleh siapa saja. Kedua, apabila terjadi kendala teknis atau bencana, file absensi akan memiliki risiko hilang atau rusak.
Ketiga, absensi pegawai tidak real-time sehingga sangat mungkin terjadi adanya potensi kecurangan. Bisa saja karyawan hari ini tidak masuk, namun besok mengaku masuk.
Jika absensi pegawai secara real-time, maka perekaman data dilakukan pada saat karyawan tersebut absen. Sehingga sekalipun data tersebut disalahgunakan, maka akan ketahuan.
Terakhir, mengelola absensi pegawai dengan Excel juga memakan waktu lebih karena data pada Excel biasanya hanya memuat satu jenis data saja.
Meskipun data pada Excel dapat dihitung secara otomatis, peran Anda sebagai pengguna juga berpengaruh sehingga mungkin saja terjadi error atau salah hitung.
Salah satu layanan pencatat absen, absensi online, dan pengelola cuti adalah Abi People.
Dengan Abi People, Anda bukan hanya mendapatkan software tapi layanan dari tim Abhitech. Jadi, Anda tidak perlu buang waktu untuk belajar software baru. Tim Abhitech yang mengerjakannya.
Keunggulan Abi People dibanding Absensi Pegawai Excel
Ada beberapa keunggulan pada layanan absensi online seperti Abi People yang tidak ada pada absensi karyawan melalui file Excel, di antaranya adalah:
- Data absen real time.
- Fleksibel dan remote working friendly
- Data yang disimpan terenkripsi dan tersimpan pada penyimpanan cloud.
- Memiliki fitur yang komprehensif. Misal, GPS, selfie, note, pengajuan shift kerja, atau bahkan pemberitahuan cuti.
- Bagi perusahaan, Abi Payroll juga bisa memberikan gambaran rekap data absensi secara komprehensif. Misal persentase kehadiran hingga ketaatan jam masuk kerja karyawan.
- Management cuti
- Management sertifikat dan training
- Management data karyawan yang terstandarisasi ISO 9001
- Bahkan, analisa karyawan anda yang bisa dijadikan acuan untuk strategi HR
Perusahaan-perusahaan seperti Axiata, Hutchison, Chevron, dan lainnya sudah merasakan dampak positif memakai layanan Abi People.
Sekarang saatnya perusahaan anda. Apabila anda ingin mempunyai proses HR yang lebih efektif, tidak memakan waktu, dan membuat anda fokus eksekusi aktivitas utama bisnis anda, maka:
Konsultasi 45 menit dengan tim Abhitech
atau
