Job description atau deskripsi pekerjaan penting dicantumkan jika Anda ingin menarik kandidat berkualitas yang tepat untuk memenuhi posisi yang perusahaan butuhkan. Anda perlu deskripsi yang terstruktur agar efektif mengundang calon kandidat yang berkualifikasi untuk melamar.

Bila deskripsi pekerjaan tepat dan sesuai, maka proses rekrutmen lebih efisien karena minim kesalahan. 

Artikel ini menguraikan tentang deskripsi pekerjaan hingga bagaimana deskripsi tersebut memaksimalkan efisiensi proses rekrutmen hingga meminimalkan kesalahan dalam perekrutan. Simak dengan seksama!

Pengertian Job Description

Pahami apa itu deskripsi pekerjaan dan berbagai komponennya melalui pembahasan di bawah ini:

• Definisi Job Desc

Deskripsi pekerjaan merupakan keterangan mengenai tugas dan tanggung jawab suatu pekerjaan. Isi dari deskripsi ini meliputi hal-hal yang berhubungan dengan apa yang harus dilakukan dalam pekerjaan tersebut.

Bagi perusahaan, deskripsi pekerjaan memudahkan memahami secara jelas apa saja yang diharapkan dari kandidat yang melamar. 

Begitu pula bagi calon karyawan yang melamar, deskripsi pekerjaan akan membantunya untuk mengetahui ekspektasi perusahaan terhadapnya jika diterima pada posisi terkait. 

• Komponen Penting dalam Job Description

Ada berbagai macam komponen yang penting Anda cantumkan dalam deskripsi pekerjaan, yaitu:

• Job Title. Ini deskripsi singkat pekerjaan yang menggambarkan tujuan dan ruang lingkup posisi pekerjaannya;
• Job Purpose. Berisi gambaran umum tentang peran, tingkat, serta tanggung jawab pekerjaan yang menggambarkan mengapa pekerjaan itu ada;
• Job Responsibilities and Duties. Komponen ini menguraikan tugas serta tanggung jawab pekerjaan sebagai fungsi pentingnya bagi perusahaan;
• Kualifikasi Pekerjaan. Ini berisi daftar tingkat kualifikasi pekerjaan yang dibutuhkan, seperti pengalaman dan pendidikan.

Fungsi Job Desc dalam Proses Rekrutmen yang Efektif

Apa saja fungsi deskripsi pekerjaan pada proses rekrutmen? Simak jawabannya berikut ini: 

• Menarik Kandidat yang Tepat

Pada deskripsi pekerjaan, dicantumkan tugas dan tanggung jawab serta kualifikasi yang perusahaan harap kandidat bisa penuhi. Oleh sebab itu, ini menjadi cara menyempitkan calon karyawan agar hanya yang sesuai kriteria dan standar perusahaan yang lulus. 

Itulah mengapa, Anda perlu memastikan bahwa deskripsi rinci dan benar-benar menguraikan ekspektasi perusahaan terhadap kandidat yang melamar. 

• Menyaring Kandidat dengan Lebih Efektif

Banyak sekali para pencari kerja yang melamar. Maka dari itu, Anda bisa lebih cepat menyaring kandidat secara efektif dengan mengacu pada deskripsi pekerjaan. 

Apabila kandidat tidak memenuhi deskripsi yang tertera, sisihkan kandidat tersebut dan fokus pada mereka yang layak dipertimbangkan. 

• Menyusun Harapan yang Jelas bagi Kandidat

Kandidat juga mengetahui harapan apa yang dimiliki perusahaan terhadap mereka apabila lulus menjadi karyawan. Ini tentu esensial agar kandidat paham gambaran kontrak kerja serta pelatihan dan pengembangan apa yang ideal dilakukan oleh karyawan. 

Cara Membuat Job Description yang Efektif & Terstruktur

Untuk membuat deskripsi pekerjaan secara efektif dan juga terstruktur, ikuti langkah-langkah berikut ini:

• Tentukan Tujuan Posisi dengan Jelas

Setiap posisi memiliki tujuannya masing-masing dalam perusahaan. Anda wajib menentukan dan mencantumkan tujuan dari posisi pekerjaan yang sedang dibuka lamarannya. 

Ini akan memberikan informasi kepada kandidat yang melamar mengenai apa saja tujuan yang perlu mereka capai sebagai karyawan pada posisi tersebut. 

• Rincian Tugas dan Tanggung Jawab Secara Detail

Cantumkan juga tugas serta tanggung jawab dengan detail, mengingat kandidat akan menghabiskan sebagian besar waktunya melakukan hal tersebut bila diterima sebagai karyawan. 

Sertakan penjelasan tentang mengapa, di mana, bagaimana, ataupun intensitas tugas dan tanggung jawab tersebut. Fokus juga pada hasil yang diharapkan dari tugas serta tanggung jawab tersebut.

• Tentukan Kualifikasi yang Diperlukan

Kualifikasi yang diperlukan untuk mengisi suatu posisi di perusahaan pun penting Anda tentukan dengan teliti. Misalnya, pendidikan minimal S1, pengalaman minimal 2 tahun, hingga familiar dengan media sosial. 

Bila tidak memiliki kualifikasi yang perusahaan tentukan, maka perusahaan bisa mencari yang berkualifikasi dan memenuhi standar perusahaan.

• Gunakan Bahasa yang Jelas dan Tidak Ambigu

Mendeskripsikan deskripsi hingga tugas dan tanggung jawab juga wajib menggunakan bahasa sejelas mungkin yang tidak ambigu. Ini menggambarkan transparansi dari perusahaan kepada calon karyawannya. 

• Sertakan Nilai dan Budaya Perusahaan

Nilai serta budaya perusahaan pun juga menjadi pemanis dalam deskripsi pekerjaan. Contohnya, fasilitas, lingkungan kerja, hingga prinsip perusahaan. 

Ini turut memberikan kesan pertama yang baik bagi kandidat agar tertarik untuk melamar. Termasuk memberikan gambaran pada kandidat mengenai perusahaan seperti apa yang akan menantinya jika diterima.

5 Contoh Job Description

Berikut berbagai contoh deskripsi pekerjaan yang umum perusahaan gunakan dalam merekrut karyawan berkualitas:

• Product Manager

Tanggung jawab:

1. Menyusun visi dan strategi produk untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan tujuan bisnis.
2. Berkoordinasi dengan tim desain, teknologi, dan pemasaran untuk memastikan keberhasilan peluncuran produk.
3. Mengelola backlog produk, termasuk memprioritaskan fitur dan peningkatan berdasarkan masukan pelanggan dan analisis pasar.
4. Melakukan riset pasar untuk mengidentifikasi peluang baru dan memahami tren industri.
5. Memantau kinerja produk melalui analitik dan KPI, serta membuat rekomendasi untuk perbaikan.
6. Memimpin proses pengujian produk untuk memastikan kualitas sebelum peluncuran.
7. Membuat dokumentasi produk yang jelas untuk tim internal dan eksternal.
8. Membangun hubungan baik dengan pemangku kepentingan untuk memastikan produk selaras dengan kebutuhan bisnis.

 

Temukan artikel menarik seputar Recruitment Services Abhitech!

Lihat Artikel Lain

Kualifikasi: 

• Gelar sarjana di bidang Manajemen, Teknik, Bisnis, atau bidang terkait.
• Pengalaman kerja minimal 3 tahun di posisi serupa, lebih disukai di industri teknologi atau FMCG.
• Keterampilan komunikasi dan negosiasi yang kuat untuk berkoordinasi dengan tim lintas fungsi.
• Pengalaman dalam menggunakan alat manajemen proyek seperti Jira, Trello, atau Asana.
• Pengetahuan tentang metodologi Agile dan Scrum dalam pengembangan produk.
• Keterampilan analitis yang tajam, termasuk kemampuan membaca data menggunakan alat seperti Google Analytics atau Tableau.
• Pemahaman mendalam tentang kebutuhan pelanggan dan riset pasar.
• Kemampuan multitasking dan bekerja dalam lingkungan yang dinamis dengan tenggat waktu ketat.
• Berorientasi pada detail dan memiliki pemikiran strategis untuk jangka panjang.

 

• Direktur Utama

Tanggung Jawab:

1. Mengembangkan dan menerapkan visi, misi, serta strategi jangka panjang perusahaan.
2. Memimpin seluruh operasional perusahaan dan memastikan keberhasilan pencapaian target bisnis.
3. Mengawasi kinerja eksekutif dan manajer senior serta memberikan panduan strategis kepada mereka.
4. Memastikan pertumbuhan dan profitabilitas perusahaan melalui perencanaan yang efektif.
5. Berkolaborasi dengan dewan direksi untuk menyelaraskan kebijakan dan keputusan perusahaan.
6. Menjalin hubungan dengan pemangku kepentingan eksternal, termasuk investor, mitra bisnis, dan otoritas pemerintah.
7. Mengidentifikasi peluang bisnis baru dan mengawasi pengembangan produk atau layanan inovatif.
8. Memastikan kepatuhan perusahaan terhadap hukum dan regulasi yang berlaku.
9. Menganalisis risiko bisnis dan menerapkan langkah mitigasi untuk melindungi kepentingan perusahaan.
10. Mengawasi pengelolaan keuangan perusahaan untuk memastikan stabilitas dan keberlanjutan jangka panjang.

 

Kualifikasi: 

• Gelar sarjana atau pascasarjana di bidang Manajemen, Bisnis, Keuangan, atau bidang terkait.
• Pengalaman minimal 10 tahun di posisi kepemimpinan senior, lebih disukai sebagai CEO atau posisi setara.
• Pemahaman mendalam tentang strategi bisnis, manajemen operasional, dan analisis keuangan.
• Keterampilan komunikasi dan presentasi yang luar biasa untuk memengaruhi pemangku kepentingan internal dan eksternal.
• Rekam jejak dalam memimpin perusahaan menuju pertumbuhan yang berkelanjutan.
• Kemampuan analitis yang tajam untuk mengevaluasi risiko dan peluang bisnis.
• Berorientasi pada hasil dengan fokus pada inovasi dan efisiensi operasional.
• Pengetahuan tentang industri atau pasar tempat perusahaan beroperasi.
• Kemampuan membangun hubungan dan jaringan strategis dengan berbagai pihak.
• Berintegritas tinggi dan memiliki kepemimpinan yang inspiratif untuk mendorong budaya kerja positif.

 

• Business Development

Tanggung Jawab:

1. Mengidentifikasi peluang bisnis baru, termasuk pasar, pelanggan, mitra, dan produk potensial.
2. Mengembangkan dan menerapkan strategi untuk meningkatkan pertumbuhan pendapatan dan ekspansi pasar.
3. Melakukan riset pasar untuk memahami kebutuhan pelanggan, tren industri, dan kompetitor.
4. Membangun hubungan yang kuat dengan mitra bisnis, pemangku kepentingan, dan pelanggan potensial.
5. Menyusun dan menyampaikan presentasi bisnis untuk mempromosikan produk atau layanan kepada calon klien.
6. Berkolaborasi dengan tim pemasaran, penjualan, dan produk untuk memastikan keberhasilan peluncuran dan pengembangan bisnis.
7. Menyusun proposal kerja sama, perjanjian, dan kontrak bisnis.
8. Memantau dan menganalisis performa bisnis, termasuk KPI dan ROI, untuk mengevaluasi keberhasilan strategi yang diterapkan.
9. Memimpin negosiasi dengan mitra bisnis untuk memastikan kesepakatan yang menguntungkan kedua belah pihak.
10. Mengidentifikasi risiko bisnis dan merancang langkah mitigasi yang efektif.

 

Kualifikasi: 

• Gelar sarjana di bidang Bisnis, Manajemen, Pemasaran, atau bidang terkait.
• Pengalaman minimal 3-5 tahun di bidang pengembangan bisnis, penjualan, atau pemasaran.
• Keterampilan komunikasi dan negosiasi yang kuat untuk menjalin hubungan dengan berbagai pihak.
• Kemampuan analitis yang baik untuk mengevaluasi data dan membuat keputusan berbasis informasi.
• Pengalaman dalam menyusun dan menyampaikan proposal bisnis serta presentasi profesional.
• Pengetahuan mendalam tentang pasar, kompetitor, dan tren industri terkait.
• Kemampuan multitasking dan bekerja di bawah tekanan dengan tenggat waktu ketat.
• Berorientasi pada hasil dengan fokus pada pencapaian target pendapatan.
• Keterampilan dalam menggunakan alat analitik seperti CRM, Excel, dan platform riset pasar.
• Kreativitas dan kemampuan berpikir strategis untuk mengidentifikasi peluang baru dan memberikan solusi inovatif.

 

• Admin Marketing

Tanggung Jawab:

1. Mengelola dokumen administrasi yang berkaitan dengan aktivitas pemasaran, seperti laporan harian, invoice, dan pengajuan anggaran.
2. Mendukung tim pemasaran dalam pelaksanaan kampanye promosi dan event, termasuk persiapan materi dan logistik.
3. Memantau dan mengelola data pelanggan serta hasil kampanye pemasaran menggunakan alat CRM atau database.
4. Menyusun dan mengarsipkan laporan performa pemasaran, seperti hasil kampanye, ROI, dan analitik lainnya.
5. Berkoordinasi dengan tim desain dan pemasok untuk memastikan kelancaran produksi materi promosi.
6. Memantau persediaan materi pemasaran seperti brosur, merchandise, dan spanduk, serta melakukan pemesanan ulang jika diperlukan.
7. Mengatur jadwal pertemuan, presentasi, atau aktivitas lainnya untuk mendukung tim pemasaran.
8. Menjawab pertanyaan pelanggan atau mitra bisnis terkait aktivitas pemasaran melalui email, telepon, atau media sosial.
9. Membantu pengelolaan konten pemasaran digital, termasuk jadwal posting dan pelaporan performa media sosial.
10. Memastikan semua aktivitas pemasaran sesuai dengan kebijakan dan anggaran yang telah ditetapkan.

Kualifikasi: 

• Pendidikan minimal diploma atau sarjana di bidang Administrasi, Pemasaran, atau bidang terkait.
• Pengalaman kerja minimal 1-2 tahun di bidang administrasi atau pemasaran (fresh graduate dipertimbangkan).
• Keterampilan komunikasi verbal dan tertulis yang baik.
• Terampil dalam menggunakan perangkat lunak perkantoran seperti Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Pengalaman menggunakan alat pemasaran digital seperti Google Analytics, Canva, atau Hootsuite menjadi nilai tambah.
• Keterampilan multitasking dan manajemen waktu yang baik untuk menangani tugas-tugas administratif dan pemasaran.
• Memiliki perhatian terhadap detail dalam menyusun dokumen atau laporan.
• Mampu bekerja dalam tim dan berkoordinasi dengan berbagai divisi terkait.
• Berorientasi pada solusi dengan sikap proaktif dalam menangani tantangan administratif.
• Pemahaman dasar tentang strategi pemasaran dan media sosial akan menjadi nilai tambah.

Kesalahan Umum dalam Menyusun Job Desc

Hubungi Kami untuk Dukungan Profesional

Hubungi Abhitech

Anda harus menghindari berbagai kesalahan di bawah ini agar deskripsi pekerjaan lebih efektif:

• Deskripsi yang Tidak Jelas atau Terlalu Umum

Pastikan deskripsi selalu jelas dan spesifik. Sebab, bila tidak jelas dan juga terlalu umum maka tidak akan ada kandidat berkualitas yang tertarik untuk melamar. Ini juga menurunkan kredibilitas perusahaan, sehingga harus dihindari sebisa mungkin.

• Kualifikasi yang Tidak Sesuai atau Tidak Relevan

Cantumkan kualifikasi yang relevan serta sesuai dengan level pekerjaannya. Anda harus realistis dalam menetapkan kualifikasi terkait pengalaman serta latar belakang pendidikan. 

Bila memang pekerjaannya tidak mengharuskan gelar pendidikan tertentu, maka sebaiknya tidak Anda cantumkan dalam deskripsi.

• Tidak Memperbarui Job Description Secara Berkala

Selalu perbarui deskripsi pekerjaan secara berkala. Ini mengingat perusahaan mungkin mengalami perubahan, perkembangan, dan/atau kemajuan yang signifikan, sehingga tanggung jawabnya harus disesuaikan mengikuti kebaruan perusahaan. 

Job Desc yang Efektif Membantu Menyaring Kandidat yang Tepat

Berbagai keuntungan berikut ini akan Anda rasakan jika deskripsi pekerjaannya efektif:

• Mempercepat Proses Rekrutmen

Lowongan pekerjaan dengan deskripsi yang efektif akan cepat menarik kandidat berkualitas

Ini tentu menghemat waktu perekrutan perusahaan, karena bisa mendapatkan karyawan baru yang mampu memenuhi tanggung jawab serta kualifikasi. 

• Meningkatkan Akurasi Seleksi Karyawan

Seleksi karyawan lebih berkualitas dan akurat prosesnya karena dilakukan dengan berpanduan pada deskripsi pekerjaan yang efektif. Itulah pentingnya memperhatikan kejelasan tulisan serta relevansi deskripsi.

• Meningkatkan Tingkat Retensi Karyawan

Retensi karyawan yang perusahaannya memerhatikan kualitas deskripsi pekerjaan cenderung tinggi. Ini tidak mengherankan, mengingat perusahaan telah menaruh perhatian penuh sejak awal perekrutan karyawannya.

Mengoptimalkan Job Description dengan Recruitment Service Abhitech

Kini, Anda tidak perlu terbebani lagi dengan deskripsi pekerjaan untuk mendukung perekrutan karyawan. Sebab, ada Abhitech yang menyediakan Recruitment Services untuk memastikan Anda mendapat kandidat karyawan sesuai deskripsi pekerjaan.

Abhitech akan mendukung pembuatan deskripsi pekerjaan secara detail serta pencarian calon kandidat berkualitas. Maka dari itu, tingkatkan keberhasilan rekrutmen Anda dengan Recruitment Services dari Abhitech! 

Layanan kami akan memastikan penyusunan job description lebih efektif, hemat waktu, hingga memperoleh kandidat berkualitas. Hubungi kami dan kunjungi blog kami untuk informasi lebih detail!