Mengapa SOP Rekrutmen Karyawan Penting? Panduan & Manfaat

Standar Operasional Prosedur atau SOP rekrutmen karyawan sangat penting dalam proses perekrutan.

Sebab, SOP menjamin perekrutan menjadi lebih efisien, konsisten, serta mematuhi regulasi yang berlaku.

Menerapkan SOP perekrutan karyawan juga memberikan berbagai manfaat. Mulai dari meminimalkan kesalahan, mempersingkat proses perekrutan, hingga memastikan transparansi serta keadilan seleksi karyawan. 

Maka dari itu, mari pelajari pentingnya SOP perekrutan dan langkah umum rekrutmen melalui panduan berikut ini!

Tujuan dan Manfaat SOP Rekrutmen Karyawan

Standar operasional prosedur dalam rekrutmen karyawan memiliki tujuan serta manfaat yang penting untuk dipahami sebagai berikut: 

• Tujuan SOP dalam Rekrutmen

Perekrutan karyawan melibatkan proses yang cukup kompleks. Untuk itu, dibuatlah SOP dalam bentuk baku serta tertulis dengan tujuan memudahkan pelaksanaan rekrutmen pada perusahaan secara sistematis. 

Esensi dari SOP sendiri memang menjadi pedoman dalam menjalankan tugas pekerjaan menyesuaikan fungsi serta penilaian kinerja menurut indikator tertentu. Misalnya, indikator teknis, prosedural, administratif, hingga sistematis.

Membuat SOP perekrutan perlu menyesuaikan dengan ketentuan dari perusahaan perekrut. Mengingat tidak semua perusahaan memiliki ketentuan yang sama. Namun, inti dari SOP perekrutan tidak lain demi membuat proses rekrutmen jadi lebih mudah dan sesuai standar perusahaan.

• Manfaat Penerapan SOP Rekrutmen di Perusahaan

Menerapkan SOP ketika menjalankan perekrutan perusahaan memberikan berbagai manfaat, di antaranya:

• Memiliki Rujukan Operasional Rekrutmen

SOP dapat menjadi rujukan operasional dalam kegiatan rekrutmen suatu perusahaan. Lebih jelasnya, menggunakan SOP akan memudahkan perusahaan membagi tugas secara jelas tanpa tumpang tindih yang tidak perlu.

Terlebih mengingat rekrutmen tidak hanya melibatkan HR dan perekrut internal. Namun, terdapat juga user seperti C-level hingga manajer. Jadi, kejelasan tugas saat mengoperasikan rekrutmen pun dapat tercapai dengan SOP.

• Meminimalkan Kesalahan 

Rekrutmen merupakan proses yang kompleks dan panjang. Mulai dari tahap sourcing, screening, lalu seleksi, wawancara, hingga offering dan onboarding. 

SOP dalam perekrutan memudahkan masing-masing pihak memahami tugasnya. Jadi, risiko kesalahan selama rekrutmen dapat diminimalkan. 

• Mencapai Efisiensi Waktu

Pergantian personil dalam perusahaan memang bukan hal baru lagi. Melalui SOP rekrutmen, maka handover dari karyawan terdahulu ke karyawan baru pun akan lebih efisien. 

Hal tersebut tentu menghemat waktu karena karyawan yang baru dapat segera menjalankan tugasnya sesuai ketentuan. Tidak hanya itu, SOP pun mempersingkat keperluan pelatihan kerja dalam fungsi tertentu di perusahaan. 

• Mengevaluasi Berdasarkan Arsip

SOP juga menjadi bukti fisik yang bisa berfungsi sebagai arsip administrasi. Bukti fisik tersebut umumnya terdiri dari formulir seperti berita acara hingga bukti pengiriman. 

Adanya bukti fisik tersebut bisa menjadi acuan apabila suatu saat terjadi kesalahan. Proses evaluasi pun akan lebih mudah karena memiliki arsip yang mendukung. 

Langkah-Langkah dalam SOP Rekrutmen Karyawan

 

Bagaimana proses dan langkah yang diperlukan dalam SOP perekrutan? Simak uraiannya di bawah ini:

• Perencanaan Kebutuhan Karyawan

Pertama, pastikan perusahaan paham dengan kebutuhannya sendiri. Terutama posisi serta kualifikasi apa yang dibutuhkan agar mendukung operasional perusahaan. Seperti cakupan tugas serta tanggung jawab yang harus dilakukan oleh karyawan baru nantinya. 

Termasuk output pekerjaan hingga keterampilan wajib yang harus dimiliki agar mampu menjalankan posisi tersebut. Anda bisa memprioritaskan posisi pekerjaan yang bebannya banyak dan belum bisa dipegang karyawan internal perusahaan.

• Pengumuman Lowongan dan Sumber Rekrutmen

Kedua, perusahaan perlu mengumumkan tentang lowongan pekerjaan dengan memanfaatkan berbagai saluran. Misalnya, website perusahaan, portal khusus lowongan kerja, rekrutmen internal, hingga media sosial. 

Perusahaan juga perlu menjelaskan mengenai deskripsi pekerjaan, kualifikasi dasar, hingga syarat-syarat lainnya. Tim Human Resources Department (HRD) juga bisa menambah daya tarik lowongan kerja. 

Caranya dengan mencantumkan informasi penting mengenai posisi yang sedang dibutuhkan. Seperti tentang budaya kerja perusahaan atau benefit yang akan didapatkan oleh kandidat yang memenuhi standar perusahaan. 

• Penyaringan Awal dan Seleksi Berkas

SOP rekrutmen karyawan pun dilanjutkan dengan menyaring kandidat berdasarkan berkas yang dikirimkan. Umumnya, para pelamar diminta mengirimkan Curriculum Vitae (CV) atau pun resume. 

Dokumen pendukung seperti salinan sertifikat hingga surat lamaran pun bisa dilampirkan demi menambah nilai kandidat. Tim HRD kemudian melakukan penyaringan awal menurut kualifikasi yang terdapat pada berkas terkait.

• Wawancara dan Tes Kualifikasi

Bila lulus penyaringan awal serta seleksi berkas, maka calon pelamar akan diundang mengikuti beberapa tes. Biasanya, akan ada tes kompetensi yang meliputi tes logika, tes kemampuan verbal, hingga tes psikometri. 

Namun, tidak semua perusahaan menerapkan tes kompetensi. Maka dari itu, tahapan SOP perekrutan bisa dilanjutkan ke proses wawancara serta tes kualifikasi. 

Wawancara bisa dilakukan dengan berbagai format. Bisa wawancara individu bersama HR atau pun manajer departemen yang berhubungan dengan posisi yang dilamar. 

Melakukan wawancara membantu perusahaan mengevaluasi kepribadian, motivasi, keterampilan interpersonal, hingga kesesuaian antara calon pelamar dan budaya perusahaan. 

Setelah itu, terdapat tes kualifikasi yang relevan dengan posisi yang ditawarkan. Sebagai contoh, tes pemasaran atau analitis untuk posisi di bagian pemasaran perusahaan. 

Melalui tes kualifikasi, maka perusahaan bisa mempelajari kemampuan praktis dari kandidat tersebut ketika menghadapi pekerjaan di masa depan.

• Proses Negosiasi dan Penawaran Kerja

Apabila kandidat dinyatakan sesuai dan lulus seluruh tahap rekrutmen, maka perusahaan akan melakukan SOP rekrutmen karyawan selanjutnya. Tahap negosiasi serta penawaran kerja ini berhubungan dengan gaji hingga benefit yang akan didapatkan. 

• Onboarding Karyawan Baru

Jika kandidat menerima negosiasi serta penawaran tersebut, maka tahap terakhir adalah onboarding sebagai karyawan baru. Tahap ini menyesuaikan dengan posisi yang dilamar. Karyawan baru mungkin akan mengamati manager tim terlebih dahulu pada hari pertama sebelum akhirnya diberikan tugas harian. 

Contoh SOP Rekrutmen yang Efektif dan Praktis

Berikut contoh dari SOP perekrutan bagi perusahaan menurut skalanya:

• SOP Rekrutmen untuk Perusahaan Skala Besar

1. Kepala divisi menentukan jumlah serta kualifikasi karyawan yang dibutuhkan pada HRD;
2. HRD dan tim mengatur seleksi untuk menerima karyawan baru;
3. HRD dan tim menetapkan media penyebaran informasi perekrutan secara umum;
4. HRD dan tim harus mengunggah pengumuman seleksi di website perusahaan;
5. HRD dan tim melakukan pendataan lamaran kerja setiap kandidat;
6. HRD dan tim melakukan seleksi;
7. Sesi seleksi administratif dibuka;
8. Kandidat yang lulus diarahkan menuju proses wawancara;
9. Bila lulus wawancara, akan mendapat SK karyawan serta menyetujui perjanjian kerja.

• SOP Rekrutmen untuk Startup dan Perusahaan Kecil

1. Tim Divisi meminta Form Permintaan Karyawan pada perekrut;
2. Perekrut melakukan pencarian kandidat yang sesuai standar perusahaan;
3. Melakukan pencarian kandidat melalui lowongan kerja online serta media sosial (jalur searching) dan rekomendasi dari user dengan tetap mengikuti proses ke HRD;
4. Tim perekrut melakukan kualifikasi pada kandidat;
5. Jika data kandidat sesuai, maka perekrut mengundang kandidat yang lulus berkas untuk seleksi dengan wawancara dan tes tertulis;
6. Bila kandidat lulus, maka akan ditempatkan menyesuaikan posisi yang kosong dan profesi kerjanya;
7. Calon karyawan harus menandatangani kontrak kerja;
8. Seluruh karyawan baru menjalani orientasi;
9. Setelah itu, tim HRD memperbarui daftar karyawan.

Peran Tim HR dalam Penerapan SOP Rekrutmen

Apa saja peran dari tim HR ketika menerapkan SOP perekrutan? Berikut jawabannya:

• Tanggung Jawab Tim HR dalam Mengelola Proses Rekrutmen

HR memiliki banyak tanggung jawab ketika mengelola proses perekrutan. Namun, yang utama seperti:

• Membuat perencanaan rekrutmen;
• Menciptakan deskripsi pekerjaan;
• Merekrut karyawan baru;
• Mengecek background karyawan;
• Mewawancarai karyawan;
• Menjelaskan keuntungan seperti gaji dan kompensasi.

• Mengukur Efektivitas SOP Rekrutmen Karyawan

Melalui SOP perekrutan, perusahaan dapat menjamin kinerja karyawannya, meminimalkan kesalahan perekrutan, efisiensi waktu, hingga alokasi tugas yang jelas.

Oleh karena itu, keberadaannya cukup efektif karena menjadi panduan bagi setiap pihak ketika melakukan rekrutmen.

Kesalahan yang Harus Dihindari dalam Proses Rekrutmen Berdasarkan SOP

 

Ketika merekrut karyawan baru, pastikan tidak melakukan hal yang melanggar SOP seperti:

• Menghindari Diskriminasi dalam Seleksi

Mendiskriminasi kandidat artinya tidak menjalani proses dan tahapan yang sama seperti kandidat pada umumnya. Misalnya, tidak meluluskan kandidat perempuan karena jerawat. Ini akan merusak reputasi perusahaan karena tidak memprioritaskan kinerja melainkan penampilan. 

• Mengelola Waktu dan Biaya Proses Rekrutmen

Pastikan perusahaan menggunakan waktu serta biaya secara efisien tanpa dilebih-lebihkan. Bila tidak efisien mengelola waktu dan biaya, maka anggaran perusahaan akan terkena dampaknya.

Proses Rekrutmen Lebih Mudah Dengan Recruitment Service dari Abhitech

Menerapkan SOP rekrutmen karyawan bisa lebih efektif melalui kerja sama dengan Abhitech! Percayakan Recruitment Service kami yang menjamin perekrutan karyawan berjalan efektif dan efisien sesuai prosedur perusahaan. Proses rekrutmen pun terjamin hemat waktu dan biaya! Mari hubungi kami untuk perekrutan perusahaan yang lebih mudah!