Membuat manpower planning adalah kunci untuk mengelola perusahaan beserta karyawan Anda di tahun 2024.
Manpower Planning atau workforce planning adalah pengembangan strategi untuk mencocokkan supply tenaga kerja dengan ketersediaan pekerjaan di perusahaan pada tingkat regional atau nasional.
Manpower planning mencakup segala kegiatan yang berkaitan dengan koordinasi hingga pengendalian berbagai kegiatan dalam perusahaan.
Tidak diragukan lagi, planning merupakan faktor yang paling penting untuk setiap perusahaan. Tanpa planning, tidak ada perusahaan yang dapat mencapai tujuannya.
Kita semua tahu bahwa talent adalah aset yang sangat penting untuk bisnis apapun, hal ini juga yang menjadikan manpower planning sebagai salah satu faktor terpenting dalam pertumbuhan perusahaan.
Sayangnya, banyak perusahaan masih belum sepenuhnya memahami kebutuhan tenaga kerja mereka saat ini dan masa depan. Hal ini dapat sangat membatasi kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuan utama, menghambat pertumbuhan.
Dengan strategic manpower planning yang dijalankan dengan baik, perusahaan dapat memprediksi kebutuhan dengan lebih akurat untuk memastikan sumber daya digunakan di tempat yang tepat pada waktu yang tepat.
Mari mengenal lebih dalam mengenai tujuan manpower planning, keuntungannya, hingga langkah-langkah mempersiapkan manpower planning.
Apa Itu Manpower Planning?
Manpower Planning adalah proses menganalisis karyawan yang ada dan merencanakan persyaratan kepegawaian di masa depan melalui penilaian talent gap, mengembangkan prosedur employee management, dan menetapkan strategi rekrutmen.
Dengan manpower planning yang efektif, bisnis akan selalu disenjatai dengan talent, pengetahuan, dan pengalaman yang diperlukan untuk menghasilkan output bisnis yang positif.
Manpower planning memerlukan pengembangan strategi yang tepat untuk mempertahankan, merekrut, dan melatih tenaga kerja Anda sambil terus meninjau kinerja karyawan.
Komponen umum yang mempengaruhi perencanaan tenaga kerja meliputi:
- Kesediaan talent
- Pertumbuhan bisnis
- Usia tenaga kerja yang ada
- Kesenjangan pengetahuan/skill saat ini
- Dan banyak lagi
Strategic Manpower Planning
Strategic manpower planning adalah pendekatan proaktif untuk mengelola kebutuhan staffing dan menyelaraskan proses HR dengan tujuan bisnis secara luas.
Hal ini akan memandu rencana dan keputusan karyawan di masa depan, memastikannya mematuhi visi jangka panjang perusahaan.
Strategic manpower planning umumnya terjadi di tingkat kepemimpinan senior dan berfokus pada tujuan gambaran besar seperti:
- Organisasi struktural
- Employee redeployment
- Succession planning
- Anggaran staffing
- Maintain kapasitas
- Mengurangi risiko
Operational Manpower Planning
Berbeda dengan strategic manpower planning, operational manpower planning berfokus pada prioritas langsung bisnis. Misalnya, tingkat staf mana yang dapat secara efisien memenuhi deadline dan tujuan saat ini?
Kriteria Utama Manpower Planning
Kriteria yang perlu diperhatikan saat melakukan manpower planning 2024 dan depan perusahaan Anda meliputi:
Jumlah karyawan: mendapatkan jumlah tenaga kerja yang tepat sehingga bisnis tidak kelebihan staf dan tidak efisien tetapi tidak terlalu kecil untuk menghambat pertumbuhan dan gagal memenuhi permintaan.
Skillset: memiliki perpaduan yang tepat antara keterampilan, kemampuan, pengetahuan, dan pengalaman untuk bekerja secara efektif dan mencapai tujuan Anda.
Anggaran: menemukan pengeluaran staffing yang optimal untuk mencapai ROI yang tinggi dari karyawan dan memaksimalkan profit.
Fleksibilitas: mengembangkan manpower agar gesit dan beradaptasi dengan cepat saat terjadi perubahan di market
Tujuan Manpower Planning
Tujuan utama manpower planning adalah menciptakan strategi untuk kebutuhan staffing untuk memastikan tujuan strategis saat ini dan yang akan datang dapat terpenuhi.
Untuk mencapai tujuan ini, manpower planning memerlukan pemahaman mendalam tentang tenaga kerja yang ada, skill karyawan, pengalaman, load capability, dan potensi talent gap.
Melalui performance tracking dan employee assessment, Anda dapat melihat keseluruhan tenaga kerja Anda dan membuat rencana yang dapat ditindaklanjuti untuk masa depan.
Manpower planning memungkinkan perusahaan untuk memahami dan merancang tenaga kerja mereka secara efektif dan efisien dengan mempertimbangkan tujuan jangka panjang. Hal ini akan memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi masalah lebih awal, membuat rencana untuk memperbaikinya. Contohnya dapat mencakup:
- Mengidentifikasi departemen kekurangan staf dan potensial bottlenecks.
- Staffing requirement untuk skala operasi
- Kelebihan karyawan untuk pemindahan atau pemutusan hubungan kerja
.
Pengaruh Manpower Planning terhadap HR Processes
Recruitment and employee development
Manpower planning 2024 merupakan game plan untuk rekrutmen dan employee development perusahaan.
Dengan pemahaman yang jelas tentang tenaga kerja yang ada saat ini dan goal masa depan, HR dapat membuat profil skill, pengalaman, dan pengetahuan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dan mengembangkan proses rekrutmen dan pelatihan agar sesuai.
Dengan manpower planning yang tepat, perusahaan dapat mengidentifikasi karyawan terbaik untuk bisnis dengan lebih baik dan mengembangkan strategi talent acquisition untuk menarik pelamar ke perusahaan.
Plus, manpower planning dapat membantu perusahaan merumuskan pelatihan yang tepat dan pengembangan karyawan untuk mengisi talent gap.
Succession planning
Manpower planning akan membantu untuk mempertahankan leadership yang sukses di seluruh perusahaan.
Dengan mengenali posisi leadership yang saat ini ada atau akan segera tersedia, perusahaan dapat mulai menilai karyawan yang ada untuk promosi atau menargetkan karyawan luar dengan paduan keterampilan dan pengalaman yang tepat.
Manpower planning dan succession planning akan menciptakan transisi yang mulus untuk peran penting di perusahaan.
Performance management
Hasil signifikan dari manpower planning adalah mengelola kinerja karyawan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi.
Dengan manpower planning, HR dapat memahami dan mengembangkan strategi yang memaksimalkan karyawan untuk meningkatkan hasil dan mendapatkan ROI yang lebih tinggi dari pengeluaran staffing Anda.
Manfaat Manpower Planning bagi Perusahaan
1. Mempersiapkan masa depan
Dengan manpower planning, perusahaan memiliki roadmap kebutuhan kepegawaian untuk mempersiapkan masa depan.
Artinya bisa menambah jumlah karyawan agar sesuai dengan perkiraan pertumbuhan atau beralih ke model bisnis yang berbeda dan menemukan staf yang diperlukan untuk mencapainya.
2. Menemukan kesenjangan tenaga kerja
Memahami kesenjangan tenaga kerja Anda saat ini menginformasikan strategi personel masa depan dalam hal rekrutmen, redeployment, dan pelatihan.
3. Succession planning yang efektif
Dengan mengidentifikasi dan mengembangkan karyawan yang memiliki potensi untuk peran kepemimpinan di masa depan, perusahaan dapat merencanakan staff leave secara efektif dengan gangguan seminimal mungkin.
4. Strategi retensi yang lebih baik
Manpower planning yang efektif memberi perusahaan insight yang jelas tentang skill karyawan dan di mana karyawan tersebut bisa perform paling optimal untuk kesuksesan dalam bisnis.
5. Fleksibilitas
Manpower planning yang jelas dengan struktur rekrutmen dan pelatihan yang rapi dapat membuat bisnis lebih agile, dengan kemampuan mengantisipasi dan bereaksi secara efisien terhadap perubahan.
Anda dapat mengurangi keseluruhan biaya staffing dengan mengembangkan perencanaan untuk:
- Meningkatkan produktivitas dan ROI tenaga kerja
- Mempertahankan talent dan kurangi biaya yang terkait dengan employee turnover
- Mengembangkan tenaga kerja yang fleksibel yang dapat memenuhi permintaan customer dalam situasi yang berbeda
Biaya tenaga kerja dapat mencapai 70% dari total pengeluaran bisnis. Manpower planning memungkinkan perusahaan talent mapping untuk memastikan hasil terbaik dengan biaya yang dikeluarkan.
4 Langkah Membuat Manpower Planning 2024
Proses manpower planning dimulai dengan membangun prinsip dasar dan kemudian mengikuti langkah-langkah yang berurutan. Hal ini tidak hanya memberi tim roadmap untuk diikuti dan membuat langkah tetap teratur, tetapi juga terbukti meningkatkan efektivitas inisiatif ini.
Prinsip Manpower Planning
Ada tiga prinsip panduan umum untuk strategic manpower planning:
- Menyelaraskan rencana dengan tujuan/strategi perusahaan. Guideline ini membantu perusahaan menentukan arah yang ingin dituju perusahaan dalam lima hingga 10 tahun ke depan.
- Fokus jangka panjang. Manpower planning memastikan perusahaan melihat keputusan taktis dan strategis.
- Berfokus pada role yang paling penting. Berdasarkan prinsip pareto, role perusahaan yang paling krusial harus menjadi perhatian utamanya. Kemudian, fokus dapat beralih ke overhead dan manajemen.
Karena manpower planning berperan besar dalam masa depan perusahaan, berikut adalah langkah-langkah yang dapat diambil untuk memastikan strategi manpower planning Anda sejalan dengan visi yang lebih luas untuk perusahaan.
Supply Analysis
Review kembali bagaimana tenaga kerja yang ada saat ini dan dalam masa mendatang akan berubah karena tren seperti attrition atau market growth. Pertimbangkan seberapa baik tenaga kerja yang ada dalam mendukung strategi Anda saat ini, jumlah karyawan di setiap level, kesulitan mengisi posisi tertentu, dan apakah kumpulan talent lokal atau mitra rekrutmen dapat membantu menyediakan talent spesifik yang dibutuhkan.
Demand Analysis
Tahap ini membantu untuk memahami persyaratan talent yang ada saat ini dan yang mendatang. Pertimbangkan jumlah staf yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas utama dan antisipasi perubahan peraturan atau kebijakan yang akan mempengaruhi bisnis, peluang untuk memanfaatkan resource, dan bagaimana beban kerja perusahaan dapat berubah.
Gap Analysis
Pada tahap ini, Anda membandingkan supply dan demand untuk mengidentifikasi kesenjangan tenaga kerja dan kemudian memprioritaskan yang paling penting. Pertimbangkan cara untuk mengatasi kesenjangan ini agar tetap kompetitif, pekerjaan apa yang memiliki keterampilan yang sulit ditemukan, bagaimana pensiun dapat memengaruhi jumlah karyawan, dan bagaimana meningkatkan diversity di tempat kerja.
Analisis Solusi
Ini adalah saatnya menerapkan aktivitas dan intervensi untuk menutup talent gap dan memastikan perusahaan mencapai tujuannya. Anda juga perlu melihat opsi kepegawaian yang berbeda seperti rekrutmen, training (atau pelatihan ulang), mempekerjakan karyawan part time, dan outsourcing (dengan personel seperti pekerja kontrak atau konsultan).
What’s Next?
Jika Anda sudah memiliki manpower planning yang mapan, saatnya beralih ke langkah manpower management berikutnya. Abhitech dapat membantu Anda dengan itu!
Setelah Anda mengetahui kebutuhan dan memiliki rencana tenaga kerja yang jelas, Abhitech dapat membantu Anda mengisi semua posisi yang dicari bisnis Anda, dengan mencocokkan Anda dengan pekerja terbaik yang cocok untuk posisi tersebut!
Anda hanya selangkah lagi untuk menemukan pasangan yang tepat untuk bisnis Anda!
Abhitech perusahaan Manpower Outsourcing akan menyediakan para profesional yang mahir pada bidangnya agar sesuai dengan persyaratan perusahaan
Kenapa Abhitech?
Pengalaman Abhitech selama >30 tahun dan kualitas konsultan yang mengerjakan outsourcing tenaga kerja untuk perusahaan-perusahaan multinational di Indonesia.
Tim konsultan kami mengerjakan pekerjaan HR anda. Anda tidak perlu belajar untuk menggunakan software apapun.
Semua data yang berada di dalam system Abhitech sangat aman. Kami melakukan double process untuk memastikan hal itu:
Secara operational process: seluruh prosedurnya sudah tersertifikasi ISO 9001.
Secara technical process: semua server & database storage dikelola in-house oleh Abhitech dengan security standard international yang di support oleh technology supplier yang diakui.
Anda bisa menyesuaikan siapa saja (karyawan atau department internal) yang mendapat akses untuk melihat detail gaji setiap karyawan.
Semua data yang berada di dalam system Abhitech pasti selalu update. Kami melakukan triple process untuk memastikan hal itu:
