Setelah interview kandidat dan akhirnya menemukan calon terbaik, sekarang saatnya mengajukan offering letter.
Tidak ingin buang waktu, HR mungkin tergoda untuk mengajukan penawaran secara langsung di akhir wawancara terakhir atau melalui telepon.
Walaupun tidak masalah, tetapi penting untuk menindaklanjuti dengan surat offer letter tertulis.
Bagi sebagian besar perusahaan, rekrut karyawan baru artinya menyusun surat penawaran dan/atau kontrak kerja.
Kedua dokumen HR ini dapat membantu perusahaan meminimalkan risiko yang terkait dengan rekrutmen, seperti kehilangan kandidat dalam persaingan atau bahkan tindakan hukum karena penghentian yang salah.
Offer letter dari employer ke karyawan sangat bervariasi tergantung pada industri bisnis dan tahapannya.
Offering letter akan berubah berdasarkan tahap pertumbuhan perusahaan, tingkat karyawan, bonus, komisi, dan lain sebagainya.
Bagaimana cara menyusun offer letter yang tepat? Baca artikel berikut sampai tuntas!
Template Offering Letter dalam Bahasa Inggris (Download Gratis)
Apa itu Offering Letter?
Offering letter adalah dokumen tertulis, yang menawarkan detil pekerjaan bagi kandidat posisi pekerjaan tertentu yang telah diwawancarai dan dipilih.
Offer letter Ini berisi jabatan, tanggal bergabung, take home pay, rincian reporting manager, peran dan tanggung jawab, dan benefit lain yang berhak kandidat dapatkan.
Setelah surat penawaran diserahkan kepada kandidat, kandidat harus menandatangani terlebih dulu untuk melanjutkan proses perekrutan lebih lanjut.
Pemberian surat penawaran dapat dilakukan secara lisan maupun tertulis. Pada dasarnya, Ini adalah formalitas yang terdokumentasi untuk menawarkan pekerjaan dan menerima hal yang sama.
Pentingnya Offering Letter bagi Perusahaan
Offer letter adalah dokumen penting yang menguraikan syarat dan ketentuan dari tawaran pekerjaan.
Surat ini adalah cara formal untuk membuat tawaran pekerjaan kepada calon karyawan dan berfungsi sebagai catatan tertulis dari perjanjian antara majikan dan karyawan.
Surat penawaran biasanya mencakup informasi tentang posisi, seperti jabatan, tugas, gaji, dan tunjangan. Termasuk juga termasuk tanggal mulai, masa percobaan (jika ada), dan tanda tangan employer.
Selain itu, surat penawaran juga akan melindungi employer dan karyawan. Surat ini memastikan bahwa kedua belah pihak telah menyetujui persyaratan yang sama dan tidak ada kejutan di kemudian hari.
Surat penawaran juga sangat penting karena detail yang tertulis dapat membantu kandidat menimbang pilihan mereka dan memutuskan apakah akan menerimanya.
Semakin cepat perusahaan mengambil keputusan, semakin cepat perusahaan dapat memulai proses onboarding atau beralih ke kandidat berikutnya (jika kandidat sebelumnya menolak tawaran perusahaan).
Surat penawaran juga memastikan perusahaan dan calon karyawan baru memiliki pemahaman yang sama tentang detail pekerjaan.
Semakin jelas isi offer letter, semakin minim pertanyaan dari kandidat terkait penawaran dan lebih sedikit potensi masalah di masa depan.
Cara Buat Offering Letter
Proses pembuatan surat penawaran dimulai dengan employer mengidentifikasi posisi yang ingin diisi dan kisaran gaji yang akan ditawarkan.
Employer kemudian akan menseleksi kandidat yang ingin mereka tawarkan posisi dan menghubungi kandidat tersebut untuk mengukur minat mereka pada posisi tersebut.
Jika seorang kandidat tertarik dengan posisi tersebut, employer akan membuat surat penawaran pekerjaan yang mencakup informasi posisi dan gaji, serta tanggal mulai dan informasi penting lainnya.
Employer kemudian akan menghubungi kandidat untuk memberi tahu mereka bahwa mereka telah ditawari posisi tersebut dan meminta mereka untuk menandatangani dan mengembalikan surat tersebut.
Lihat & Download Contoh Offering Letter disini!
Isi Offering Letter
Meskipun urutan penulisan isi offer letter bisa bervariasi, semua surat tawaran pekerjaan harus menyertakan informasi berikut:
Rincian Pekerjaan
Sertakan satu atau dua kalimat terkait tugas pekerjaan, tanggung jawab, dan jam kerja, dan apakah memerlukan perjalanan dinas.
Cantumkan apakah posisi tersebut full time atau part time, mungkin ada lembur atau tidak, serta nama atasan langsung posisi tersebut.
Gaji dan Komisi
Saat merinci tawaran gaji, pastikan juga untuk menjelaskan siklus pembayaran.
Jika karyawan juga akan mendapatkan komisi, jelaskan struktur komisi dan kondisi apa yang harus dipenuhi agar mereka mendapat pembayaran komisi.
Benefit Package
Berikan gambaran umum terkait benefit yang dapat diakses oleh karyawan, seperti program pensiun, cuti berbayar, dan asuransi kesehatan, gigi, penglihatan, dsb.
Jelaskan secara singkat kapan pertanggungan asuransi dimulai (misalnya, setelah tiga bulan probation) dan bagaimana perhitungan cuti di perusahaan.
Kontak Informasi
Beri tahu kandidat siapa yang harus dihubungi jika mereka memiliki pertanyaan tentang tawaran tersebut atau ingin mendiskusikannya.
Tanyakan apakah kandidat memiliki pertanyaan untuk mendorong dialog terbuka dan membatasi kesalahpahaman yang dapat menyebabkan kandidat yang tertarik dan memenuhi syarat untuk menolak tawaran pekerjaan.
Petunjuk untuk Menerima Penawaran
Minta kandidat menandatangani dan mengembalikan surat tersebut sebagai tanda penerimaan mereka terhadap posisi tersebut.
Tentukan tenggat waktu untuk penerimaan. Ada baiknya untuk menetapkan tenggat waktu satu minggu sejak tanggal surat diterima.
Contoh Offering Letter
Cara terbaik untuk mulai membuat surat penawaran adalah dengan melihat template surat penawaran pekerjaan dan contoh surat penawaran yang telah digunakan oleh perusahaan lain.
Butuh inspirasi? Abhitech telah menyiapkan beberapa template offer letter yang dapat didownload secara GRATIS untuk dijadikan contoh.
Menolak Offer Letter
Jika kandidat tidak yakin untuk menolak tawaran atau bernegosiasi, mereka harus mengevaluasi peluang kerja dengan mempertimbangkan pertanyaan berikut:
- Apakah tawaran itu sesuai dengan keadaan keuangan mereka?
- Bagaimana gaji dan tunjangan sesuai dengan rata-rata pasar? Apakah ada ruang untuk negosiasi?
- Apa nilai-nilai perusahaan dari calon perusahaan?
- Apakah pekerjaan itu cocok dengan kehidupan kandidat di luar pekerjaan?
- Apakah pekerjaan ini akan memajukan tujuan pribadi dan profesional kandidat?
Seharusnya tidak ada tekanan untuk menerima tawaran jika tidak cocok.
Penting untuk bersikap sopan dan profesional dalam setiap interaksi dan tidak menjembatani. Jika Anda memilih untuk tidak menerima tawaran pekerjaan, tolaklah dalam surat resmi dan ucapkan terima kasih kepada semua orang yang terlibat dalam proses wawancara.
Kesimpulan
Jika Anda seorang employer atau pencari kerja, menyetujui ruang lingkup kerja dan persyaratan keterlibatan dalam surat penawaran sangat penting.
Selalu pastikan bahwa ruang lingkup dan persyaratan pembayaran diatur dalam surat penawarn kerja sehingga masalah tidak muncul di akhir masa kerja sama.
Untuk menyusun surat penawaran kerja, Anda harus memiliki pengetahuan yang komprehensif tentang undang-undang ketenagakerjaan, praktik umum di lingkungan kerja di Indonesia serta kemampuan bahasa Indonesia.
Tim Abhitech memastikan surat penawaran kerja karyawan anda sesuai dengan regulasi ketenagakerjaan terbaru di Indonesia. Bahkan melalui bantuan Abi People, Anda bisa menyusun kontrak kerja yang terperinci secara otomatis.
