Kami yakin Anda sedang memikirkan apa hubungan antara departemen HR dengan Supply Chain Management (SCM). Mari kita cari tahu:
Pertama, tim HR di tempat kerja bertanggung jawab untuk mencari orang yang tepat untuk kantor. Ini berarti bahwa mereka juga bertanggung jawab untuk mencari staf Supply Chain Management (SCM).
Kedua, tim HR juga harus mencari pekerja lepas, pekerja kontrak, dan external stakeholders lainnya yang mungkin terlibat dalam proses Supply Chain Management (SCM). Untuk mencapai hal ini, manajer HR harus memastikan bahwa mereka merekrut karyawan yang tepat, karena merekrut yang termurah bukanlah jawaban atas situasi tersebut.
Ketiga, setiap perusahaan menginginkan orang yang dapat memberikan kualitas tinggi bagi sistem. Untuk memastikan bahwa karyawan dapat memberikan pekerjaan berkualitas tinggi, HR perlu menilai pengetahuan supply chain karyawan. Untuk itu, tim HR seringkali menghabiskan waktu untuk memahami tentang layanan dan produk yang dirilis di market.
Dengan mempertimbangkan semua faktor ini, kita akan melangkah lebih lanjut untuk memahami bagaimana supply chain dapat berdampak pada departemen HR dan bagaimana HR dapat mengintegrasikannya secara mulus dengan rekrutmen bisnis. Mari telusuri dan mulai menjelajah lebih jauh.
Apa yang Harus Diketahui oleh HR Profesional Tentang Supply Chain Management?
Supply chain terus berkembang, namun satu aspek yang masih menjadi kendala adalah kekurangan tenaga profesional yang dapat mengelola seluruh proses kerja supply chain. Oleh karena itu, departemen HR mungkin diminta untuk mencari orang yang mampu mengakses dan memanfaatkan teknologi di bidang ini.
Perhatikan bahwa sepuluh tahun yang lalu, teknologi yang digunakan untuk Supply Chain Management (SCM) adalah lembar Excel atau struktur yang mirip. Namun, saat ini kita hidup di dunia yang berbeda dan supply chain dikelola melalui tools canggih yang menggunakan teknologi mutakhir seperti algoritma atau machine learning. Algoritma ini membantu manajer supply chain memahami persyaratan berdasarkan product lines, access regions, suppliers, factories, market patterns, dll.
Di sini, penting juga untuk memahami bahwa metode kolaborasi juga telah berubah. Sebelumnya, sebagian besar komunikasi dilakukan melalui panggilan telepon seperti bertanya apakah supplier bersedia berkomitmen pada forecast tertentu. Sekarang, ada tools otomatis seperti AI, machine learning, cloud technologies, XML, web services, dll.
Oleh karena itu, melihat permintaan akan Supply Chain Management (SCM), HR perlu melibatkan orang-orang yang tahu bagaimana mengelola struktur ini dengan supervisi minimal. Tidak mungkin untuk mempekerjakan seseorang, melatihnya selama tiga bulan, lalu memulai pekerjaan sebenarnya. Tentu saja, banyak organisasi melakukannya, tetapi hanya ketika mereka tidak membutuhkan seorang manajer Supply Chain secara langsung.
Apa itu Supply Chain Management (SCM)?
Biasanya, supply chain terdiri dari dua komponen yang dijelaskan di bawah ini:
Supply chain menangani manajemen layanan dan barang, aliran produk, dan informasi terkait dengan layanan dan barang tersebut. Ini termasuk penanganan produk dalam proses, bahan baku, dan barang jadi yang bergerak dari distributor atau pemasok ke beberapa unit manufaktur. Proses ini juga melibatkan pekerjaan penitipan, kontrak manufaktur, layanan logistik, dan co-packing.
Para profesional atau manajer supply chain memiliki beberapa tanggung jawab seperti perencanaan jangka panjang, pelaksanaan program persediaan, kualitas pasokan, pekerjaan dalam proses, pengiriman, pengisian kembali, barang jadi, dan sebagainya. Berikut adalah indikator kinerja utama:
- Efisiensi persediaan (inventory aging, days inventory, measured inventory turns, DLL.)
- Layanan pelanggan (revenue upside, deliveries, stock outs, etc.).
- Kualitas persediaan dan barang jadi.
- Produktivitas tim.
Area lain yang terkait dengan pembeli, manajemen komoditas, dan pengadaan langsung. Ini juga mencakup kontrak dan pengadaan bahan baku serta layanan terkait seperti co-packaging, kontrak manufaktur, tolling, logistik, dll.
Di sini, manajer supply chain diharapkan menganalisis apakah akan membangun komponen atau menggunakan supplier yang sama. Berikut adalah indikator kinerja utama:
- Cycle time.
- Materials cost.
- Supplier quantity.
- Team productivity.
- Supplier risk.
Rekrutmen untuk Supply Chain Management
Penting untuk memahami bahwa departemen HR dalam bisnis secara langsung atau tidak langsung terkait dengan supply chain. Ketika supply chain perusahaan mengadopsi manajemen cloud atau software terkait lainnya, penting untuk melatih tenaga kerja. Hal ini menjadi tanggung jawab HR.
Sebelum melakukan perubahan dalam supply chain, HR diharapkan memastikan bahwa karyawan yang ada telah siap untuk mengadopsi perubahan ini. Hal ini dikarenakan dua alasan:
Pertama, Anda tidak dapat merekrut semua orang baru untuk beradaptasi dengan perubahan atau memenuhi persyaratan baru. Anda membutuhkan pengalaman karyawan yang ada dan untuk itu, Anda perlu melatih dan melengkapi karyawan ini sepenuhnya untuk perubahan tersebut.
Kedua, bahkan jika Anda merekrut staf baru, Anda perlu memberi mereka tingkat pelatihan. Tentu saja, Anda tidak perlu menghabiskan berbulan-bulan untuk melatih karyawan, tetapi Anda dapat menghabiskan seminggu untuk membantu karyawan beradaptasi dengan proses baru. Orientasi ini harus efektif untuk meningkatkan kinerja karyawan.
Peran HR pada Supply Chain Management
Meskipun pemilik bisnis mungkin khawatir apakah supply chain mereka sustainable atau murah, tim HR seharusnya melihat orang-orang yang mengelola tim rantai pasokan mereka untuk meningkatkan produktivitas.
1. HR Bertanggung Jawab atas Perekrutan dalam Supply Chain Management
Jika departemen HR Anda secara langsung bertanggung jawab atas pengisian posisi dalam tim Supply Chain Management, maka mereka memerlukan proses onboarding yang tepat untuk menyelesaikan tugas ini. Mulai dari mencetak dokumen-dokumen yang diperlukan untuk karyawan baru hingga melatih staf, semuanya harus disederhanakan agar efektif.
Dengan tim yang tepat, kepuasan pelanggan dan kinerja organisasi akan meningkat, sedangkan anggota staf yang tidak berkualifikasi dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman atau kekurangan produk.
2. HR Bertanggung Jawab atas Kondisi Kerja Pekerja Supply Chain
Tragedi Rana Plaza pada tahun 2013 menyebabkan ribuan pekerja pabrik kehilangan nyawa. Tidak ada alasan bagi para pengusaha untuk mendukung kondisi kerja yang buruk di negara-negara berkembang. Tim HR Anda dapat digunakan untuk melakukan penelitian terhadap supply chain internasional guna memastikan perlakuan yang benar terhadap karyawan.
3. HR Dapat Membuat Partnership antara Supplier dan Karyawan
Pengusaha yang memiliki dampak langsung terhadap supply chain mereka harus memahami pentingnya partnership strategis antara suppliers dan perusahaan, serta antara karyawan. Mereka yang dipekerjakan perlu tahu bagaimana menganalisis situasi dan membuat keputusan yang tepat berdasarkan data.
Departemen HR seharusnya merekrut kandidat yang ingin membantu perusahaan mencapai tujuannya. Staf Anda sebaiknya lebih memilih partnership jangka panjang daripada keuntungan dan keberhasilan jangka pendek. Startup yang fokus pada partnership jangka panjang lebih tidak mungkin mengalami kesulitan, seperti kekurangan produk, gangguan supply chain, dan pelanggan yang tidak puas karena keterlambatan pengiriman.
4. HR Perlu Memperluas Supply Chain untuk Menghindari Ketergantungan
Banyak perusahaan bergantung pada berbagai partner dan layanan untuk menjaga kekuatan supply chain mereka, tetapi Anda tidak bisa mengandalkan satu organisasi saja untuk persediaan Anda. Tenaga kerja yang tepat akan tahu bagaimana beroperasi dalam hubungan simbiosis sambil memiliki kemampuan untuk memperluas supply chain mereka.
HR harus memastikan bahwa orang-orang yang mengoperasikan supply chain mereka mampu memenuhi kepatuhan regulasi, baik melalui pengalaman atau dengan memiliki sertifikasi atau keterampilan yang tepat. Jika Anda ragu tentang seorang pelamar, mintalah mereka untuk melakukan tugas-tugas mereka sebagai bagian dari uji coba pelatihan.
5. HR Harus Transparan untuk Membangun Hubungan yang Penuh Kepercayaan
Tidak ada supply chain yang bisa ada dalam sebuah bubble; ia bergantung pada langkah-langkah, orang-orang, dan proses yang berbeda untuk berhasil. Oleh karena itu, HR perlu transparan dengan staf agar bisa dipercaya. Pada saat yang sama, HR harus merekrut staf yang dapat mendapatkan kepercayaan orang lain dan dengan mudah membentuk hubungan.
Supply chain bergantung pada koordinasi, jadi HR perlu mendengarkan feedback jika ingin meningkatkan proses perekrutan, mendorong joint planning, dan mengurangi risiko supply chain. Rekrutlah team player yang menghargai pendapat orang lain dan mampu menghadapi kritik secara konstan.
6. HR Harus Melakukan Bagian Mereka untuk Melindungi Kerahasiaan Perusahaan
Kepercayaan juga diciptakan oleh apa yang tidak diucapkan. HR harus melakukan perannya untuk melindungi aset khusus, informasi milik perusahaan, dan faktor-faktor sensitif lainnya yang perlu dijaga. Jika HR merekrut staf yang salah, ada kemungkinan mitra Anda akan mengalami kerugian finansial dan reputasi.
Pertimbangkan background check jika Anda khawatir bahwa karyawan baru dapat merusak citra perusahaan dengan membocorkan informasi. Namun, pelatihan dan penyaringan yang tepat dapat menghilangkan calon yang tidak dapat dipercaya.
7. HR Dapat Mengkoordinasikan Interdependensi Antara Departemen
Ada tiga contoh interdependensi yang ditemukan dalam supply chain. Interdependensi terkumpul mengacu pada tim yang dapat berfungsi tanpa bimbingan, interdependensi berurutan mencakup proses yang harus dilakukan secara berurutan, dan interdependensi timbal balik membutuhkan banyak interaksi dua arah. Berikut adalah contoh-contoh interdependensi dalam sebagian besar rantai pasokan:
- Interdependensi Terkumpul: Jika suatu assembly line memiliki beberapa karyawan yang bekerja sendiri untuk merakit satu produk (radio), Anda sedang melakukan interdependensi terkumpul. Praktik ini ditemukan dalam tim salesyang menggabungkan angka-angka mereka untuk mencapai tujuan bersama.
- Interdependensi Berurutan: Jika suatu assembly line merakit radio secara spesifik dalam urutan tertentu, dengan atau tanpa panduan, praktik ini dianggap sebagai interdependensi berurutan. Tim sales yang menggunakan proses langkah demi langkah untuk memilih klien juga beroperasi secara berurutan.
- Interdependensi Timbal Balik: Jika suatu assembly line menyelesaikan radio secara tidak berurutan atau memperbaiki bagian dari radio di akhir garis perakitan, Anda menggunakan interdependensi timbal balik. Tim sales yang mengubah materi promosi mereka atau kepala penjualan proyek setelah menerima umpan balik juga menggunakan metode ini.
Talent yang diperlukan untuk membuat setiap proses berfungsi tergantung pada kebutuhan supply chain Anda. Tetapi apapun itu, Anda perlu tim Anda untuk merangkul workflow proyek Anda agar berhasil.
Kesimpulan
Meskipun HR tidak terlihat memiliki peran dalam proses supply chain management Anda, hal itu sebenarnya tidak benar. Tanpa tim HR yang empatik, terampil, dan berpengetahuan di posisi yang tepat, Anda akan kesulitan merekrut talent dalam supply chain dan bekerja dengan perusahaan yang menghargai hak asasi manusia.
Namun itu bukanlah satu-satunya manfaatnya. Staff HR yang memahami supply chain management dapat menyederhanakan proses Anda dengan membangun hubungan kepercayaan dengan supplier. Mereka juga dapat membuat kebijakan yang mendorong transparansi, kerahasiaan organisasi, dan strategi interdependensi yang tepat.
Sudah jelas bahwa Anda tidak dapat memiliki rantai pasokan yang sepenuhnya dioptimalkan tanpa tim HR yang terlatih dengan baik, jadi jangan melakukan kesalahan dengan mengecualikan staf HR Anda dari proses manajemen.
Layanan HR Abhitech dirancang dengan mempertimbangkan supply chain management, dapat membantu para pemimpin HR di perusahaan mengatasi tantangan dan memastikan pertumbuhan dan kesuksesan perusahaan. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana teknologi HR dapat membantu perusahaan manufaktur, hubungi tim kami
