Cara resign kerja karyawan selalu berbeda tergantung perusahaannya. Setidaknya ada lebih dari empat juta karyawan berhenti dari pekerjaannya setiap bulan selama Q1 tahun 2022 dan 44% pekerja saat ini sedang mencari pekerjaan baru.
Besar kemungkinan anggota di tim Anda sedang mencari opportunity baru dan akan keluar dalam waktu dekat.
Karyawan mengundurkan diri dari perusahaan karena berbagai alasan:
- mencari gaji yang lebih besar
- melanjutkan pendidikan
- beralih ke kesempatan kerja yang berbeda
- masalah kesehatan, dan banyak lainnya.
Memiliki kebijakan untuk prosedur resign akan membantu perusahaan menangani karyawan yang akan resign dengan cara yang positif dan penuh hormat.
Ketika seorang karyawan berhenti dari pekerjaannya, surat pengunduran diri berperan besar untuk perusahaan, lebih dari yang Anda kira.
Cara perusahaan akhiri kontrak karyawan akan berdampak pada:
- Moral staf
- Reputasi perusahaan
- Retensi karyawan
Maka dari itu, penting untuk melakukannya dengan tepat. Berikut informasi kebijakan pengunduran diri perusahaan, tips menerima pengunduran diri karyawan, serta contoh surat dan email penerimaan pengunduran diri.
Cara Resign Kerja untuk Karyawan
Saat seorang karyawan memutuskan untuk mengundurkan diri, ada beberapa langkah yang harus diikuti agar transisi berjalan lancar.
1. Pengajuan Pengunduran Diri
- Karyawan wajib menyerahkan surat pengunduran diri secara tertulis (email atau fisik).
- Surat harus mencantumkan tanggal efektif pengunduran diri sesuai dengan kebijakan notice period perusahaan.
2. Konfirmasi & Persetujuan
- Atasan atau HR memverifikasi surat pengunduran diri dan mendiskusikan notice period yang berlaku.
- Jika perlu, dilakukan exit interview untuk memahami alasan pengunduran diri dan mendapatkan feedback.
- HR menetapkan hari kerja terakhir karyawan.
3. Administrasi Akhir
- HR menghitung gaji terakhir, termasuk tunjangan, insentif, atau kompensasi lainnya.
- Menjelaskan status BPJS, asuransi, dan benefit lain setelah resign.
- Karyawan menyelesaikan handover pekerjaan agar transisi berjalan lancar.
- Jika ada, karyawan harus mengembalikan aset perusahaan (laptop, kartu akses, dll.).
4. Penerbitan Resignation Acceptance Letter
- Perusahaan menerbitkan surat resmi Resignation Acceptance Letter sebagai bukti bahwa pengunduran diri telah diterima.
- Surat ini mencantumkan tanggal efektif resign dan detail terkait hak serta kewajiban terakhir karyawan.
5. Proses Offboarding & Perpisahan
- HR atau manajer dapat mengadakan sesi perpisahan sebagai bentuk apresiasi.
- Karyawan menerima dokumen final seperti paklaring (surat pengalaman kerja) jika diperlukan.
Cara HR Menangani Karyawan yang Resign
Pengunduran diri karyawan adalah kesempatan untuk belajar tentang kinerja perusahaan dari sudut pandang individu. Ini juga merupakan kesempatan bagi perusahaan untuk menghidupkan brand perusahaannya sampai karyawan tersebut pergi.
Langkah 1: Tandai Hari Terakhir Kerja
Pertama-tama ketahui kapan hari kerja karyawan sebelum menyusun timeline untuk menyelesaikan semuanya sebelum seorang karyawan pergi.
Langkah 2: Jadwalkan dan Lakukan Exit Interview
Jadwalkan waktu untuk bertemu dengan karyawan untuk memahami alasan mereka keluar dari perusahaan dan apa yang dapat dilakukan perusahaan dengan lebih baik di masa mendatang.
Langkah 3: Dokumen Hukum
Ingatkan karyawan tentang kewajiban hukum apa pun yang terkait hubungan kerja, seperti klausul kerahasiaan atau kontrak kerja.
Langkah 4: Properti Perusahaan
Kumpulkan semua properti perusahaan yang dipegang karyawan, seperti komputer, telepon perusahaan, kartu kredit yang dikeluarkan perusahaan, kunci, dan properti perusahaan lainnya.
5 Kesalahan Perusahaan Saat Karyawan Resign
Perusahaan harus memahami bahwa karyawan memiliki hak untuk mengundurkan diri dari pekerjaannya kapan saja.
Oleh karena itu, ada beberapa larangan yang perlu diperhatikan agar proses pengunduran diri berjalan lancar dan tidak menimbulkan masalah hukum:
1. Menahan Surat Pengunduran Diri
Perusahaan tidak boleh menahan atau menunda pengunduran diri karyawan yang sudah diajukan.
Menghalangi karyawan untuk mengundurkan diri dapat menimbulkan masalah hukum, karena secara hukum, pengunduran diri adalah hak karyawan yang tidak bisa diganggu gugat.
2. Pemberian Kondisi yang Tidak Wajar
Perusahaan tidak boleh memberi syarat atau kondisi yang memberatkan karyawan untuk melanjutkan pengunduran dirinya, seperti menuntut ganti rugi atau meminta karyawan untuk menandatangani perjanjian baru sebagai syarat pengunduran diri.
3. Menunda Proses Administratif
Menunda proses administrasi seperti pembayaran gaji terakhir atau pengembalian barang milik perusahaan dapat berpotensi melanggar hukum ketenagakerjaan. Proses administrasi harus diselesaikan tepat waktu dan transparan.
4. Mengancam atau Membuat Tekanan
Tidak diperbolehkan bagi perusahaan untuk mengancam atau memberikan tekanan yang tidak sah kepada karyawan agar membatalkan pengunduran dirinya.
Misalnya, dengan memberi janji-janji palsu atau mengintimidasi karyawan untuk tetap bertahan.
5. Membatasi Akses ke Referensi Kerja
Perusahaan tidak boleh menghalangi karyawan untuk memperoleh referensi kerja atau memberikan referensi yang tidak objektif setelah pengunduran diri.
Menyulitkan karyawan dalam hal ini bisa dianggap sebagai tindakan yang tidak etis dan dapat merusak reputasi perusahaan.
Tugas HR Setelah Karyawan Resign
Langkah-langkah berikut akan membantu Anda mengetahui apa yang harus dilakukan selanjutnya:
1. Kompensasi
Proses gaji terakhir karyawan dan pastikan compliance dengan undang-undang ketenagakerjaan. Periksa apakah karyawan tersebut memiliki saldo terhutang kepada perusahaan.
2. Dokumentasikan dan Lacak Data
Kumpulkan semua dokumentasi tentang karyawan ke dalam folder mereka. Pindahkan file karyawan ke folder termination atau resign.
3. Kolaborasi dengan Recruitment Manager
Bicaralah dengan manajer untuk mencari tahu apakah posisi tersebut perlu diisi kembali atau tidak. Jika ya, bekerjalah dengan manajer untuk menyiapkan posisi yang akan direkrut. Review deskripsi pekerjaan sebelum mempostingnya. Mulai proses perekrutan lagi.
4. Informasikan IT
Kembalikan peralatan komputer karyawan ke IT. Penting bagi IT untuk menghapus akses karyawan ke situs perusahaan, menonaktifkan kata sandi, dan menghapus akun sesuai kebutuhan.
Checklist Menangani Karyawan Resign
Jika perusahaan belum memiliki standar proses pengunduran dir, mulailah dengan perincian tanggung jawab untuk semua orang yang terlibat dalam transisi.
Perwakilan HR bukan satu-satunya orang yang akan berinteraksi dengan karyawan. Proses ini akan melibatkan karyawan yang akan keluar, manajer karyawan, IT, dan siapa saja yang mungkin terlibat dalam proses pengunduran diri.
Gunakan checklist berikut untuk mengetahui apa yang perlu dilakukan. Dari checklist ini, Anda dapat membuat workflow yang lebih mendetail untuk semua pihak yang terlibat.
Tugas untuk karyawan
- Mengajukan surat pengunduran diri.
- Transfer knowledge kepada anggota tim lainnya.
- Selesaikan proyek yang berjalan saat ini.
- Hapus file-file pribadi.
Tugas untuk manajer karyawan
- Beri tahu HR bahwa karyawan tersebut mengundurkan diri.
- Buat plan bagi karyawan untuk menyelesaikan atau mentransisikan project.
- Bagikan pekerjaan dan tanggung jawab karyawan kepada tim saat ini sampai penggantinya dapat ditemukan.
Tugas untuk HR
- Bekerja dengan manajer untuk menentukan kapan atau apakah karyawan akan diganti.
- Jadwalkan dan selesaikan exit interview.
Tugas untuk IT
- Nonaktifkan kata sandi.
- Hapus akun.
- Kumpulkan aset milik perusahaan.
- Reimage komputer dan perangkat lain untuk bersiap-siap bagi karyawan pengganti.
Setelah membuat garis besar atau rincian tugas saat ada karyawan yang resign, dokumentasikan detailnya sehingga setiap orang yang terlibat dalam proses keluar karyawan tahu apa yang harus dilakukan dan kapan melakukannya.
Kesimpulan
Ketika Anda menerima surat pengunduran diri, pastikan bahwa seluruh prosesnya dilakukan dengan tepat. Ini mungkin tidak terlihat penting karena karyawan tersebut akan keluar dari perusahan, tetapi dampaknya sangat luas.
Sebagai employer, memproses pengunduran diri karyawan dengan benar berarti meningkatkan reputasi perusahaan Anda, dan menciptakan budaya positif bagi tenaga kerja Anda.
Hal tersebut tidak mudah untuk di data, terlebih lagi bila laporan perusahaan masih dikerjakan secara manual dan perusahaan memiliki jumlah karyawan yang banyak.
Untuk memudahkan Anda dalam membuat laporan keuangan perusahaan, maka gunakanlah layanan Abi People dari Abhitech
Tinggalkan pekerjaan administratif tambahan. Layanan People Management Service hanya untuk HR Professional yang ingin:
- Fokus pada eksekusi strategi peningkatan produktivitas karyawan: Tidak perlu buang waktu untuk mencatat, memasukan dan mengatur seluruh data administrasi personalia karena sudah tersimpan di dalam sistem dengan baik.
- Membuat keputusan tepat dengan analisa data HR: Hasil analitik lebih cepat karena tim HR tidak perlu menghabiskan waktu berjam-jam untuk menafsirkan dan memformat data untuk membuat strategi HR yang lebih baik.
- Meningkatkan manajemen dan kontrol: Kontrol dan atur keseimbangan karyawan anda dengan data yang akurat.
- Akses data HR secara real-time: Tim HR bisa akses insights data yang dapat diolah kapanpun dan dimanapun dengan internet.
- Integrasi mudah dengan sistem Payroll: Hanya dengan satu kali klik dan semua data personalia seperti; kehadiran, cuti, data karyawan, dan people analytic lainnya akan terorganisir dan terintegrasi dengan sistem payroll. Automation membantu Anda menghemat waktu dan budget.
