Surat Perjanjian Kerja Lepas (Freelance): Penjelasan, Keuntungan, Konsekuensi dan 4 Contohnya

Apakah ini kali pertama Anda mempekerjakan pekerja lepas (freelance) atau Anda pernah bekerja dengan banyak freelance sebelumnya? Apapun jawabannya, satu yang wajib adalah: Anda harus membuat surat perjanjian kerja freelance! 

Menurut VO Office, freelancer adalah orang yang bekerja sendiri yang menawarkan jasa kepada orang lain. Dari sudut pandang pemilik bisnis, mempekerjakan freelance adalah hal yang efisien dan pragmatis secara ekonomi.

Mempekerjakan freelancer memungkinkan employer memanfaatkan potensi tak terbatas dari berbagai individu dengan banyak talent untuk kebutuhan bisnis Anda.

Kesalahan banyak pekerja lepas (terutama yang masih baru) adalah terburu-buru bekerja dengan klien tanpa mendapatkan kontrak pekerja lepas yang ditandatangani dan diterapkan.

Banyak freelancer yang tergoda untuk melewatkan “formalitas”, terutama jika hanya melakukan konsultasi untuk seorang teman, atau memang terlalu semangat untuk segera memulai pekerjaan dari klien. 

Yang ada di pikiran hanya bekerja dan dibayar.

Bahkan ketika Anda membutuhkan seorang desainer untuk membuat satu spanduk, atau kenal desainernya secara pribadi, atau konsultan bisnis yang diincar memiliki reputasi terbaik di tempat Anda, Anda. Harus. Bikin. Surat. Perjanjian. Wajib.

Perjanjian ini bukan hanya membantu memperjelas standar dan harapan bagi kedua belah pihak, tetapi juga membuat Anda tetap terlindungi jika terjadi perselisihan dikemudian hari.

Jadi, harus mulai dari mana?

Dalam artikel ini, akan dibahas apa itu surat perjanjian freelance, keuntungan, waktu yang tepat, cara menulis kontrak freelance, alasan pentingnya kontrak kerja freelance, dan dokumen hukum lainnya yang harus Anda siapkan.

 

? Download GRATIS 4 Template Surat Perjanjian Kerja Freelance Disini!

 

Apa Itu Surat Perjanjian Kerja Lepas (Freelance)?

Surat perjanjian kerja freelance adalah perjanjian hukum antara freelancer dan employer dimana kedua belah pihak menyetujui sebuah atau beberapa project untuk diselesaikan dan dikirimkan.

Dokumen ini dikirim oleh employer kepada freelancer yang menjelaskan syarat-syarat hubungan kerja mereka. 

Termasuk ekspektasi yang jelas antara kedua pihak untuk project tertentu selama periode waktu tertentu. 

 

Untuk perusahaan: Perjanjian kerja melindungi perusahaan dengan memberikan jaminan bahwa freelancer akan mengirimkan pekerjaan sesuai dengan jadwal dan spesifikasi yang telah disepakati. 

Jika perusahaan memiliki kebijakan seperti penggunaan peralatan, pelatihan, perlindungan, atau kompensasi tambahan, juga dapat ditentukan dalam kontrak.

 

Untuk freelancer: Begitu juga sebaliknya, perjanjian kerja melindungi pekerja non-payroll dengan memberikan jaminan bahwa employer akan membayar pihak pekerja lepas sesuai dengan tarif mereka, mata uang yang diminta, metode pembayaran yang disukai, dan kerangka waktu yang ditentukan.

Ini juga memberikan kesempatan bagi pekerja lepas untuk mengklarifikasi ekspektasi mereka untuk ruang lingkup pekerjaan, proses persetujuan, deadline, dan hak kepemilikan.

 

Apa Keuntungan Membuat Surat Perjanjian Kerja Freelance?

Setidaknya terdapat tiga keuntungan menandatangani kontrak dengan semua pekerja lepas yang membantu employer terhindari dari konflik dan mendapat value terbaik dari talent mereka:

 

• Menghindari Kesalahpahaman. 

Surat perjanjian atau kontrak menjabarkan dengan jelas harapan dan persyaratan kedua belah pihak membantu semua orang yang terlibat memahami dengan tepat apa yang harus dilakukan. 

Employer dapat menghindari kesalahpahaman yang tidak menyenangkan yang dapat membahayakan hubungan kerja, seperti seberapa fleksibel deadline. Kontrak yang tertulis dengan jelas menurunkan peluang kesalahpahaman.

• Perlindungan Hukum.

Perjanjian yang ditandatangani oleh dua pihak adalah dokumen yang mengikat secara hukum, yang berarti dapat digunakan di pengadilan jika salah satu pihak melanggar ketentuannya. 

Kontrak membantu employer terlindungi jika freelancer tidak mengirimkan pekerjaan. Sekaligus memastikan bahwa employer membayar freelancer untuk layanan mereka.

• Bekerja “sesuai textbook”

Kontrak tidak hanya membantu employer membangun hubungan kerja yang lebih sukses dengan pekerja independen, tetapi juga menunjukkan kepada stakeholder eksternal (seperti investor) bahwa employer bekerja secara legal dan teratur. 

 

Kapan Employer Membutuhkan Surat Perjanjian Kerja Freelance?

Sebagian besar perusahaan mempekerjakan freelancer untuk pekerjaan berbasis proyek yang tidak permanen. Atau mereka mencari keahlian khusus selama periode waktu tertentu. 

Freelancer memudahkan perusahaan lebih fleksibel karena tidak ada komitmen jangka panjang dan perusahaan tidak berkewajiban untuk membayar tunjangan seperti sakit, cuti liburan, atau asuransi kesehatan dan pensiun.

Perjanjian Freelance memberikan transparansi dan menetapkan ekspektasi jasa yang akan diberikan. Dengan cara ini, kedua belah pihak menyetujui ruang lingkup pekerjaan yang sama. 

Terakhir, menggunakan Perjanjian Freelance menegaskan freelancer bukan karyawan tetap perusahaan. Jenis layanan berikut hanyalah beberapa contoh kapan perjanjian ini akan berguna:

• Sebuah perusahaan software mempekerjakan seorang UI/UX desainer untuk merancang situs baru
• Sebuah agensi menyewa seorang fotografer untuk mengambil gambar untuk kampanye baru
• Seorang sales eksekutif ditempatkan pada pelosok untuk membantu kegiatan pengembangan bisnis

Konsekuensi Tidak Menggunakan Surat Perjanjian Kerja Freelance

Tanpa surat perjanjian, ekspektasi freelancer dan jasa yang dibutuhkan bisa jadi tidak jelas. Padahal employer dan freelancer harus memiliki pemahaman yang sama tentang ruang lingkup proyek untuk menghindari kebingungan atau pekerjaan tambahan.

Dalam kontrak harus dijabarkan dengan jelas status pekerja hanya sebagai freelancer atau pekerja lepas. Ada konsekuensi serius jika salah mengklasifikasikan freelancer sebagai karyawan dan sebaliknya, termasuk denda besar dan bahkan kemungkinan hukuman penjara. 

Sangat penting bagi employer untuk memahami perbedaan antara freelancer vs karyawan dan dampaknya bagi diri Anda dan/atau bisnis Anda.

Konsekuensi bagi freelance

• Tidak dibayar
• Waktu terbuang
• Hasil pekerjaan dipakai tanpa izin
• Freelance dapat dikenakan denda karena tidak memberikan informasi penghasilan yang akurat pada pajak penghasilan pribadi mereka

Konsekuensi bagi employer

• Kehilangan uang, terutama dalam pengeluaran tak terduga
• Kehilangan waktu
• Biaya hukum, termasuk tuntutan hukum

 

Komponen pada Surat Perjanjian Kerja Freelance

Perjanjian kerja freelance umumnya harus berisi persyaratan penting berikut:

• Detail kontak freelancer dan klien. 

Termasuk nama lengkap, nomor telepon, dan alamat email untuk kedua belah pihak. Informasi tambahan seperti alamat surat perusahaan juga biasanya disertakan.

• Lingkup pekerjaan 

Baik freelancer maupun employer harus menyepakati peran freelancer dan sifat jasa yang akan diberikan kepada klien, dan dituangkan secara tertulis dalam perjanjian layanan freelance.

Point penting lain untuk dimasukkan dalam perjanjian adalah apakah freelancer bebas bekerja untuk klien lain pada saat yang sama atau dibatasi untuk bekerja hanya untuk satu klien pada satu waktu.

• Ketentuan kompensasi/upah

Komponen penting dalam kontrak bisnis adalah persyaratan ketentuan kompensasi dan struktur penagihan yang disepakati. 

Misalnya, perjanjian freelance harus menyatakan apakah freelancer harus dibayar sesuai dengan pencapaian atau apakah dia akan menerima seluruh pembayaran sekaligus pada akhir proyek.

Perjanjian freelance juga akan menyatakan masa tenggang dimana klien dapat melakukan pembayaran setelah tanggal yang ditentukan. Biasanya adalah 30 hari, tetapi juga tergantung pada kesepakatan kedua pihak.

Terakhir, freelance dapat mempertimbangkan membebankan biaya keterlambatan dan/atau bunga untuk pembayaran keterlambatan. Jangan lupa, ini harus dinyatakan dengan jelas dalam perjanjian layanan.

• Batas biaya sementara

Freelancer yang terlibat proyek besar, atau melakukan beberapa proyek kecil untuk satu employer, harus mulai mempertimbangkan untuk menyediakan batas biaya sementara dalam perjanjian layanan freelance. 

Hal ini akan mengurangi kemungkinan klien menjanjikan freelancer pekerjaan bergaji tinggi tanpa menepati janji mereka pada akhirnya.

Batas biaya sementara membatasi jumlah hutang yang mungkin timbul dari klien selama proyek berlangsung. 

Setelah total pembayaran terutang employer melebihi jumlah tertentu yang ditentukan, employer harus melakukan pembayaran sementara agar pekerja lepas dapat melanjutkan pekerjaan, atau mengambil risiko pekerja lepas menangguhkan pekerjaan pada proyek.

• Kewajiban pajak freelancer

Perjanjian freelance juga harus menyatakan apakah klien atau freelancer akan menanggung kewajiban pajak freelancer.

• Hak kekayaan intelektual 

Perjanjian freelance harus menyatakan pihak mana yang akan memiliki hak kekayaan intelektual untuk pekerjaan yang dibuat oleh freelancer.

Beberapa freelance memilih untuk memiliki hak atas karya yang mereka ciptakan selama mereka bekerja kepada klien, atau setidaknya mempertahankan hak untuk menunjukkan karya mereka dalam resume atau portofolio mereka.

Perjanjian layanan freelance juga dapat menyatakan hak klien (jika ada) untuk memodifikasi atau menggunakan produk akhir.

• Klausul ganti rugi

Klausul ganti rugi akan menyatakan pihak mana yang akan diminta untuk mengganti kerugian pihak lain jika pihak lain itu digugat sehubungan dengan karya yang dibuat oleh freelancer.

Jika perjanjian freelance menyatakan bahwa freelancer akan diminta untuk mengganti kerugian klien untuk setiap kerugian, kerusakan atau pengeluaran yang mungkin timbul selama proyek berlangsung, freelance harus waspada jika employer meminta mereka untuk melakukan sesuatu yang berpotensi ilegal atau berbahaya.

Misalnya, jika employer ingin freelancer menyertakan gambar dalam posting blog tanpa memiliki hak cipta yang diperlukan, freelancer akan bertanggung jawab atas pelanggaran hak cipta, bukan klien.

• Pengakhiran layanan oleh Klien

Perjanjian layanan freelance harus menyatakan biaya minimum yang dikenakan oleh freelancer jika klien memilih untuk menghentikan kontrak sebelum waktunya.

Untuk lebih melindungi freelancer, perjanjian juga dapat menyatakan bahwa setiap pekerjaan yang dibuat oleh freelance yang ditolak oleh klien tidak dapat digunakan seluruhnya atau sebagian, dan pelanggaran ketentuan ini oleh klien akan dapat ditindaklanjuti di pengadilan.

Persyaratan ini akan mencegah employer untuk memutus perjanjian sebelum waktunya tanpa memberi imbalan kepada pekerja lepas untuk waktu dan upaya yang telah dihabiskan untuk mengerjakan proyek, dan kemudian melanjutkan untuk menggunakan ide dan/atau pekerjaan pekerja lepas tanpa kompensasi lebih lanjut.

• Pengakhiran proyek yang tidak terduga atau tiba-tiba

Jika kinerja proyek terganggu atau jika menjadi tidak mungkin untuk melanjutkan proyek yang sudah berjalan, klien perlu mengetahui alternatif yang tersedia untuk mereka.

Oleh karena itu, perjanjian layanan freelance dapat menyatakan bahwa dalam peristiwa seperti itu, freelancer harus menyerahkan semua file dan aset yang digunakan dan/atau dibuat oleh freelancer kepada klien. 

Dengan cara ini, klien akan dapat melanjutkan pekerjaannya oleh pekerja lepas lain jika proyek dihentikan sebelum waktunya.

 

Template surat perjanjian kerja freelance

Butuh template perjanjian layanan freelance? Anda bisa download secara GRATIS di sini.

 

Kesimpulan

Jika Anda seorang employer atau freelancer, menyetujui ruang lingkup kerja dan persyaratan keterlibatan dalam kontrak formal sangat penting. 

Selalu pastikan bahwa ruang lingkup dan persyaratan pembayaran diatur dalam perjanjian lepas sehingga masalah tidak muncul di akhir masa kerja sama.

Untuk menyusun kontrak kerja freelance, Anda harus memiliki pengetahuan yang komprehensif tentang undang-undang ketenagakerjaan, praktik umum di lingkungan kerja di Indonesia serta kemampuan bahasa Indonesia.

Tim Abhitech memastikan surat kontrak kerja karyawan anda sesuai dengan regulasi ketenagakerjaan terbaru di Indonesia. Bahkan melalui bantuan Abi People, Anda bisa menyusun kontrak kerja yang terperinci secara otomatis. 

Klik disini sekarang juga untuk mendapat bantuan menusun kontrak kerja yang rinci dan secara otomatis.