Semakin besar perusahaan, kebutuhan peran dedicated HR dan penyesuaikan fokus HR terasa semakin mendesak. Jika Anda sedang berada di posisi ini, Anda tidak sendirian.
Survey oleh Gartner menunjukan bahwa hanya 35% HR leader yang setuju bahwa mereka memiliki akses ke berbagai data, technology-based dan social-creative skills yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan fungsional HR.
Hal ini sering terjadi terutama pada perusahaan skala kecil. Satu karyawan dapat menangani hampir seluruh pekerjaan HR, termasuk payroll, recruitment, compliance, personnel tracking, hingga benefit karyawan.
Relate?
Seiring berjalannya waktu, perusahaan semakin berkembang, dan manajer mengumumkan terdapat anggaran untuk rekrut HR profesional lainnya. Maka terjadi perubahan, yang semula “Orang HR” menjadi “departemen HR”.
Tiap ukuran perusahaan memiliki undang-undang dan peraturan tertentu yang harus dipatuhi atau berisiko terkena sanksi finansial atau hukum.
Bagaimana fokus HR pada tiap ukuran perusahaan? Apa saja hal yang wajib ada dan nice-to-have?
Semua pertanyaan tersebut akan dijawab pada artikel ini. Tetapi pertama-tama, mari singkirkan mitos pada departemen HR.
Aturan 1:100 Sudah Ketinggalan Jaman
Berapa jumlah HR internal yang harus dimiliki perusahaan?
Selama satu dekade terakhir, banyak yang bilang idealnya 1 orang HR untuk setiap 100 karyawan full time.
Penelitian Academy to Innovate HR (AIHR) menunjukkan angka tersebut tidak cukup dan jumlah yang ideal pada tiap perusahaan bisa berbeda karena berbagai faktor.
Studi yang dilakukan AIHR sebelumnya mengungkapkan bahwa rata-rata rasio HR terhadap karyawan adalah 2,60, tetapi banyak perusahaan dengan ukuran kecil yang melaporkan rasio HR yang lebih tinggi.
Kebutuhan staf HR menurun seiring dengan meningkatnya jumlah karyawan. Bahkan perusahaan besar baru mempertimbangkan untuk menambah karyawan HR ketika dibutuhkan, seperti ketika:
- Menghadapi masalah compliance yang rumit
- Mencapai unexpected growth period
- Memiliki satu atau beberapa cabang yang terpisah
- Kurangnya proses dan sistem yang diperlukan
Hal ini juga yang menyebabkan perusahaan skala kecil sering kali tidak memiliki tim HR. Banyak pekerjaan HR yang bisa dilakukan oleh software seperti payroll dan time record, sementara banyak agensi eksternal dapat menangani kebutuhan outsourcing seperti perekrutan.
Di beberapa kasus, perusahaan kecil mungkin tidak membutuhkan karyawan HR internal sampai mereka memiliki lebih dari 200 karyawan.
Sekali lagi, angka ini tidak bisa digunakan sebagai patokan pada tiap perusahaan karena kondisi tiap perusahaan pasti berbeda.
Ukuran perusahaan
Pada artikel ini, ukuran perusahaan dibagi menjadi 4 kategori dengan fokus HR yang berbeda-beda beserta rentang sebagai berikut:
Small: 2-19 karyawan
Small-medium: 20-49 karyawan
Big-medium: 50-99 karyawan
Big: >100 karyawan
Fokus HR Tiap Ukuran Perusahaan
Fokus HR dengan 2 -19 karyawan
Termasuk pada golongan small business – artinya jumlah karyawan rendah.
Pada kategori ini, mungkin bijaksana untuk memiliki part-time atau full time HR generalist. Jika saat ini belum ada keinginan atau resource untuk hire seorang HR generalist, maka business owner atau salah satu staf harus ditunjuk untuk menangani masalah ini.
Apa saja fungsi HR yang penting, undang-undang yang harus dipatuhi, dan nice-to-have things lainnya?
Fungsi penting HR
- Memproses dokumen karyawan baru, BPJS, NPWP, dll
- Maintain file karyawan
- Memproses payroll karyawan
- Memproses dokumen penghentian karyawan
Untuk perusahaan tanpa dedicated HR inhouse, Controller atau Chief Financial Officer biasanya menyimpan file karyawan dan dokumen onboarding/offboarding. Hiring dan firing sering di handle oleh manajer perekrutan. Kompensasi harus menjadi diskusi antara manajer rekrutmen dan tim manajemen.
Tergantung pada industrinya, beberapa perusahaan mungkin diminta untuk menerapkan program K3 dengan pelatihan keselamatan reguler.
Pertimbangkan untuk menggunakan jasa pihak ke-3 yang ahli dalam payroll untuk mengurus pajak dan deductions yang perlu dipotong.
Asuransi yang perlu dipertimbangkan:
Asuransi kompensasi karyawan
Asuransi Profesional
Asuransi Direksi dan Pejabat
Asuransi kewajiban praktik ketenagakerjaan
Nice-to-have
- Bagan organisasi yang ditentukan
- Tunjangan pensiun, kesehatan, dan lainnya
- Employee handbook
- Job Description
- SOP HR
- Employment application
- Drug-testing and screening kandidat
- Training liability management
- Kebijakan cuti berbayar
Fokus HR dengan 20-49 karyawan
Begitu sebuah perusahaan memiliki 20 – 49 karyawan, full time HR generalist biasanya dibutuhkan.
HR generalist harus mampu menangani payroll, tugas tactical HR (permintaan cuti, dokumen dan file karyawan baru, dll.) dan lainnya. Namun, perusahaan pada tahap ini kebanyakan memilih untuk melakukan outsourcing payroll dan beberapa tugas berikut.
Fungsi penting HR
Perusahaan semakin berkembang, daftar tugas yang diperlukan ikut menumpuk. Fungsi HR yang penting sama dengan kategori sebelumnya, ditambah:
- Monitor permintaan cuti dan klaim kompensasi pekerja
- Melakukan administrasi tes narkoba dan screening kandidat
- Mengkoordinasikan proses recruiting dan hiring
- Mengelola komunikasi dan pengumuman terkait ketenagakerjaan
- Memberikan pelatihan karyawan
- Menghubungkan manajer dan karyawan untuk memastikan komunikasi yang tepat tentang ekspektasi dan masalah kinerja serta perilaku atau pelanggaran keselamatan, sesuai kebutuhan.
Pada tahap ini, perusahaan harus memiliki:
- Employee handbook yang komprehensif
- Mendefinisikan misi, visi dan nilai-nilai perusahaan yang mendasari culture perusahaan
- Program orientasi, pelatihan, dan pengembangan karyawan
- Bagan organisasi
- Deskripsi pekerjaan yang jelas untuk setiap posisi
- Leave policies
- Kebijakan cuti berbayar
Nice-to-have
- Tunjangan pensiun, kesehatan dan tunjangan lainnya
- Program kesehatan karyawan
- Career path untuk setiap posisi dalam perusahaan
Fokus HR dengan 50-99 karyawan
Setelah karyawan kelima puluh dipekerjakan, lebih banyak peraturan di tingkat management mulai berlaku.
Minimal, perusahaan dengan ukuran ini harus memiliki full-time HR generalist yang berpengalaman yang dapat menangani pekerjaan taktis dan strategis seperti employee relations, recruiting & retention, serta training & development.
Fungsi penting HR
Pada tahap ini, sangat penting untuk memformalkan dan menyusun proses dan prosedur.
Tugas HR sekarang meliputi:
- Memastikan perusahaan mematuhi undang-undang ketenagakerjaan
- Berkolaborasi dengan tim manajemen dalam rekrutmen, performance management dan employee relations
- Bekerja dengan tim leadership untuk memastikan inisiatif HR sejalan dengan tujuan perusahaan
- Memperbarui dan maintain kebijakan dan prosedur HR, sesuai kebutuhan
- Mengembangkan dan memelihara job description untuk setiap posisi dalam perusahaan
Perusahaan harus memiliki:
- Comprehensive training and development programs
- Medical dan dental benefits plan
- Program yang mendukung rekrutmen, retensi dan pengakuan, termasuk:
- Forecast models
- Insentif employee referral, rewards dan recognition program
- Bantuan pendidikan
- Program bantuan karyawan
- Strategi health and wellness
- Proses manajemen kinerja
Nice-to-have
Pada tahap ini, semakin formal proses, semakin baik. Aspek-aspek berikut mencerminkan keinginan untuk struktur yang lebih:
- Struktur kompensasi berdasarkan tingkatan gaji
- Career path yang ditentukan untuk setiap posisi dalam perusahaan
- Succession plans
- Proses untuk mengidentifikasi karyawan yang berpotensi dan berkinerja tinggi serta rencana developmentnya
- Proses formal untuk mendapatkan feedback karyawan, termasuk:
- Exit interview
- Stay survey
- Automasi proses HR, termasuk:
- Applicant tracking
- Performance reviews
- Time and attendance
- Employee onboarding and offboarding
- Retirement plan
Fokus HR dengan 100 atau lebih karyawan
Seiring pertumbuhan perusahaan, semakin banyak undang-undang yang berdampingan sebagai tugas tambahan untuk memproses dokumen dan payroll untuk karyawan tambahan.
Pada tahap ini, dibutuhkan kehadiran HR yang berpengalaman dengan kompensasi dan tunjangan serta pola pikir anggaran perusahaan.
Fungsi penting HR
Dengan jumlah karyawan yang lebih tinggi, departemen HR tidak lagi hanya berorientasi pada proses dan taktis.
Penting bagi departemen HR di perusahaan besar untuk menjadi analitis dan strategis. Termasuk:
- Melakukan analisis turnover, recruiting and training untuk mengidentifikasi tren dan menilai efektivitas dan engagement strategi
- Review benefits, health & wellness plan untuk memastikan rencana tersebut hemat biaya dan memenuhi kebutuhan perusahaan dan karyawan
- Mengawasi performance management program untuk memastikannya dipatuhi secara konsisten
- Memelihara dan meninjau compensation structures agar selaras dengan filosofi dan tempat kompensasi perusahaan di pasar; Melakukan survei gaji untuk menilai daya saing pasar
Nice-to-have
- Program pendampingan karyawan
- Predictive analytics
- Defined career paths
- Succession plans
Kesimpulan
HR itu kompleks dan semakin berkembang seiring dengan perkembangan perusahaan dan jumlah karyawan yang meningkat.
Undang-undang ketenagakerjaan yang dapat berubah sewaktu-waktu merupakan tantangan tersendiri bagi HR. Dalam keadaan seperti ini, dibutuhkan pakar HR yang berdedikasi untuk membantu Anda mengembangkan bisnis sesuai dengan undang-undang ketenagakerjaan dan HR best practice.
Jika semua hal diatas terlalu berat untuk Anda tangani, maka kami punya kabar baik.
Penyedia HR Outsourcing dapat mengambil sebagian besar tanggung jawab ini, membantu memastikan Anda mematuhi undang-undang yang berlaku, dan membangun strategi HR yang selaras dengan sasaran pertumbuhan bisnis Anda.
Jika Anda membutuhkan jasa HR Outsourcing untuk mengembangkan sumber daya perusahaan Anda, Abhitech merupakah pilihan yang tepat!
Bersama Abhitech, Anda bukan hanya mendapatkan software HR yang paling update melainkan dedicated HR team khusus untuk perusahaan Anda!
Kenapa harus Abhitech?
Abhitech berpengalaman kerja selama >30 tahun dan kualitas konsultan yang mengerjakan manpower outsourcing untuk perusahaan-perusahaan multinational di Indonesia
Tim konsultan kami mengerjakan pekerjaan HR anda. Anda tidak perlu belajar untuk menggunakan software apapun. Namun, kami juga didukung oleh sistem HR (yang bisa anda akses kapanpun) untuk mempermudah pekerjaan kami
Full Confidentiality dengan Standar ISO 9001. Semua data yang berada di dalam system Abhitech sangat aman.
Data selalu up to date Semua data yang berada di dalam system Abhitech pasti selalu update. Kami melakukan triple process untuk memastikan hal itu
Cari tau selengkapnya mengenai HR Managed Service Abhitech!
Masing mempertimbangkan inhouse atau outsource? Hitung cost keduanya di ROI Calculator Abhitech
