Cara Menghitung Payroll Gaji Karyawan [+Template Excel]

Karyawan yang hebat adalah aset berharga untuk bisnis, setuju? 

Sikap, keterampilan, dan pengalaman positif mereka sangat penting untuk mencapai tujuan dan menumbuhkan consumer base dan saldo bank Anda. 

Namun, menemukan karyawan yang hebat baru setengah dari perjuangan, dan mempertahankan serta mendorong loyalitas mereka kepada perusahaan sangat penting untuk kesuksesan jangka panjang. 

Untuk mewujudkan hal ini, karyawan harus merasa dihargai dan merasa memiliki peran penting agar termotivasi dalam menggerakkan roda bisnis. Salah satu cara terbaik untuk melakukannya adalah melalui gaji.

Karyawan harus dibayar untuk pekerjaan yang mereka selesaikan, dan merupakan tanggung jawab perusahaan untuk menjamin hak ini. 

Apa itu gaji, fungsinya, cara menghitung beserta komponen perhitungannya? 

Di artikel ini, Abi telah merangkumkan semua jawaban seputar gaji untuk Anda. Baca lebih lanjut untuk memahami pemisahan gaji dan berbagai istilah yang terkait dengannya!

 

📌 Download template excel perhitungan gaji karyawan secara otomatis

 

Apa itu Gaji?

Gaji adalah pembayaran upah yang dibayarkan secara konsisten oleh perusahaan kepada karyawan berdasarkan tingkat dan jenis pekerjaan, besar gaji yang sudah ditentukan dalam kesepakatan.

Setiap pembayaran gaji terdiri dari berbagai komponen. Perusahaan dapat menambah penghasilan Anda dengan asuransi kesehatan, bonus perjalanan, dan tunjangan atau tunjangan pengeluaran lainnya. 

1. Hak Dasar Karyawan

Hal dasar pertama yang harus dipahami adalah mengetahui secara tepat hak-hak karyawan Anda, beberapa diantaranya adalah:

1. Jam kerja karyawan 40 jam per minggu. Rata-rata, karyawan bekerja sekitar 8 jam sehari.
2. Menerima upah minimum regional (UMR) berdasarkan provinsi, kabupaten, dan sektor.
3. Memperoleh jaminan sosial (BPJS bagi pekerja/BPJS ketenagakerjaan), termasuk jaminan kecelakaan kerja, jaminan kematian, dan jaminan hari tua (pensiun) serta program BPJS kesehatan.
4. Menerima tunjangan hari raya keagamaan (THR/Tunjangan Hari Raya) sesuai ketentuan.

 

2. Insentif

Insentif adalah jumlah imbalan yang diterima karyawan, selain dari upah atau gaji reguler. Insentif diberikan sesuai dengan kinerja karyawan. Dapat diberikan dalam bentuk insentif individu atau insentif kelompok.

 

3. Jaminan Sosial (BPJS Ketenagakerjaan)

Jaminan sosial (BPJS Ketenagakerjaan) adalah untuk melindungi keamanan karyawan selama bekerja di perusahaan dan ketika karyawan mencapai usia pensiun. 

Asuransi jiwa merupakan bagian dari jaminan sosial (BPJS Ketenagakerjaan). Perhitungan jaminan sosial (BPJS Ketenagakerjaan) adalah:

• Jaminan kecelakaan kerja/kecelakaan kerja, yaitu 0,24% – 1,74% dari gaji bulanan (biaya ditanggung sepenuhnya oleh perusahaan).
• Manfaat kematian/asuransi jiwa, yaitu 0,3% dari gaji bulanan (perusahaan membayar seluruhnya).
• Pensiun/jaminan hari tua, yaitu 5,7% dari gaji bulanan, harus dibayar oleh perusahaan (3,7%) dan karyawan (2%).

Karyawan dapat menarik jaminan pensiun/hari tua ini pada saat mencapai usia 55 tahun atau setiap saat setelah karyawan berhenti bekerja. Keterlibatan karyawan dalam jaminan sosial atau BPJS Ketenagakerjaan ini minimal 5 tahun.

 

4. Jaminan Kesehatan (BPJS Kesehatan)

Karyawan maupun perusahaan wajib membayar asuransi kesehatan. Jumlah maksimum yang harus dibayarkan oleh perusahaan adalah 4% dari gaji maksimum Rp 4.000.000 dan minimal 1% dari UMR (upah minimum regional) pekerja.

Biasanya karyawan akan mendapatkan tunjangan kelas 2. Namun tergantung kebijakan perusahaan, beberapa pekerja (terutama posisi manajemen tingkat tinggi) akan mendapatkan kenaikan kelas.

 

5. Pelaporan Pajak

Perusahaan harus membayar dan melaporkan pajaknya secara bulanan dan tahunan. Pajak bulanan meliputi:

• PPh badan pasal 25 (PPh 25) yang harus dibayar paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya dan harus diserahkan ke kantor pajak paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya.
• Pemotongan Pajak Pegawai pasal 21 (PPh 21) yang harus dibayar paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya dan harus diserahkan ke kantor pajak paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya.

Di sisi lain, pajak tahunan adalah:

• Pajak Penghasilan Badan harus dibayar sebelum penyampaian SPT dan harus disampaikan selambat-lambatnya pada akhir bulan keempat setelah tahun buku berakhir, yaitu pada bulan April.
• Pajak Penghasilan Pribadi juga harus dibayar sebelum penyampaian SPT dan diajukan selambat-lambatnya pada akhir bulan ketiga setelah tahun buku berakhir, yaitu pada bulan Maret.

Setiap keterlambatan pembayaran dan pelaporan akan menyebabkan penalti yang harus dibayarkan ke kantor pajak. Untuk menghindari hukuman, penting untuk mempertimbangkan membayar pajak tepat waktu.

 

6. Peraturan Cuti

Karyawan harus mengikuti peraturan tertentu ketika mereka ingin cuti. Namun, setiap perusahaan harus memberikan kesempatan kepada karyawannya untuk mengambil cuti dengan kewajiban untuk tetap membayar upah/gajinya, sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

 

Cuti tahunan

Cuti tahunan diambil selama total 12 hari. Perusahaan berhak untuk mengizinkan atau menunda karyawan untuk mengambil cuti tahunan. 

Berdasarkan hukum Indonesia, tidak ada peraturan tertentu yang menyatakan kompensasi yang mungkin diperoleh karyawan jika dia tidak mengambil cuti tahunan ini. 

Namun, masalah ini dapat dimasukkan ke dalam perjanjian kerja. Selama cuti tahunan, perusahaan harus membayar karyawan sejumlah upah atau gaji yang disepakati.

 

Cuti hamil

Cuti hamil diberikan untuk jangka waktu 3 bulan dan biasanya diambil 1,5 bulan sebelum melahirkan dan 1,5 bulan setelah melahirkan. 

Selama cuti melahirkan, perusahaan harus memberikan upah penuh kepada karyawan. Lamanya cuti hamil dapat diperpanjang jika ada rekomendasi dari dokter.

 

Cuti sakit

Jika karyawan mengambil cuti karena sakit, tidak boleh mengurangi jumlah cuti tahunan. 

Baca juga: Ketentuan Cuti Sakit Karyawan Sesuai Peraturan Kemenaker

 

Cuti Pribadi

Ketentuan cuti pribadi juga diatur. Ada beberapa syarat cuti pribadi karyawan harus dibayar, antara lain:

• Pernikahan karyawan (3 hari),
• pernikahan anak karyawan (2 hari),
• sunat anak karyawan (2 hari),
• baptisan anak karyawan (2 hari),
• istri karyawan melahirkan atau mengalami keguguran (2 hari),
• kematian anggota keluarga dekat karyawan (suami-istri, anak, menantu, orang tua, atau mertua) (2 hari),
• dan kematian keluarga besar karyawan (1 hari)

 

📌 Download template excel perhitungan gaji karyawan secara otomatis

 

Cara Menghitung Gaji Karyawan dengan Excel

Untuk menghitung gaji karyawan menggunakan excel, setidaknya ada 4 langkah yang harus dilakukan:

1. Membuat dan mengisi data kehadiran karyawan
2. Membuat daftar komponen gaji
3. Menghitung komponen gaji bulanan
4. Menghitung gaji bersih karyawan

 

• Membuat dan mengisi data kehadiran karyawan

Data kehadiran karyawan termasuk tanggal awal masuk bekerja, tanggal terakhir bekerja sebelum resign, jam masuk dan jam pulang karyawan.

Informasi ini akan berguna untuk perhitungan gaji pro-rata dan juga insentif lembur bulanan karyawan. 

Untuk mengumpulkan data ini, Anda dapat menggunakan timesheet yang dapat diisi oleh HR atau karyawan sendiri.

Timesheet merupakan salah satu tools yang dapat membantu tim HR melakukan perhitungan waktu kerja pada setiap karyawan.

Hal ini dikarenakan timesheet dapat menunjukkan jumlah jam kerja sesungguhnya pada setiap karyawan yang bisa menjadi acuan dalam proses payroll sebuah perusahaan.

Dapatkan panduan dan template pengisian timesheet kehadiran karyawan lengkap dengan perhitungan gaji bersihnya!

 

• Membuat Daftar Komponen Gaji

Komponen dan variabel gaji karyawan dalam perhitungan gaji ada banyak, diantaranya adalah:

• Gaji Pokok
• Lembur
• Tunjangan
• BP Jamsostek
• BPJS Kesehatan
• Pajak Penghasilan Pasal 21 (PPh 21)

 

• Menghitung Komponen Gaji Karyawan

Setelah informasi data komponen gaji karyawan sudah terkumpul, maka langkah selanjutnya adalah menghitung gaji karyawan.

Untuk menghitung gaji karyawan, Anda dapat menggunakan tabel excel yang sudah dilengkapi dengan rumus sehingga perhitungan dapat dilakukan secara otomatis. 

Namun, penting juga untuk mengetahui cara perhitungannya. Simak langkah-langkahnya sebagai berikut:

Gaji Pokok

Gaji pokok adalah bentuk imbalan dasar yang dibayar perusahaan kepada pekerja.

Besarnya sendiri diukur berdasarkan tingkat atau jenis pekerjaan dan juga disepakati oleh perusahaan dan pekerja.

Hal ini tertulis dalam Penjelasan Ayat 2 PP 78/2015. Biasanya, hak pekerja yang satu ini diberikan berupa uang.

 

Lembur

Lakukan rekapitulasi jam kerja karyawan. Jam masuk dan jam pulang setiap harinya untuk menentukan jumlah lembur dalam setiap bulannya.

Jika karyawan dengan gaji 4.500.000 melakukan lembur sebanyak 20 jam dalam satu bulan, maka perhitungannya:

Lembur = Gaji pokok/173 x Jam lembur sebulan

Lembur = 4.500.000/173 x 20

Lembur = Rp 520.231,21

 

Tunjangan

Tunjangan karyawan dapat berupa tunjangan jabatan, tunjangan transport, dan tunjangan lainnya. Setiap perusahaan biasanya memiliki kebijakan tunjangan masing-masing

 

BPJS Ketenagakerjaan

Iuran BPJS Ketenagakerjaan dibayarkan oleh perusahaan dan karyawan dengan tarif sebagai berikut:

JHT Perusahaan: 3,7% x gaji pokok

JKK Perusahaan: 0,24% x gaji pokok

JKM Perusahaan: 0,3% x gaji pokok

JP Perusahaan: 2% x gaji pokok (max gaji pokok yang dihitung sebesar Rp 8.754.600)

JHT Karyawan: 2% x gaji pokok

JP Karyawan: 1% x gaji pokok (max gaji pokok yang dihitung sebesar Rp 8.754.600)

 

BPJS Kesehatan

Iuran BPJS Kesehatan dibayarkan oleh perusahaan dan karyawan dengan tarif sebagai berikut:

BPJS Kesehatan Perusahaan: 4% x gaji pokok (max gaji pokok Rp 12.000.000)

BPJS Kesehatan Karyawan: 1% x gaji pokok (max gaji pokok Rp 12.000.000)

 

Pajak Penghasilan Pasal 21 (PPh 21)

Perhitungan PPh 21 dilakukan dengan mengalikan tarif pajak dengan Dasar Pengenaan Pajak atau jumlah bruto dari penghasilan ​yang ditetapkan. 

Umumnya penghasilan yang diterima atau diperoleh tersebut akan dikurangi dengan unsur pengurang yang juga ditetapkan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Rumus cara menghitung PPh 21 sebagai berikut:

PPh 21 = Tarif Pajak x (Penghasilan – Pengurang)

Bagi pihak penerima penghasilan yang belum memiliki NPWP, perhitungan dilakukan dengan mengalikan 120% dengan total pajak yang terutang.

PPh 21 yang harus dibayar = 120% x PPh 21 Terutang

 

Excel untuk Menghitung Gaji Karyawan

Sebelum melakukan eksekusi perhitungan gaji karyawan, Anda harus mempersiapkan terlebih dahulu beberapa rumus microsoft excel yang akan digunakan.

Gunakan template excel perhitungan gaji karyawan sebagai panduan untuk mengisi sheet di kolom excel. Setelah data untuk keperluan form dipersiapkan, Anda tinggal memasukkannya ke dalam excel.

 

Aturan Pemerintah Soal Gaji

Aturan yang berkaitan dengan ketentuan perihal gaji karyawan diatur dalam aturan Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003.  

Pada Bab 1 Pasal 1 Nomor 30, dapat disimpulkan, pengertian upah/gaji merupakan hak pekerja yang akan diterima serta dinyatakan dalam bentuk uang sebagai imbalan dari pengusaha maupun pemberi kerja kepada pegawai yang ditetapkan dan dibayarkan berdasarkan suatu perjanjian kerja atau kesepakatan.

 

Atur, Hitung dan Buat Laporan Payroll dengan Abi Payroll

Apabila perusahaan lalai dan telat memberikan gaji pada karyawan tentu akan mendapat sanksi dari pemerintah. Pembayaran gaji secara tepat waktu akan mencerminkan kredibilitas sebuah perusahaan.

Namun, tahukah Anda jika pengelolaan gaji dalam perusahaan cukup rumit dikarenakan banyaknya komponen penggajian dan regulasi yang berlaku? 

Untuk mengelola gaji yang lebih optimal, perusahaan Anda dapat menggunakan Payroll Service Abhitech. Alhasil, perusahaan tidak akan telat dalam memberikan gaji karyawan. Anda tidak lagi pusing untuk menentukan cara menghitung gaji karyawan yang efektif. 

Apa saja keunggulan Payroll Service Abhitech untuk perusahaan Anda? 

• Menghitung gaji dengan cepat, akurat, dan tepat
• Memproses slip gaji dan laporan gaji otomatis
• Mengatur segala komponen terkait penggajian
• Menyimpan dan mengelola informasi penggajian karyawan
• Mengkalkulasi estimasi pajak penghasilan tahunan

Tunggu apalagi? Segeralah beralih ke Abi Payroll!

Jadwalkan demo secara GRATIS sekarang juga!